Contabilización Scan
Esta opción está disponible en Finanzas (Avanzado) | Contabilidad general | Scan. Scan digitaliza, contabiliza y archiva las facturas ahorrando tiempo y minimizando errores. Los pasos que se deben seguir son los siguientes: El primer paso es subir los archivos de las facturas que queremos tratar a la carpeta de la transferencia de archivos que deseemos utilizar para el envío al servicio de digitalización. Para enviar archivos al servicio de digitalización debemos seguir los siguientes pasos: Los ficheros enviados al servicio de digitalización se eliminan de la carpeta origen y se incorporan a la gestión documental del servicio de Scan. El proceso de recepción de datos de las facturas es un procedimiento desasistido que se lanza mediante una regla de tiempo cada 15 minutos (valor por defecto). El tiempo de recepción de los archivos enviados es variable y depende del contenido de los archivos y del nivel de concurrencia en el servicio de OCR. Para actualizar la información de los registros enviados en la pantalla de Contabilización Scan, se puede utilizar el botón Actualizar. Desde la opción Contabilización Scan, seleccionando la Entidad y el tipo de factura (Emitida o Recibida), se muestran las facturas recibidas del servicio de digitalización y que están pendientes de contabilizar. Situándonos en cada uno de los registros, tendremos acceso al detalle de la información de la factura, así como a la imagen de la misma para poder identificar y verificar los datos obtenidos. El sistema intenta identificar: En caso de que no haya sido posible identificar algún dato necesario para la contabilización, el usuario puede indicarlo o modificarlo. En el caso de que se trate de un cliente o un proveedor que no existe en el plan de cuentas de la entidad, dispone de una opción para dar de alta la cuenta contable. Para ello: Desde la opción Contabilización Scan, seleccionando la Entidad y el tipo de factura (Emitida o Recibida), se muestran las facturas recibidas del servicio de digitalización y que están pendientes de contabilizar. Situándonos en cada uno de los registros, tendremos acceso al detalle de la información de la factura, así como a la imagen de la misma para poder identificar y verificar los datos obtenidos. El sistema intenta identificar: En caso de que no haya sido posible identificar algún dato necesario para la contabilización, el usuario puede indicarlo o modificarlo. En el caso de que se trate de un cliente o un proveedor que no existe en el plan de cuentas de la entidad, dispone de una opción para dar de alta la cuenta contable. Para ello: • Sitúese en el campo Cuenta correspondiente a la factura en cuestión e introduzca en su caso el prefijo de la cuenta a crear, seguido del signo +. De esta forma el sistema le ofrecerá el primer número de cuenta disponible que comience por el prefijo indicado. • Acceda mediante el botón derecho del ratón a la opción Cuentas contables, para abrir el formulario de cuentas contables • El sistema rellenará los datos identificativos del cliente o proveedor que se hayan detectado en la factura, podrá completar el resto de datos de la cuenta y grabar el registro. Recuerde completar los datos del declarado asociado al campo Identificador (normalmente el NIF). • Una vez cierre el formulario de cuentas y vuelva al formulario de Contabilización Scan, se recalculan los datos de la factura que son dependientes de la cuenta contable indicada. • En el caso de que existan otras facturas en la sesión que sean del mismo identificador o NIF, se asignará automáticamente la cuenta que se acaba de indicar para la primera factura. La primera vez que acceda a Contabilización Scan para una entidad contable, se crean de forma automática los parámetros de contabilización por defecto. Los parámetros de contabilización son los valores que se utilizan para autocompletar la información de las facturas digitalizadas con los datos necesarios para su tratamiento en la aplicación. Los parámetros se definen para cada entidad contable en la que se reciban y traten facturas. Desde la pantalla de Contabilización se accede a los parámetros de contabilización para la entidad actual. Es importante que revise que los valores de los parámetros son los correctos y adecuados para su entidad contable. Revise con especial cuidado la lista de los tipos impositivos que se utilizarán, así como la modalidad de IVA que se asigna a cada tipo de factura que identifica el servicio de digitalización. Scan utiliza la Gestión Documental para el archivo de las facturas asociadas a cada uno de los asientos que se contabilizan. Para que el sistema funcione correctamente debe asegurarse de que las carpetas de la gestión documental tiene informada la ruta física correcta y que esta ruta física exista en el sistema de archivos. Nuestro sistema en Cloud, ya está preconfigurado con las rutas adecuadas de la gestión documental. Las carpetas de la gestión documental que se requieren son las siguientes: Desde el formulario de Contabilización Scan, puede acceder a los asientos que se han generado para cada uno de los registros mediante el botón Consultar asiento. Desde este punto podrá acceder al archivo de la factura, mediante la opción de Gestión documental. Causa: Solución: Causas: Solución: Causas: Solución: Causas: Solución: Desde la pantalla de Contabilización, accediendo desde el enlace correspondiente, se abre el mantenimiento de los parámetros para la entidad actual. Sí, pueden incluirse diversas facturas dentro de un mismo archivo, siempre que cada factura se componga de una única página y siempre que todas las facturas sean del mismo tipo (Emitidas o Recibidas). Sí, puede incluirse en un archivo una única factura que conste de varias páginas. La cuenta de contrapartida se puede indicar en el mantenimiento de cuentas contables. Debe indicarse el libro (GE) y la cuenta contable correspondiente al gasto o ingreso más frecuente para esa cuenta de tercero. Esta cuenta de contrapartida, se asignará automáticamente al recibir una factura de ese proveedor o cliente. Desde Finanzas / Administración / Tratamiento del IVA / Retenciones, se accede al mantenimiento de las cuentas de retención para cada plan de cuentas. Sí. Puede indicar un prefijo o no, seguido del signo +, y al validar el campo obtendrá el primer número de cuenta disponible según el prefijo indicado.Conceptos básicos
Paso 1: Recopilar los documentos para el envío al sistema de digitalización
Paso 2: Enviar los archivos al servicio de digitalización
Paso 3: Recepción de los datos de las facturas de los archivos enviados
Paso 4: Revisar los registros de facturas tratadas
Paso 5: Contabilizar las facturas
Condiciones previas
Elementos relacionados
Preguntas frecuentes
El proceso no ha encontrado la cuenta del cliente o proveedor
En el detalle de bases y cuotas de IVA de la factura no me ha asignado modalidad de IVA o tipo impositivo
Cuando contabilizo la factura se detecta la incidencia de Diario inexistente
Cuando contabilizo la factura se detecta la incidencia de Tipo de documento
¿Cómo modifico los parámetros de contabilización?
¿Puedo incluir en un solo archivo PDF, JPG, etc. varias facturas?
¿Puedo enviar archivos con una factura multipágina?
¿Cómo puedo configurar la cuenta de contrapartida de cada uno de los proveedores o terceros?
¿Cómo puedo configurar la cuenta de retención que debe usarse para cada código de retención?
En caso de que una factura de un cliente o proveedor nuevo, ¿puedo obtener el primer código de la cuenta contable disponible?