Los documentos de venta y de compra son cruciales en el flujo comercial de una organización. Así, el ERP ofrece un conjunto de funcionalidades que permite crear documentos de compra/venta, documentos con regímenes especiales y borradores. Para controlar la creación de documentos, es posible buscarlos en el sistema, así como anularlos.

Crear documentos

Para crear un documento de venta deben seguirse los siguientes pasos:

Crear las series necesarias;
Nota: Con la Certificación de Software aprobada en el mercado portugués, todos los documentos del tipo stock/trans. deben estar firmados, por lo que es necesario crear series específicas;
Configurar los tipos de documentos;
Configurar las entidades Clientes u Otros Deudores;
Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
Indicar el tipo de documentos y la serie correspondiente;
Indicar la Entidad. En el listado de entidades puede comprobarse el nombre comercial y el nombre fiscal de la entidad. Sin embargo, el nombre que se indicará en el documento de venta es el nombre fiscal;
Nota: En los casos en los que la entidad de facturación es diferente de la entidad principal, en la pestaña Factura. Cabe destacar que en los documentos de venta emitidos según el artículo 40 del CIVA (Código del IVA portugués) y entregados a clientes que no indiquen su número fiscal (consumidores finales/cliente indiferenciado), la línea correspondiente se inutiliza a través de un trazo discontinuo;
El campo V/Refer. indica la referencia del documento del Cliente. En caso de que se introduzca, en el editor de Cuentas Corrientes, la información de este campo estará disponible en la columna "Num. Doc.";
Indicar los artículos a incluir en el documento;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Si existe enlace a Contabilidad y/o Tesorería se muestra una ventana en la que se podrá indicar, en el caso de la Contabilidad las cuentas en las que se registrarán los movimientos y en el caso de la Tesorería los tipos de documentos generados.

En este editor de ventas de la aplicación está disponible el País de la entidad seleccionada. Al seleccionar la entidad, el sistema carga la siguiente información al editor (definida en la ficha de la entidad, por ejemplo clientes):

Nombre Comercial;
Dirección;
Provincia;
Código Postal;
País.

Esta información surge por defecto en la entidad de facturación. Al seleccionar otra entidad de facturación, el sistema carga el mismo tipo de información sobre esta entidad.

El valor de éstos campos, tanto en la entidad comercial como en la entidad de facturación, podrá modificarse.

Si la serie de un documento de venta tiene asociado un Movimiento con la opción Gestión Fiscal desactivada, no se realiza el cálculo del IVA.

En la pestaña Observaciones, el campo Movim. Contab. muestra los datos de referencia de la integración en Contabilidad y permite consultar el documento correspondiente que se registró. A través de la opción de drill down (basta con hacer clic en el campo) puede consultarse el documento creado en Contabilidad.

Pueden aplicarse descuentos financieros negativos para generar gastos financieros en el documento de venta.

Crear documentos con regímenes especiales

Para el régimen de bienes usados, el cálculo de IVA y los correspondientes valores de las declaraciones son los correspondientes al tipo de IVA aplicado a la diferencia entre el valor de compra y el valor de venta de cada producto.

Los documentos emitidos con artículos sujetos a este régimen deben incluir las siguientes indicaciones:

IVA - Bienes usados;
IVA - Objetos de arte, antigüedades y objetos de colección;
Régimen de margen de beneficios - Agencias de viajes.

Antes de crear este tipo de documentos hay que garantizar que el régimen del tipo de IVA de los artículos que se van a incluir en los documentos es del tipo Régimen de Margen de Beneficio. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

Etapa 1: Configurar tipo

Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Obligaciones Declarativas | Recursos | Tablas | Tipos de IVA;
Crear o editar un tipo de IVA;
En el cuadro régimen, seleccionar uno de los regímenes de margen de beneficio:
- M12 - Régimen del margen de beneficio - Agencias de viajes;
- M13 - Régimen del margen de beneficio - Bienes usados;
- M14 - Régimen del margen de beneficio - Objetos de arte;
- M15 - Régimen del margen de beneficio - Objetos de colección y antigüedades;
En el campo Régimen seleccionar uno de los regímenes: Régimen de Margen (PCM) o Régimen de Margen (Coste Referencia);
Hacer clic en Guardar.

Etapa 2: Configurar artículo

Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Inventario | Artículos;
Crear o editar un artículo;
En el campo Tipo de IVA, seleccionar el tipo de IVA creado o un tipo predefinido con régimen de margen, por ejemplo "BS";
Hacer clic en Guardar.

Etapa 3: Crear documento de venta/compra

Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | [Ventas / Compras] | Documento;
Indicar el tipo de documento y la serie correspondiente;
Indicar la entidad;
Introducir los artículos creados en el documento;
Nota: Se puede modificar el tipo de IVA en la línea del documento;
Hacer clic en Guardar.

Crear documentos en modo borrador

Los borradores permiten guardar la información introducida durante el proceso de creación de un documento de venta sin registrar el documento de forma efectiva.

Al guardar un documento en modo Borrador, toda la información introducida se guardará sin ejecutar ninguna transacción (por ejemplo, reserva de cantidades, movimiento de stocks, registro en Cartera o en Contabilidad, etc.). Los documentos guardados en modo borrador pueden recuperarse a cualquier momento, para realizar modificaciones.

A través de esta funcionalidad, podrá modificar el documento y guardarlo de nuevo en modo borrador. Si desea, puede guardarse el documento de forma definitiva, es decir, generar un documento de venta.

Para efectuar estas operaciones deben realizarse los siguientes pasos:

Crear documento en modo borrador

Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
Crear o editar un documento de venta;
En la barra de herramientas, en Borradores, seleccionar la opción Guardar Borrador.

Editar borrador

Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
En la barra de herramientas, en Borradores, seleccionar la opción Editar Borrador;
Seleccionar el documento deseado;
Hacer clic en Confirmar.

Por defecto, esta opción permite recuperar los documentos que el usuario ha guardado en modo borrador. A través de la activación de la opción de Perfil Borradores (todos los usuarios), el usuario tendrá acceso a recuperar/editar los documentos en modo Borrador creados por todos los usuarios.

Al seleccionar la opción Imprimir, el sistema guardará el documento de forma definitiva, es decir, no se puede imprimir un documento guardado en modo Borrador. Ningún documento de venta registrado como documento efectivo se puede guardar en modo borrador.

Eliminar Borrador

Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
En la barra de herramientas, en Borradores, seleccionar la opción Eliminar Borrador;
Seleccionar el documento deseado;
Hacer clic en Guardar.

En el caso de los documentos de venta configurados para la Certificación de Software (generan firma en su creación), la opción para guardar los documentos en modo Borrador permite que estos se puedan modificar hasta que se proceda a la creación del documento efectivo. Esta opción es específica del mercado portugués.

Buscar documentos

El ERP permite efectuar búsquedas en los documentos de ventas, compras e internos emitidos. Estas búsquedas pueden efectuarse usando diversos criterios y solo se tendrán en cuenta los documentos que comprueben todos los criterios de selección.

Para efectuar la búsqueda de un documento deben seguirse los siguientes pasos:

Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | [Ventas / Compras / General/] | [Documentos / Documentos Internos];
Seleccionar la opción Buscar;
Indicar los tipos de documentos que se desea buscar;
Seleccionar los documentos que se desea buscar;
Definir los criterios necesarios para filtrar los resultados;
Por fin, hacer clic en Buscar.

Anular documentos

En el ERP no se pueden eliminar documentos de venta y compra, sin que estos dejen de constar en el sistema. Sin embargo, existen tres posibilidades de anular documentos de compra y venta para que estos sigan en el sistema, pero anulando los movimientos generados por estos.

Utilizar la opción de Rectificación/Devolución de uno o más Documentos

Esta operación consiste en la creación de un documento con naturaleza contraria que permita corregir los valores y los movimientos en causa (porque tienen un signo contrario).

Modificar la opción Anulado

Esta operación solo se aplica a documentos no financieros en las ventas y a cualquier tipo de documento en las compras, y permite que el documento deje de considerarse en los diversos informes y operaciones del módulo de ventas y compras.

Para cambiar el estado para modificado deben seguirse los siguientes pasos:

Editar el documento deseado;
En l la pestaña Estado seleccionar la opción Anulado;
Hacer clic en Guardar.

Anular documentos

Esta operación permite anular el documento y todas las integraciones generadas por este (bancos, stocks, contabilidad y gestión de cartera). El estado del documento pasará a anulado y así dejará de considerarse en los diversos informes y operaciones del módulo de ventas. La impresión de estos documentos introducirá la marca Anulado en los diversos informes de impresión de los mismos.

Para anular un documento de compra y venta deben ejecutarse los siguientes pasos:

No haber sido liquidado de forma manual en la Gestión de Cartera;
No encontrarse en un periodo cerrado del módulo de Logística y Tesorería (L&T);
No tratarse de un documento de rectificación ni haber sido rectificado a otro documento;
No haber sido transformado a otro documento;
No estar configurado como documento base de un compromiso periódico (solo en ventas);
No haber sido exportado al módulo de Equipamientos y Activos (EAP);
No haber sido enviado a través de una transacción electrónica;
Si generó un movimiento bancario, que este no se haya conciliado;
Si se ha integrado en contabilidad, solo se podrá anular si el documento contable lo permite;
No se ha exportado a SAF-T (en el mercado portugués).

Para anular el documento de venta deberás editar el documento a anular y, posteriormente, anular el documento a través de la opción Anular disponible en el editor de ventas.

En cualquiera de estas situaciones, los documentos nunca se eliminan de la base de datos.

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