En el ERP, los anticipos son una función muy útil en la gestión de una organización, por lo que deberá garantizar el cumplimiento de todos los criterios y requisitos en su uso. A partir de esta funcionalidad, podrá incluir anticipos en los documentos de ventas y compras y deducir anticipos en Cuenta Curriente.

Consideraciones sobre el IVA

En términos legales, al efectuar un anticipo, el IVA es exigido en el momento en que la empresa recibe el respectivo valor. Al incluir el anticipo en un documento, la aplicación irá calcular el valor del IVA sobre el valor total deducido del valor del anticipo, una vez que el IVA relativo al anticipo ya se ha liquidado anteriormente.

Ejemplo:

Consideremos que un cliente ha efectuado un pedido en el valor de 600€ (IVA incluido a 20%) y ha hecho un anticipo de 150€.

Valor del Anticipo = 150€ (IVA = 25€)

Cuando el cliente ha recogido el pedido, la Factura presenta los siguientes valores:

Mercancías: 500€
IVA: 75€
Otros: -125€
Total: 450€

Estos valores corresponden a una situación de una serie sin IVA incluido. Si es una serie con IVA incluido, el valor del anticipo es de 150€ (división "Otros"), y el Total es igual en las dos situaciones.

Gestionar anticipos

Al gestionar anticipos debe cumplirse los siguientes criterios:

Los anticipos deben ser gestionados con IVA;
Los anticipos son registrados con una factura;
La regularización del IVA debe ser realizada con un abono (con el despacho 8632/2014) y esta regularización solo puede ser realizada después de la emisión de la factura final;
En cualquier momento debe ser posible ver los anticipos por regularizar;
El SAF-T debe ser correctamente introducido;
El extracto de cuenta (en gestión de cartera) debe evidenciar todos los registros del cliente;
La contabilidad y la cuenta curriente deben estar siempre consistentes.

Cegid recomienda los siguientes procedimientos:

Implementación

Cegid sugiere la siguiente implementación para el mercado de Portugal:

Creación/modificación de las configuraciones de los Documentos de Venta abajo;
FAA - Factura de anticipos con las siguientes características:
- Integra en gestión de cartera por la Contabilidad;
- Comunica SAF-T;
- Enlace a bancos activada;
- Con Enlace a Contabilidad;
- Sujeto a conversión;
- Documento a pagar;
- Tipo de documento fiscal = FT;
FA - Factura del cliente con las siguientes características:
- Integra en gestión de cartera directamente;
- Comunica SAF-T;
- Sin Enlace a Bancos;
- Con Enlace a Contabilidad;
- Documento a cobrar;
- Tipo de Documento Fiscal: FT;RGA - Regularización de anticipo con las siguientes características:
- Integra en gestión de cartera por la Contabilidad;
- Comunica SAF-T;
- Sin Enlace a bancos;
- Con Enlace a bancos;
- Controla cantidades en la origen;
- Documento a pagar;
- Tipo
- Tipo de documento fiscal = NC;
Modificar la(s) cuenta(s) de contabilidad de clientes (211*) para integrar en cuentas currientes para el tipo de cuenta/estado correspondiente al pendiente normal;
Modificar las cuentas de contabilidad de anticipos de clientes (218*) para integrar en gestión de cartera para el tipo de cuenta/estado de anticipos;
Modificar la configuración del recibo (RE) para incluir la cuenta/estado de anticipos.

Flujo del proceso

El flujo del proceso será:

Creación de la factura de anticipo (FAA);
Creación de la factura final (FA);
Regularización del anticipo (RGA) - este documento es creado por copia de líneas de la FAA;
Liquidación (RE).

Cabe destacar que:

FAA tiene de integrar en gestión de cartera por la contabilidad, una vez que el valor es deducido de IVA. Por ejemplo, en una factura de anticipo de 1000 € + IVA tendremos la siguiente contabilización:
- Crédito de 218x de 1000€;
- Crédito del IVA de anticipo de 230€;
- Débito de bancos de 1230€;
El RGA también integra en gestión de cartera por la contabilidady es necesario registrar dos movimientos en cuenta curriente. Por ejemplo, al regularizar la factura de anticipos original con los valores anteriores, tendremos la siguiente contabilización:
- Débito de la 218x de 1000€;
- Débito del IVA de regularización de 230€;
- Crédito de la cuenta 211x de 1230€;
El Recibo (RE) debe liquidar tres documentos con cuatro pendientes en cuenta curriente: factura de anticipos, factura final y regularización - que ha generado dos pendientes. Uno de los pendientes de la regularización anula completamente la factura de anticipos, el otro reduce el valor del anticipo en la factura final;
El uso del mecanismo de la copia de líneas con control de cantidades permite asegurar que la regularización no excede el valor original, desde que no cambie los valores monetarios (precio unitario, descuentos etc). Para soportar anticipos parciales, deberá cambiar la cantidad y no el precio unitario.

Esta solución exige el módulo de contabilidad.

Incluir anticipos en los documentos

Al incluir un anticipo en un documento, la aplicación irá descontar el IVA del anticipo al valor total del IVA del documento, obteniendo así el valor final de IVA a pagar.

Sin embargo, existe una situación particular que corresponde al escenario en que ha ocurrido un cambio en el tipo de IVA:

Se ha registrado el anticipo con un tipo de IVA anterior al cambio;
El documento que está siendo creado deberá considerar el nuevo tipo de IVA y que es diferente del tipo de IVA del Anticipo.

En esta situación, lo que está estipulado en la ley es que la parte relativa al anticipo ("señal") debe ser facturada con el tipo de IVA anterior al cambio y el valor restante de la transacción (valor a ser pagado) debe ser facturado con el nuevo tipo de IVA. Para este escenario, el comportamiento de la aplicación al incluir el anticipo resulta en el cálculo del valor de IVA errado.

Para que la aplicación obtenga el valor del IVA correcto para este escenario, deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
Crear un nuevo documento del tipo financiero (por ejemplo, Factura);
Introducir una línea especial Otros Servicios con el tipo de IVA del anticipo y con lo mismo valor del anticipo; en la descripción de la línea puede añadirse el texto Valor de la señal de compra o Valor del anticipo ;
Introducir una línea con el respectivo anticipo (con el tipo de IVA anterior);
Poner los artículos con el valor restante (total mercancía - anticipo) y que ya tienen el nuevo tipo de IVA;
Comprobar que el valor total de IVA del documento es calculado de acuerdo con lo que la ley definida para esta situación.

Deducir anticipos para entidades

Para deducir un anticipo en gestión de cartera para una determinada entidad (Cliente o Proveedor, en Ventas o en Compras), deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | [Ventas / Compras] | Documentos;
Seleccionar el tipo de documento Factura;
Indicar la entidad. Si ésta tiene anticipos en cartera surgirá un mensaje con este aviso;
Acceder a la operación de contexto Anticipos en Gestión de Cartera;
En la ventana que surge puede visualizarse en la columna "Efecto" el valor de los efectos en Tesorería para este anticipo. Por otro lado, la columna "Valor" permite que el usuario introduzca la cantidad del anticipo (que puede ser total o parcial);
Hacer clic en Confirmar;
Comprobar que se muestra una nueva línea en el editor de ventas con la cantidad introducida en la columna "Valor";
Por fin, hacer clic en Guardar.

Si el valor total del efecto en ventas es negativo, no podrás realizar un anticipo en gestión de cartera. Esta operación no es posible una vez que, aunque la naturaleza del documento es de pago, el total del documento es negativo y tiene propiedades de un documento de cobro y no de pago.

Deducir anticipos en GC

Para deducir un anticipo en gestión de cartera para una determinada entidad, deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
Acceder a la operación de contexto Anticipos en Gestión de Cartera;
Seleccionar los anticipos a incluir en el documento;
Hacer clic en Confirmar.

Efectuar anticipos en GC

Para efectuar un anticipo en gestión de cartera, deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión / Finanzas] | Pagos y Cobros| Documentos;
Seleccionar el cliente;
Seleccionar el documento del tipo anticipo;
Indicar el valor del anticipo;
Hacer clic en Guardar.

Si desea efectuar un anticipo en cuenta sin enlace a gestión de cartera, deberá utilizar la opción de contexto Anticipos.

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