¿Cómo configurar movimientos de documentos?

En los movimientos de documentos es posible realizar un conjunto de operaciones relacionadas con las especificaciones de cada documento.

Así, es posible bloquear y comprobar documentos y movimientos de documentos, así como modificar la fecha y/o tipo de movimiento. Además, también podrá configurar los movimientos al guardar los documentos.

Bloquear documentos

Para evitar que se modifiquen documentos de Contabilidad, se pueden bloquear los documentos ya contabilizados. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Contabilidad | Parámetros de la Empresa;
2. Seleccionar la carpeta Movimientos;
3. Activar la opción Bloquear edición de documentos contabilizados Esta opción, cuando está activada, impide que se efectúen modificaciones en cualquier tipo de documentos ya registrados en Contabilidad;
4. Hacer clic en Confirmar.

Sin embargo, también pueden crearse excepciones al nivel del documento, definiendo así la edición de documentos ya contabilizados. Para ello, deberá asegurar que:

• Activar la opción Bloquear edición de documentos contabilizados en el Administrador;
• Activar la opción Permite modificación em Finanzas | Contabilidad | Recursos | Tablas | Documento, en la pestaña General.

Si en el Administrador está definido que no es posible editar movimientos ya contabilizados en Contabilidad, no serán permitidas modificaciones en los documentos del módulo original. Por ejemplo, un documento de venta integrado con Contabilidad ya no podrá ser modificado.

Con estos cambios, se evita la modificación de determinados documentos. Por ejemplo, existen movimientos que solo se pueden realizar en determinados periodos de tiempo. En estos periodos, hay que activar la opción Permite Modificación, para permitir la edición del movimiento.

Podrá visualizar todas las modificaciones realizadas en Finanzas | Contabilidad | Movimientos, en la opción Otras Operaciones | Modificaciones. Sin embargo, esta opción solo está disponible si en el Administrador, la opción Log está activa.

Nota: Solo se puede bloquear los documentos de Contabilidad.

Comprobar el balance de los documentos

Uno de los principios base de los movimientos contables es que se deben cuadrar, es decir, para un movimiento en una naturaleza debe existir otro equivalente en la naturaleza contraria.

Para validar este principio, está disponible un diagnóstico en el Administrador que comprueba si todos los documentos configurados de esta forma están realmente cuadrados.

La validación del cuadre se hace de forma separada para los movimientos de analítica y de la general, del mismo modo que la configuración de los documentos permite que la obligatoriedad del cuadre sea para la general y/o para la analítica.

Para validar el cuadre de los documentos deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. En el Administrador, seleccionar la empresa deseada;
2. Acceder a Contabilidad | Diagnósticos;
3. En la pestaña Otros seleccionar el Movimiento;
4. Indicar el ejercicio a validar;
5. Seleccionar las opciones que validan el cuadre de los documentos en la moneda base para las cuentas de la financiera y la analítica;
6. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Al final del proceso se mostrará, en un archivo de texto, la lista de documentos que están configurados para forzar el cuadre pero que aún no se han cuadrado.

Bloquear movimientos de documentos

Para evitar que sean efectuados movimientos en periodos para los cuales las cuentas están cerradas, existen mecanismos que aseguren que los usuarios no pueden realizar nuevos movimientos o editar los existentes.

Existen 3 niveles de bloqueo:

• Ejercicio - impide el registro de movimientos en el ejercicio (lo mismo se aplica a los presupuestos);
• Diario -  impide el registro de documentos en el diario en un determinado ejercicio, e incluso en un determinado mes. Por ejemplo, cuando se bloquea el diario 21 en el ejercicio 2006 hasta el mes 9, no se pueden mover documentos al diario 21, desde el mes 0 hasta el mes 9 en el ejercicio 2006 (el bloqueo de diarios no se aplica a los presupuestos);
• Cuenta - impide el registro de cuentas en un determinado tipo de movimiento y hasta un mes en específico. Por ejemplo, las cuentas de resultados (clase 8 en Portugal) no se deben usar hasta los periodos de cierre del periodo. Otro ejemplo, en una empresa que se rige por normas de especialización de periodo, existen cuentas que se deben bloquear progresivamente mientras se hace el cierre del periodo. De este modo, también se puede seguir moviendo cuentas de costes, mientras las cuentas de terceros están bloqueadas para este periodo.

Para bloquear el movimiento de documentos deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Acceder al Administrador
2. Seleccionar la empresa deseada;
3. Acceder a los Parámetros del Ejercicio en Contabilidad;
4. Seleccionar el ejercicio deseado (por defecto es sugerido el ejercicio);
5. Seleccionar el elemento "Bloqueos";
6. Seleccionar el tipo de bloqueo deseado:
   - Ejercicio: seleccionar la opción Ejercicio bloqueado en General;
   - Diario: seleccionar el Diario deseado y a través del menú de contexto (Bloquear diarios seleccionados en el mes) identificar el mes de bloqueo, en "Diarios";
   - Cuentas: identificar el tipo de movimiento y el tipo de cuenta a bloquear. En la tabla, introducir el intervalo de cuentas a bloquear y el respectivo periodo de bloqueo;
7. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Después de bloqueados, los periodos indicados solo están disponibles para consulta. Para bloquear/desbloquear un conjunto de diarios, seleccione los diarios deseados manteniendo pulsada la tecla Shift y use el menú de contexto. En el caso de que desee identificar todos los diarios, seleccione una columna de la tabla para ello.

Modificar fecha/tipo de movimiento

Se puede modificar automáticamente la fecha de un conjunto de documentos de Contabilidad y de Equipamientos, según una serie de criterios restrictivos para definir el conjunto de documentos que se van a gestionar, como el ejercicio, el documento, el diario, el documento y el mes.

Nota: Para modificar documentos cuyo origen es el módulo de Logística y Tesorería, deberá activarse la opción Permitir modificar documentos de otros módulos en los parámetros del ejercicio correspondiente en Contabilidad.

En caso de que se desee gestionar un documento en particular, éste puede indicarse a través del número de diario o del número del documento.

Para modificar la fecha o el tipo de movimiento en un conjunto de documentos deben realizarse los siguientes pasos:

1. En el Administrador, seleccionar la empresa deseada;
2. Acceder a Contabilidad | Otras Utilidades;
3. En la pestaña Modificación de Datos seleccionar el Movimiento;
4. Indicar los criterios de selección de los documentos a modificar;
5. Indicar el año, el mes y el día en los que se desea modificar la fecha;
   Nota: Si no se selecciona alguno de estos 3 elementos, ese elemento no se modificará;
6. Hacer clic en Confirmar;
7. Se muestra una lista con los documentos que cumplen los criterios definidos antes. Podrá excluir documentos que no desea modificar, deshaciendo la selección en verde de la columna 'Sel.';
8. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Al seleccionar un tipo de movimiento sin gestión fiscal, será posible transferir los movimientos para otro tipo de movimiento (a indicar en el campo Movimiento del área inferior).