O sistema de numeração de reservas segue as mesmas regras de numeração de documentos que o ERP Eticadata (ou seja, Secção, Tipo Documento, Exercício, N.º Documento).

Uma reserva é uma estrutura hierarquizada de 3 níveis:

Cabeçalho: Topo da hierarquia com elementos comuns.
Linhas: Uma linha por cada alojamento a reservar:

Regras de faturação
Instruções de transferência
Extras
Histórico da linha de reserva

Hóspedes: Uma linha de hóspede por cada hóspede da reserva.

O sistema permite criar reservas individuais (uma linha / um alojamento) e reservas de grupo (várias linhas / vários alojamentos, uma por cada alojamento).

A reserva pode estar num dos seguintes estados: Pendente de confirmação, Lista de espera, Garantida, Ativa, Cancelada, Confirmada.

Cada linha de reserva tem o seu próprio estado que pode ser: Reserva, Check-In, Checkout, NoShow, OverBooking.

Uma diária é um encargo composto por outros encargos simples. O seu preço depende da tarifa usada na reserva, do tipo de alojamento, da Pax (número de hóspedes) e das datas de estadia (ver tarifários).

Os dados obrigatórios para criar uma reserva são: Estabelecimento, Exercício, Secção, Tipo documento, N.º documento, Tarifa, Moeda e Câmbio. Estes campos são sugeridos automaticamente pelo programa quando a janela de reservas é aberta. Também é obrigatório introduzir pelo menos um hóspede.

Nota: Nos separadores onde são inseridas linhas, estas podem ser eliminadas, se necessário, utilizando as teclas SHIFT + del.

Esta janela é composta por uma área de campos gerais e 4 grandes separadores:

Separador Comuns
Separador Linhas
Separador Hóspedes
Separador Adiantamentos/Outros Doc.

O acesso a esta janela é efetuado a partir do menu Suite | Reservas.

Campos base

Nesta funcionalidade, poderá preencher os seguintes dados:

Tipo: Indica o tipo de reserva:
- Direta: Quando é efetuada diretamente pelo hóspede e não envolve uma entidade.
- Entidade: Quando é efetuada por uma entidade. A reserva herda da entidade a tarifa e as regras de faturação (termo de responsabilidade que define os encargos que são suportados pela entidade). Se tiver permissão, poderá modificar a tarifa e as regras de faturação a aplicar à reserva;
Grupo: Se ativar esta opção poderá definir um nome para um grupo de hóspedes. No planning, fica visível o nome do grupo/nome do hóspede;
Número: Indica o número do documento de reserva. É um número sequencial sugerido automaticamente pelo sistema.
Day Use: Utilização parcial do quarto durante apenas um dia. O hóspede terá entrada e saída no mesmo dia.
Totais: Apresenta os totais de hóspedes, em termos de adultos, crianças e bebés, bem como o total de alojamentos da reserva.
Data: Data de registo do documento de reserva.
Tarifa: Tabela de preços a aplicar. Existem duas categorias de tarifas: Balcão / Entidade. Para reservas diretas, é sugerida a primeira tarifa de balcão que o sistema encontrar. Para reservas de entidades, é sugerida a tarifa atribuída à entidade previamente selecionada.
Previsão Preço Total: Indicação do preço total previsto da reserva. O preço será calculado automaticamente. Contudo, pode ser calculado a pedido do utilizador, bastando para isso clicar no link respetivo.

Linhas

Este separador é composto por uma grelha de linhas de reserva e 7 separadores que contêm informação detalhada da linha que estiver selecionada:

Grelha

Estado	Indica o estado da linha de reserva, que pode ser: Reserva. Os hóspedes ainda não entraram. Check-In. Os hóspedes já deram entrada no hotel. Checkout. Os hóspedes já saíram do hotel. NoShow. Os hóspedes não apareceram nem cancelaram a reserva. OverBooking. Os hóspedes chegaram ao hotel, mas não havia alojamento livre para os alojar e foram desviados para outro hotel. DU. Os hospedes só vão utilizar parcialmente o quarto durante apenas um dia.
Linha	Indica o número da linha de reserva. É um numerador automático, que o utilizador não pode alterar.
Entrada	Data de início da reserva e hora prevista para a chegada do(s) hóspede(s).
Saída	Data e hora previstas para a saída do(s) hóspede(s).
N.º de noites	É o número de noites da reserva. Uma alteração neste campo provoca um ajustamento automático na data de saída e vice-versa.
Pax	Número de pessoas que vão ocupar o alojamento reservado. Este campo pode ter duas formatações diferentes dependendo da definição do preço das crianças, estabelecido na tarifa selecionada para a reserva. A tarifa pode definir o preço para as crianças de 2 formas: Por ordem. Neste caso, a formatação do campo Pax será A(_) C(_) B(_) n.º de adultos, n.º de crianças, n.º de bebés Por escalão etário. Neste caso, a formatação do campo Pax será A(_) C(_ _ _) B(_) n.º de adultos, n.º de crianças, 1º escalão etário definido na tarifa, n.º de crianças, 2º escalão etário definido na tarifa, n.º de crianças, 3º escalão etário definido na tarifa, n.º de bebés Este campo afeta o preço a pagar, porque as tarifas são definidas em função da data, da diária, do tipo de alojamento e da Pax.
Diária	Diária ou modalidade de pensão. Exemplo: Dormida, Dormida com pequeno-almoço, Meia-pensão, etc. Existe uma tabela onde se definem as diárias ou modalidades de pensão.
Tipo Alojamento	Tipo de alojamento a reservar. Este campo e o campo 'N.º reservado' são exclusivos, ou seja, só um deles pode estar preenchido. Se preencher este campo, está a reservar um tipo de alojamento e não está a cativar um alojamento específico. Para efeitos de cálculo de disponibilidades, é suficiente indicar o tipo de alojamento. Claro que, no momento em que efetuar o check-in, é obrigatório preencher o campo N.º de Alojamento.
N.º Reservado	É o número do alojamento reservado. Para efeitos de faturação e cálculo de preços, o sistema guia-se por este alojamento. Para efeitos de cálculo de disponibilidade e ocupação de alojamentos, o sistema usa o número do alojamento ocupado.
N.º Ocupado	Número do alojamento ocupado. Ao efetuar uma reserva, se preencher este campo, o sistema valida que este número esteja livre durante todo o período da reserva e efetua a sua cativação.
Allotment	Permite indicar o Allotment, no caso de reservas de entidade. Os allotments são criados na respetiva Entidade.
Preço Tarifa	Indica se o sistema usa o preço definido na tarifa atribuída à reserva ou se usa o preço manual introduzido no campo Preço Manual.
Preço Manual	Se o campo 'Preço Tarifa' estiver desmarcado, o sistema usará este preço manual para, na operação de Night Audit, debitar a diária na conta da reserva.
Package	Permite indicar o package, tendo em conta a data da reserva e datas do package. Ao selecionar o package, irá atribuir a diária que foi introduzida no package, caso a linha de reserva ainda não tenha nenhuma diária preenchida ou se for diferente. Irá também colocar o número de noites e consequentemente a data de checkout, caso não sejam coincidentes. Se o package tiver definido como preço manual irá atribuir o campo do preço manual da reserva com o valor do package calculado por dia, referente à percentagem atribuída à diária. Caso seja preço de tarifa irá obter o preço do package tendo em conta a data de check-in da reserva e a tarifa selecionada, e colocar o preço manual da reserva da mesma forma. Também serão adicionados nos extras da reserva os encargos do package, conforme a distribuição pelos dias, com o respetivo preço manual com o devido proporcional, a linha de extra da reserva fica com a indicação de que faz parte de um package, assim é possível saber em que dias os hóspedes têm direito ao respetivo extra, desta forma também é possível gerir disponibilidades, para os encargos que gerem disponibilidades. Caso haja lugar a algum ajuste devido a arredondamentos deverá ser feito na componente da diária, da seguinte forma: Se for apenas uma noite simplesmente faz o acerto no preço manual da linha de reserva Se for mais que uma noite, deverá lançar a diária nos extras da reserva com o respetivo preço manual e na última noite o preço manual mais o acerto, e colocar o preço manual da linha de reserva a 0 (zero) Tendo um package selecionado não é possível alterar o número de noites, nem data de checkout. Se alterar a data de Check-in, ao gravar a reserva, valida se a nova data ainda se enquadra na validade do package, quando aplicável.
Voucher/Ref.	Número do voucher ou referência da reserva.
Data Check-In	Data e hora real de check-in. Este campo não é de introdução, é o sistema que o preenche automaticamente quando é efetuado o check-in.
Data Checkout	Data e hora real de checkout. Este campo não é de introdução, é o sistema que o preenche automaticamente quando é efetuado o checkout.
Tipo Reservado	Indica o tipo de alojamento corresponente ao alojamento reservado. Este campo não é de introdução, é o sistema que o preenche automaticamente quando é selecionado o alojamento reservado.
Tipo Ocupado	Indica o tipo de alojamento corresponente ao alojamento ocupado. Este campo não é de introdução, é o sistema que o preenche automaticamente quando é selecionado o alojamento ocupado.
Preço	Indica o preço da respetiva linha. Este campo não é de introdução, é o sistema que o preenche automaticamente quando é calculada a previsão do preço.
Botão Replicar	Permite replicar a linha selecionada, o que facilita a inserção de reservas de grupo. Após o preenchimento de uma linha, com um clique, adiciona-se o número de linhas pretendido.
Botão Transferir Tudo	Permite inserir em todas as linhas da reserva regras de transferência de todos os encargos para a linha selecionada. É útil para as reservas de grupo, quando se pretende que todos os encargos sejam lançados numa só conta, de modo a emitir uma única fatura de todos os alojamentos.
Botão Copiar	Copia o conteúdo da célula ativa.
Botão Colar	Cola o conteúdo da célula copiada nas células correspondentes de todas as linhas selecionadas. Permite, de uma vez só, mudar um campo de todas as linhas.
Nota: Em reservas de grupo ou de entidade, sempre que houver uma alteração replicável, é emitido um aviso sobre se pretende que essa alteração passe para as restantes linhas da reserva.

Separador Extras

Aqui, introduzem-se encargos ou serviços extra que não estão incluídos na diária atribuída à linha da reserva. Também é possível introduzir diárias, o que permite o lançamento automático de diárias diferentes na mesma reserva, por exemplo, valores de diária diferentes por cada dia da reserva. Neste caso, na linha de reserva, deverá ser colocado o preço manual a zero. Caso contrário, lançará duas diárias.

Descrição	Descrição do encargo/diária a debitar. Este campo não é editável e é preenchido pelo sistema.
Início	Data de início de lançamento do encargo. O encargo será lançado na operação de Night Audit, nos dias compreendidos entre a data de início, inclusive, e a data de fim, exclusive.
Fim	Data de fim de lançamento do encargo. O encargo será lançado na operação de Night Audit, nos dias compreendidos entre a data de início, inclusive, e a data de fim, exclusive. Note que a data de fim é a data de saída, pelo que nesse dia já não será lançado o encargo.
Quantidade	É a quantidade a lançar em cada Night Audit.
Preço Manual	Permite indicar um preço manual do encargo/diária. Será este o valor utilizado, mesmo tendo preço definido na tarifa.
Preço Tarifa	Permite selecionar a opção para utilizar o preço definido na tarifa. Está opção não está disponível se o extra for uma diária. Neste caso, tem sempre que indicar um preço manual.
Package	Indica se o extra faz parte do package selecionado na respetiva linha de reserva. Caso o extra faça parte do package, não é possivel efetuar alterações a esse extra.

Separador Regras

As regras de faturação estabelecem um termo de responsabilidade, definindo que conjunto de encargos/serviços é suportado pela entidade associada à reserva e que encargos são da responsabilidade do hóspede.
As regras de faturação só se aplicam a reservas de entidade.
Todos os encargos não contemplados nas regras de faturação serão lançados na conta do hóspede titular.
As regras são importadas da ficha da entidade para a reserva que se está a inserir. No caso de, na reserva em concreto, ser necessário aplicar regras diferentes das definidas na ficha da entidade, o utilizador tem a possibilidade de efetuar, na reserva em questão, as modificações necessárias.

Descrição	Descrição da diária, do grupo de encargos, ou do encargo. Este campo não é editável e é preenchido pelo sistema.
Início	Data de início de aplicação da regra. A regra é aplicável entre a data de início, inclusive, e a data de fim, exclusive.
Fim	Data de fim de aplicação da regra. A regra é aplicável entre a data de início, inclusive, e a data de fim, exclusive.
Quantidade	É a quantidade, por cada Night Audit, suportada ao abrigo da regra. A quantidade acima da que for definida neste campo será lançada na conta do hóspede titular.
S/ Limite	Permite indicar que para esta regra a quantidade não tem limite.
Pagador	É a entidade (Entidade Suite, Hóspedes Suite ou Outro Cliente) que suporta os encargos definidos pelas regras. Por defeito, o programa atribui a mesma entidade que foi associada à reserva, permitindo, no entanto, que o utilizador a modifique. É possível ter uma entidade para a reserva e outras suportarem determinados encargos.

Separador Transferências

Numa reserva de grupo (com várias linhas), pode pretender que os encargos sejam todos reencaminhados para uma só reserva para haver apenas uma fatura.
Aqui, não se trata de definir quais os encargos suportados pela entidade e os suportados pelo hóspede. Trata-se de reencaminhar despesas de uma linha de reserva para outra linha de reserva. Na reserva destino, indica-se quem paga os encargos: a entidade ou o hóspede da linha destino.
Os encargos abrangidos por estas regras serão transferidos, no processamento do Night Audit, para as respetivas linhas da reserva destino.

Descrição	Descrição da diária, do grupo de encargos, ou do encargo. Este campo não é editável e é preenchido pelo sistema.
Início	Data de início de aplicação da transferência. Aplicável entre a data de início, inclusive, e a data de fim, exclusive.
Fim	Data de fim de aplicação da transferência. É aplicável entre a data de início, inclusive, e a data de fim, exclusive.
Quantidade	É a quantidade, por cada Night Audit, a transferir para a linha de reserva destino.
S/ Limite	Permite indicar que para esta instrução de transferência a quantidade não tem limite.
Linha Destino	É a linha de reserva destino para onde será transferido o encargo.

Separador Histórico

Durante o período da reserva, os fatores que concorrem para o cálculo do preço a debitar podem ser modificados:
O número de hóspedes e as respetivas idades (Pax),
A diária ou modalidade de pensão,
O tipo de alojamento.
Neste caso, é necessário introduzir linhas de histórico, que irão fornecer indicações ao programa sobre como calcular o preço e a disponibilidade de alojamentos.

Início	Data de início.
Fim	Data de fim.
Pax	Tem o mesmo significado que a Pax da linha de reserva.
Diária	Diária ou modalidade de pensão a aplicar durante o período definido pelas datas.
N.º Reservado	Número do alojamento reservado.
N.º Ocupado	Número do alojamento ocupado. Tal como nas linhas de reserva, a faturação guia-se pelo alojamento reservado e a gestão de disponibilidades de alojamento guia-se pelo alojamento ocupado. Se houve uma mudança para um alojamento mais caro a pedido do hóspede, o N.º Reservado deverá ser igual ao N.º Ocupado, para que o sistema calcule o preço pelo novo alojamento. Se, pelo contrário, houve mudança de alojamento para um alojamento mais caro por iniciativa do hotel, o hóspede deve continuar a pagar o que pagava antes. Neste caso, o número reservado deve ficar igual ao número do alojamento anteriormente reservado e o número ocupado deve ser preenchido com o novo alojamento ocupado.

Separador Outros

Aqui, pode introduzir outros dados associados à linha de reserva selecionada:

Estado	À linha da reserva pode ser atribuído um dos seguintes estados de reserva: Ativa, Cancelada, Pendente de confirmação (PC), Lista de espera (WL), Garantida (GR), Confirmada (CF). Os últimos quatro estados são apresentados no descritivo da reserva, na janela do Planning, através da sigla identificativa do estado, colocada antes do nome do hóspede. As reservas pendentes* ou em lista de espera não são consideradas para o cálculo de ocupação, disponibilidades, refeições e outros mapas ou consultas sobre reservas. * As reservas pendentes de confirmação podem ser consideradas no cálculo das disponibilidades, quando a opção "Pendente Confirmação decrementa disponibilidade" está ativa, nos Parâmetros Suite .
Day Use	Permite indicar se a linha de reserva é Day Use, ou seja, permite que a entrada e a saída sejam efetuadas no mesmo dia. Quando é efetuado o check-in de uma reserva em Day Use, é automaticamente lançada a diária e extras.
Isento de taxa de hotelaria/turística	Permite indicar se a reserva está isenta de taxa de hotelaria/turística, quando aplicável.
Requisitos de Alojamentos	Pode definir até 3 requisitos do alojamento (exemplo: Não fumador, Traseiras, Vista para o mar, etc...). Estes campos só fazem sentido quando, na linha de reserva, se indica o tipo de alojamento e não o número específico do alojamento. A procura e a atribuição de alojamentos têm em consideração estes requisitos para atribuir à reserva um alojamento do tipo indicado (double, single, etc.), e que satisfaça os requisitos aqui definidos.
Aviso Reserva	Aviso apresentado sempre que editar a reserva nesta janela ou no planning.
Aviso Check-In	Aviso apresentado sempre que efetuar o check-in da reserva nesta janela ou no planning.
Aviso de Checkout	Aviso apresentado sempre que efetuar o checkout da reserva nesta janela ou no planning.

Separador OverBooking

Por vezes, as unidades hoteleiras aceitam mais reservas do que aquelas que podem satisfazer e quando o cliente chega ao hotel, não há alojamento disponível para o receber. Nestas situações, é necessário alojar o cliente noutro hotel (desviar o cliente para outra unidade hoteleira por overbooking).
Neste quadro, preenchem-se ou consultam-se os dados para clientes desviados por overbooking:

Hotel	Pode ser um hotel que pertence à mesma empresa ou um hotel de outra empresa. Consoante se indique interno ou externo, a lista de estabelecimentos altera-se para mostrar apenas os estabelecimentos internos ou externos. Os hotéis definem-se na tabela de estabelecimentos. Lá, indica-se se o estabelecimento é interno ou externo.
Morada	Campo informativo, que apresenta a morada do hotel selecionado.
Telefone	Campo informativo, que apresenta o telefone do hotel selecionado.
Fax	Campo informativo, que apresenta o fax do hotel selecionado.
Contacto	Campo informativo, que apresenta o contacto do hotel selecionado.
Lançar Encargos	Indica se, durante o Night Audit, o programa deve processar a reserva como se ela estivesse no estado de Check-In.
Regresso	Indica se está previsto que os hóspedes regressem ao hotel. Só faz sentido para reservas de vários dias.
Data de Regresso	Data prevista para o regresso dos hóspedes.

Separador Interfaces

Neste quadro, preenchem-se ou consultam-se os dados relacionados com a comunicação com outras interfaces. Para conseguir visualizar este separador, a opção "Usa Interfaces" do respetivo estabelecimento deve estar ativa, bem como uma licença com o módulo "Suite - Interface FIAS" (caso seja uma licença Premium. Se for Extended, já vem de base com o módulo Suite).

Não Perturbar	Permite indicar se o hóspede deseja ativar ou desativar o estado de Não Perturbar do respetivo quarto.
Não Lançar Encargos	Permite indicar se as outras interfaces podem ou não lançar encargos. Este campo apenas está editável enquanto não for efetuado o check-in, visto que esta informação é enviada juntamente com o registo de check-in.
Minibar	Permite indicar se o hóspede vai ter acesso, ou não, ao minibar do quarto.
Vídeo	Permite indicar se o hóspede vai ter acesso, ou não, à visualização da conta e/ou controlo remoto (checkout remoto). Este campo apenas está editável enquanto não for efetuado o check-in, visto que esta informação é enviada juntamente com o registo de check-in.
PayTV	Permite indicar os canais aos quais o hóspede vai ter acesso na televisão do quarto. Pode ter acesso a todos os canais, não ter acesso a canais pagos, não ter acesso a canais para adultos ou não ter acesso a nenhum canal.
Classe de Serviço	Permite indicar a classe de serviço a que o hóspede terá acesso no telefone do quarto. Nomeadamente, se não pode efetuar chamadas, se pode efetuar só chamadas locais, só chamadas nacionais ou se pode efetuar chamadas sem restrições.
Voicemail	Campo informativo, que apresenta a informação relativa ao voicemail. Pode optar por indicar apenas que o hóspede tem mensagens no voicemail ou pode indicar o número de mensagens ouvidas e não ouvidas.

Separador Hóspedes

Este separador é composto por uma grelha de hóspedes e 3 separadores que contêm informação relativamente à comunicação com outras interfaces, da linha que estiver selecionada:

Grelha de Hóspedes
Separador Mensagens
Separador Despertares
Separador Chaves

Para conseguir visualizar os separadores, a opção "Usa Interfaces" do respetivo estabelecimento deve estar ativa, bem como uma licença com o módulo "Suite - Interface FIAS" (caso seja uma licença Premium. Se for Extended, já vem de base com o módulo Suite).
Permite introduzir os vários hóspedes da reserva.
Uma reserva pode ter várias linhas, cada uma com o seu número de alojamento, Pax, diária e período de estadia.
O emparelhamento dos hóspedes nas linhas de reserva é efetuado neste separador. A coluna "Lin Res" indica a linha de reserva a que o hóspede pertence. Este campo pode ser preenchido diretamente com o teclado ou, após comutar para a vista de emparelhamento, pode arrastar hóspedes da grelha do lado esquerdo para cima da linha de reserva na grelha do lado direito.
Ao selecionar a opção "Atualizar ficha do(s) hóspede(s) ao gravar a reserva", os dados do hóspede que inserir em cada linha serão atualizados na ficha do hóspede.
Devem ser observadas algumas regras que o programa valida:

Em cada linha de reserva deve haver um hóspede titular quando se efetuar o check-in.
Os hóspedes emparelhados numa linha de reserva devem respeitar a Pax dessa linha.

Grelha

Estado	Estado do hóspede: Reserva. O hóspede ainda não entrou. Check-In. O hóspede já deu entrada no hotel. Checkout. O hóspede já saiu do hotel.
Hóspede	Código do hóspede. Não é obrigatório. É necessário que cada linha de reserva tenha um hóspede titular. Esse tem que ter ficha aberta no cardex, sendo facultativo para os acompanhantes.
Nome	Nome do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.
Apelido	Apelido do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.
Telefone	Está disponível, na configuração da grelha, o campo Telefone de contacto do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.
Email	Está disponível, na configuração da grelha, o campo Email de contacto do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.
Localidade	Está disponível, na configuração da grelha, o campo Localidade de morada do hóspede. No mapa do SEF (consulta e valores enviados), é usada a localidade aqui inserida. Caso a localidade não seja preenchida diretamente neste passo, será usada a da ficha do hóspede.
Tipo Id	Tipo de documento de identificação (Passaporte, BI, Cartão Cidadão, etc...).
Número Id	Número do documento de identificação.
Data Nasc.	Data de nascimento do hóspede.
Faixa Etária	Faixa etária. Este campo é validado pelo programa para garantir que a Pax definida na linha da reserva não foi ultrapassada.
País Emissor	País emissor do documento de identificação.
País Resid.	País de residência do hóspede.
País Nasc.	Naturalidade do hóspede. É através deste campo que o programa avalia se o hóspede é nacional ou estrangeiro. No caso de ser estrangeiro, é obrigatório o preenchimento de todos os campos da linha para fornecer os dados ao SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras).
Lin. Res.	Linha da reserva a que o hóspede pertence.
Alojamento	Alojamento ocupado pelo hóspede. Este campo é lido a partir da linha de reserva a que o hóspede foi atribuído.
Titular	Indica se o hóspede é o titular da reserva. Cada linha de reserva pode ter vários hóspedes conforme definido na Pax. No entanto, apenas um pode ser o titular. É na conta do hóspede titular que o Night Audit lança os encargos não suportados pelas regras de faturação.
Check-In	Este campo não é gravado em base de dados; serve apenas para selecionar os hóspedes que serão considerados na operação de Check-In de grupo.
Título	Título do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.
VIP	VIP Status do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.
Idioma	Idioma do hóspede. É importado da ficha de hóspedes a partir do código. O utilizador pode alterá-lo na reserva.

Separador Mensagens

Neste quadro, preenchem-se ou consultam-se as mensagens a entregar ao hóspede:

Mensagem: Permite indicar o texto da mensagem a entregar ao hóspede.
Entregue: Campo informativo que permite indicar se a mensagem foi entregue.
Lida: Campo informativo que permite indicar se a mensagem foi lida.

Separador Despertares

Neste quadro, preenchem-se ou consultam-se os despertares do hóspede:

Data: Permite indicar a data/hora do despertar. Só pode ser editado nos novos despertares.
Estado: Permite indicar o estado do despertar. Quando se adiciona um despertar, deverá ser no estado Pendente. Também se pode cancelar o despertar, alterando o seu estado para Cancelado. Depois, consoante a resposta da central na altura do despertar, este pode ficar com o estado Executado, Ocupado ou Sem Resposta.

De referir que os despertares também podem ser configurados (novos despertares ou cancelamentos) do lado da interface, no telefone do quarto, por exemplo. Esses despertares também podem ser consultados neste quadro.

Separador Chaves

Neste quadro, pode configurar a gravação de chaves eletrónicas. Apenas permite inserir uma chave por hóspede, e somente depois do hóspede ter efetuado o check-in.

De referir que existe suporte próprio para os gravadores de chaves VingCard, visto não implementarem o protocolo FIAS.

Codificador	Permite indicar o codificador a usar. No caso da VingCard, pode ficar com o valor '0' (zero), o que significa que a codificação será feita localmente no codificador ligado ao computador onde está instalado o software VingCard. Só pode ser editado num novo registo de chave eletrónica.
Tipo Chave	Permite indicar o tipo de chave a codificar. As opções são: Nova, Duplicar ou Uma Vez. Só pode ser editado num novo registo de chave eletrónica. - Nova: Cancela as chaves eletrónicas que existam para o quarto. - Duplicar: Se existirem outras chaves eletrónicas para o quarto, estas mantêm-se ativas. - Uma Vez: A chave é válida apenas para usar uma vez.
Opções	Permite indicar as opções de portas ou áreas extra a que a chave eletrónica a codificar pode ter acesso. Só pode ser editado num novo registo de chave eletrónica. Campo com 20 caracteres, o que significa que suporta até 20 portas/áreas extra que podem ser acedidas com a chave eletrónica. Cada posição diz respeito a uma porta/área específica, que pode ser configurada no sistema de chaves eletrónicas, e depende da posição em que são enviados. Por exemplo, a posição 1 = Garagem, a posição 2 = Minibar, etc. Qualquer posição que está em branco usa os padrões do sistema de chaves eletrónicas. Como não são enviados espaços em branco, se o campo é mais curto, todas as posições à direita devem usar as configurações por defeito. Qualquer posição que contém um '0' (zero) é desativada. Qualquer outro carácter apenas tem significado no sistema de chaves eletrónicas. Se apenas for necessário ativar ou desativar o acesso, deve ser enviado '1' (um) para ativar essa porta/área. Se uma área específica tiver diferentes níveis de acesso, os caracteres específicos são enviados para os diferentes níveis. Este método pode ser usado para tratar salas que, por vezes, são vendidas em conjunto com outros pacotes, ou vendidas como salas separadas.
Estado	Permite indicar o estado da gravação. Quando se adiciona uma chave eletrónica, deverá ser no estado Pendente. Também pode cancelar a chave eletrónica, alterando o seu estado para Cancelado. Depois, consoante a resposta do sistema de gravação de chaves eletrónicas, este pode ficar com o estado Executado, Ocupado ou Não Processado.

Comuns

Neste separador, estão disponíveis os seguintes campos:

Campo	Descrição
Estabelecimento	Estabelecimento da reserva. É preenchido automaticamente com o estabelecimento predefinido para o utilizador que efetuou o login.
Exercício	Código do exercício fiscal em que se está a registar a reserva. É preenchido automaticamente com o código do exercício selecionado no arranque da aplicação.
Secção	Secção em que se está a registar a reserva. É preenchido automaticamente com o código da secção selecionada no arranque da aplicação.
Tipo Documento	Tipo de documento de reserva. É preenchido automaticamente com o código do documento de reserva definido nos parâmetros do estabelecimento.
Moeda	Indica a moeda que está associada ao documento em edição.
Câmbio	Indica o câmbio da moeda que está associada ao documento.
Uso Interno	Campo informativo que indica que a reserva foi efetuada para alojar funcionários do próprio hotel, ou outras pessoas que não são consideradas clientes.
Walk-In	São os clientes que chegam ao hotel sem uma reserva e solicitam um alojamento para ocupar naquele momento. Quando se confirma uma reserva do tipo Walk-In, todas as linhas de reserva passam imediatamente para o estado de Check-In.
Cor da Borda	Indica a cor da borda das reservas a apresentar no planning.
Espessura da Borda	Indica a espessura da borda das reservas a apresentar no planning.
Cor de Fundo	Indica a cor de fundo das reservas a apresentar no planning.
V/ Número	Indica o número de identificação da reserva segundo o sistema de numeração da entidade que efetuou a reserva.
Autor	Nome da pessoa (cliente) que efetuou a reserva.
Contacto	Contacto do autor da reserva.
Voo Chegada	É o código do voo de chegada. Os voos configuram-se na tabela de voos. Controlando o voo em que está prevista a chegada de determinado hóspede ou grupo de hóspedes, torna-se mais fácil efetuar a atribuição de alojamentos de forma automática ou manual de todas as linhas de reserva com chegada prevista em determinado voo.
Voo Partida	Código do voo de partida (ver Voo Chegada).
Segmento	Segmento de mercado a que pertencem os clientes da reserva. Este campo é informativo e será utilizado em estatísticas. Exemplo: Turismo, Congressos, Saúde, etc.
Origem	Via pela qual os clientes chegam ao hotel (origem de mercado). Este campo é informativo e será utilizado em estatísticas. Exemplo: Diretos, Agências, Overbooking, etc.
Meio Reserva	Meio pelo qual a reserva foi efetuada. Este campo é informativo e será utilizado em estatísticas. Exemplo: fax, email, balcão.
Compromisso	Permite indicar a informação do campo "AccountingCost", para cumprimento de uma formalidade dos fornecedores AP, no formato UBL2.1 CIUS-PT, nas faturas emitidas para entidades publicas. Esta informação será transportada para o documento de venda.
Login Criação	Indica o login do utilizador que criou a reserva. Campo não editável.
Observações	Permite indicar informações relevantes sobre a reserva.
Observações Folha Serviço	Permite indicar informações relevantes sobre a reserva, que serão apresentadas no mapa da folha de serviço.

Adiantamentos/Outros Doc.

Neste separador, são apresentadas 2 grelhas:

1.º grelha: apresenta os documentos de Adiantamentos gerados pela opção Fat. Antecipada/Adiantamentos;
2.º grelha: apresenta Outros Documentos gerados pela opção Fat. Antecipada/Outros Doc., podendo a partir daí ser abertos na janela de Liquidações e de Vendas, respetivamente, clicando no respetivo link.

A partir da grelha de Adiantamentos é possível também, de forma fácil, efetuar a devolução de qualquer adiantamento ou remanescente que tenha sido gerado a partir da Reserva. Para isso, basta clicar no link Devolução presente em cada linha, desde que o adiantamento não tenha sido entretanto anulado (operação apenas disponível pela janela de Liquidações) ou já usado total ou parcialmente.

Ao clicar na opção Devolução, é apresentada uma caixa de diálogo onde deverá decidir se faz a devolução simples ou se faz a devolução com geração de novo adiantamento.

Optando pela devolução sem geração de novo adiantamento, é emitida uma nota de devolução de sinal contrário ao do adiantamento, para o mesmo meio de pagamento do adiantamento;
Se a opção for pela devolução com geração de novo adiantamento, depois da operação de devolução é lançado o pop-up de lançamento de adiantamento com os dados do adiantamento anterior já pré-carregados, onde podem ser ajustados, e é gerado o novo adiantamento.

Se depois de editar a reserva esta ficar com algum adiantamento associado, emitido para uma entidade que entretanto deixou de estar relacionada com a reserva, a grelha de adiantamentos apresentará, no início da linha, um sinal de aviso para evidenciar esse facto.

Na faturação das contas, a janela evidencia quais os adiantamentos que não estão associados à reserva, apresentando um símbolo diferente para umas e outras. Os adiantamentos associados à reserva, ou outros da mesma entidade, podem ser usados na Faturação de Entidades e na Faturação em Lote. Na Faturação em Lote, caso tenha sido selecionada outra entidade para a faturação, serão os adiantamentos associados a essa entidade que serão apresentados e não os associados à entidade pagadora da linha.

Campos Adicionais

Este separador apresenta os campos adicionais definidos para as reservas.

Atividades

Este separador só está visível quando existe o módulo de CRM, uma vez que contém informação relativa às atividades da Entidade.

Esta informação é apresentada numa grelha de Atividades.

Operações Disponíveis

Navegação
Botões de Navegação	Permite navegar nos registos da tabela.
Navegação Avançada	Permite navegar nos registos da tabela que cumpram as condições definidas.
Operações
Gravar Alterações	Permite gravar as alterações efetuadas ao registo atual.
Novo Registo	Permite criar um novo registo.
Remover Registo	Permite eliminar um registo.
Extensões
Arquivo Digital	Permite aceder à janela de Arquivo Digital.
Copiar Relacionamento	Permite copiar a identificação do alojamento, para utilizar numa atividade , criando uma relação entre a atividade e o mesmo. Essa relação é guardada na área "Relativo a" da atividade.
Nova Atividade	Permite aceder à janela de Atividades.
Nota: As duas últimas operações só se encontram disponíveis quando a licença inclui o módulo de CRM (Customer Relationship Management).
Reserva
Grupo
Check-In Todos	Permite efetuar o check-in de todos os hóspedes da reserva. As linhas de reserva passam ao estado de Check-In.
Desfazer Todos	Permite desfazer o check-in de todos os hóspedes da reserva. As linhas de reserva voltam ao estado de Reserva.
Checkout	Permite efetuar o checkout de todos os hóspedes da reserva. As linhas de reserva passam ao estado de Checkout.
Desfazer Todos	Permite desfazer o checkout de todos os hóspedes da reserva. As linhas de reserva voltam ao estado de Check-In.
Night Audit Especial Todas Linhas	Permite efetuar o night audit especial para todas as linhas, ou seja, as diárias e os encargos previstos para todo o período da reserva de todas as linhas são calculados e lançados na conta do alojamento.
Reserva
Check-In	Permite efetuar o check-in da linha de reserva selecionada.
Desfazer Check-In	Permite desfazer o check-in da linha de reserva selecionada. A linha da reserva volta ao estado de Reserva.
Checkout	Permite efetuar o checkout da linha de reserva selecionada. A linha de reserva passa ao estado de Checkout.
Desfazer Checkout	Permite desfazer o checkout da linha de reserva selecionada. A linha da reserva volta ao estado de Check-In.
OverBooking	Permite enviar clientes para outra unidade hoteleira, quando não há alojamentos livres para efetuar o check-in de uma reserva. A linha de reserva passa ao estado de OverBooking.
Check-In OverBooking	Permite receber de volta os clientes desviados por overbooking. A linha de reserva passa ao estado de Check-In.
NoShow	Permite colocar a linha de reserva em NoShow, quando o cliente não apareceu nem cancelou a reserva. A linha de reserva passa ao estado de NoShow.
Desfazer NoShow	Permite desfazer o NoShow da linha de reserva selecionada. A linha volta ao estado de Reserva.
Imprimir	Imprime a reserva atual.
Imprimir Linha Selecionada	Imprime a reserva selecionada.
Fat. Reserva	Permite efetuar a fatura de todas as contas da reserva, posicionando na janela de Faturação em Lote, já com todas as contas da reserva.
Fat. Antecipada	Ao clicar na opção "Fat. Antecipada", é efetuada a fatura antecipada da reserva. Normalmente, os encargos previstos para todo o período da reserva são calculados e lançados na conta do alojamento e são faturados.
Outros Doc.	Quando existe uma reserva sem alojamento atribuído ou sem um hóspede titular da ficha, é possível efetuar a faturação antecipada (Night Audit Especial) para reservas sem alojamento e/ou hóspede atribuído(s). Para tal, deve ser selecionada a opção do submenu "Outro Documento": - Caso a reserva não tenha hóspede de ficha atribuído, é lançada uma caixa de diálogo informando desse facto e perguntando se pretende continuar. Se houver encargos a debitar ao hóspede, esses encargos são lançados numa conta de 'Consumidor Final' associada à respetiva reserva. - Os dados de identificação do hóspede passam a ser obrigatórios apenas no check-in. Se pretende emitir uma fatura pró-forma, orçamento ou outro documento que não afete o volume de vendas, deve clicar na opção do submenu da "Fat. Antecipada - Outros Doc." , sendo gerado um doc. do tipo de documento configurado nos parâmetros Suite Estabelecimento, no campo "Tp. Doc. Outros". No final do processamento, é apresentado o respetivo documento na janela de pré-visualização. Caso, no momento da emissão do documento, estejam já definidos vários pagadores para a reserva, serão gerados tantos documentos quantos os pagadores, um por cada pagador, com o respetivo montante a pagar. Na eventualidade de a reserva ter de ser reprocessada emitindo novos documentos, todos os documentos anteriormente processados através desta funcionalidade serão anulados, sendo emitidos novos documentos por pagador, ainda que alguns deles possam não ter sofrido alterações.
Adiantamentos	Ao clicar na opção do submenu da "Fat. Antecipada - Adiantamentos", aparece um pop-up com as seguintes opções obrigatórias: - Entidade: a selecionar de entre as entidades de ficha associadas à reserva, sejam estas "Entidades", "Hóspedes" de ficha ou outros "Pagadores" definidos nas Regras, será a entidade para a qual irá ser gerado o adiantamento. - Tipo de Mov./Pag.: o meio de pagamento a utilizar para o adiantamento. - Conta: a conta que o movimento irá movimentar, preenchida por defeito com a do tipo de documento de adiantamento e/ou do tipo de pagamento, caso aí se encontrem configuradas. - Data: a data que irá constar no documento. Por defeito, é preenchida com a data de hotelaria. - Valor: campo para introduzir o valor do adiantamento - pode ser inserido diretamente no campo respetivo ou calculado como uma percentagem do valor total da reserva. Para além dos campos de preenchimento obrigatório, o pop-up apresenta ainda os campos opcionais: - Total Reserva e Moeda (só de leitura): campo onde é apresentado o valor da previsão de preço total da reserva (calculado na janela da Reserva) e que serve de base ao cálculo do valor quando se opta pela adiantamento em percentagem. É recomendado que seja feito o cálculo da "Previsão Preço Total" antes de lançar o pop-up de Adiantamento para garantir que o Total Reserva apresenta o total previsto mais atual possível. - Percentagem: permite indicar uma percentagem para o cálculo automático do valor do adiantamento com base no Total Reserva apresentado. Ao confirmar a operação, é gerado um adiantamento com o tipo de documento de adiantamento e taxa de IVA configurados nos parâmetros Suite no Estabelecimento.
Contas	Permite aceder às contas da linha de reserva. Dado que cada linha de reserva pode conter vários hóspedes, esta pode ter várias contas, inclusivamente várias contas para cada hóspede e entidade envolvidos na linha de reserva. Na janela de contas, é possível lançar manualmente encargos, remover encargos, alterar preços, alterar datas, imprimir as contas etc.
Pesquisas
Alojs. Disponíveis	Permite aceder a uma janela de procura de alojamentos disponíveis. A partir do período da reserva assim como do tipo de alojamento e requisitos introduzidos na linha de reserva selecionada, permite pesquisar os alojamentos disponíveis.
Tarifas	Permite aceder a um simulador de tarifas. A partir do período da reserva assim como do tipo de alojamento e requisitos introduzidos na linha de reserva selecionada, permite pesquisar as tarifas disponíveis e o preço por noite.
Hóspedes
Check-In	Permite efetuar o check-in do hóspede selecionado. O hóspede passa ao estado de Check-In e a linha de reserva a que ele pertence fica em estado de Check-In.
Desfazer Check-In	Permite desfazer o check-in do hóspede selecionado. O hóspede volta ao estado de Reserva e, se não houver outros hóspedes Check-In na linha de reserva a que ele pertence, esta também passa ao estado de Reserva.
Checkout	Permite efetuar o checkout do hóspede selecionado. O hóspede passa ao estado de Checkout e, se não houver outros hóspedes Check-In na linha de reserva a que ele pertence, esta também passa ao estado de Checkout.
Desfazer Checkout	Permite desfazer o checkout do hóspede. O hóspede passa ao estado de Check-In, e a linha da reserva a que ele pertence também fica no estado de Check-In.
Check-In de Grupo	Permite efetuar em simultâneo o check-in de todos os hóspedes que estejam selecionados (coluna Check-In selecionada) na grelha de hóspedes.
Check-In de Grupo / Selecionar Todos	Permite selecionar para check-in todos os hóspedes da grelha.
Desfazer Check-In de Grupo	Permite desfazer em simultâneo o check-in de todos os hóspedes que estejam selecionados (coluna Check-In selecionada) na grelha de hóspedes.
Cartão Cidadão	Permite obter dados do cartão de cidadão. Mais informações em Importação de Dados Cartão Cidadão.
Cartão Cidadão / Com Morada	Permite obter dados do cartão de cidadão, incluindo a morada. Mais informações em Importação de Dados Cartão Cidadão.
Ler dados ICAR	Permite a leitura de passaportes, cartões de cidadão e outros documentos, através do seu scanner. Esta funcionalidade necessita a instalação do equipamento, bem como o respetivo software. Para além disso deverá ter o Ative CASE ativo.

Guardar ou partilhar este artigo

Esta página foi útil?

Obrigado pelo seu voto.