Como funcionam as tarifas avançadas em compras

Conceitos básicos

As tarifas avançadas permitem um processamento simplificado dos preços de compra fixados pelos fornecedores, bem como dos descontos associados.

A estrutura da informação é a seguinte:

• Listas de preços. Listas de artigos com os respetivos preços e descontos.
• Tabelas de descontos. Permitem a definição de descontos em conjunto para grupos de artigos.
• Tarifas. Cada tarifa é composta por uma ou mais listas de preços com descontos associados. A tarifa é um elemento de informação que consta do ficheiro do fornecedor.

Em todos estes casos, são indicadas as datas de início e fim de validade, permitindo a criação antecipada de preços e tarifas, bem como a preservação de informações históricas. A data final não é obrigatória, por isso, se um preço ou desconto for prolongado no tempo, não precisa de ser repetido, uma vez que é sempre aplicado o valor válido mais recente.

Opcionalmente, pode indicar preços e descontos escalonados por quantidade.

Pré-requisitos

Para que as taxas avançadas em compras se tornem operacionais, é necessário marcar a caixa Ativar em compras, que pode ser encontrada nos parâmetros da empresa, no grupo Dados gerais da ficha Configuração de fornecedores.

Além disso, devem ser verificados os outros dados de configuração no grupo Tarifas avançadas da ficha Config. artigos.

• Agrupar artigos por preço. Se estiver assinalado, indica que as listas de preços devem ser definidas através do agrupamento de artigos por um código de agrupamento indicado em cada um dos artigos.
• Preço por lote: Se estiver assinalado, indica que as listas de preços devem ser definidas através do agrupamento de artigos por um código de agrupamento indicado em cada um dos lotes de artigos.
• Preços por quantidade: Se estiver selecionado, indica que as listas de preços para um agrupamento de artigos podem especificar preços diferentes para vários intervalos de quantidade.
• Descontos por quantidade: Se estiver assinalado, indica que, na definição de tabelas de desconto para o mesmo agrupamento de artigos, é permitido especificar preços diferentes para vários intervalos de quantidade.

A configuração acima determinará, em grande parte, a forma como as listas de preços e os descontos associados podem ser definidos.

Quais os passos a seguir

Tal como indicado na secção de condições prévias, a empresa deve primeiro ser configurada de acordo com as necessidades específicas da empresa, decidindo:

• Se pretender agrupar os artigos por um código de agrupamento indicado em cada artigo para lhe aplicar um preço.
• Se pretender agrupar artigos por agrupamento de lotes para lhes aplicar um preço.
• Se pretender repartir os descontos por intervalo de quantidades.
• Se pretender repartir os preços por intervalo de quantidades.

Uma vez decidida a forma como as tarifas devem ser elaboradas, devem ser dados os seguintes passos:

• Definir as tabelas de desconto onde será indicado que desconto se aplica a cada grupo de descontos.
• Definir a lista de preços, onde indicará os preços de cada artigo/grupo de lotes e os descontos aplicáveis a cada um deles.
• Definir as tarifas e associá-las às listas de preços e às datas de entrada em vigor.
• Associar cada fornecedor a uma das tarifas acima definidas.

As Tabelas de descontos de compra permitem a associação de descontos a grupos de descontos para artigos (o grupo de descontos é um item de dados livre decidido pelo fornecedor). O grupo definido aqui é o mesmo que o utilizado nas listas de preços.

Como já foi mencionado nos conceitos básicos, os descontos incluem datas de validade e a possibilidade de os indicar por escalonamento de quantidades.

Os preços de compra para cada artigo são definidos em Listas de preços de compra. As listas de preços não têm de ser exaustivas para todos os artigos. Podem ser parciais e complementares entre si, ou sobrepor-se (no caso de propostas específicas de artigos). O sistema aplica o último preço em vigor.

Nas listas de preços é possível indicar descontos diretamente numa base artigo a artigo ou através das tabelas de descontos. A primeira opção (descontos indicados diretamente no artigo) tem prioridade sobre a segunda (indicada por tabelas).

Os preços incluem datas de validade e podem ser escalonados de acordo com a quantidade.

Os preços são geralmente definidos por artigo, embora em certos casos possam ser definidos para grupos de artigos (no caso de cores ou tamanhos). Neste caso, é necessário indicar o campo Agrupamento de preços de artigos no ficheiro de artigos. Os preços dos lotes também podem ser definidos quando o lote incorpora alguma caraterística que influencia o preço. Estas duas opções são ativadas a partir da Configuração da empresa.

As Tarifas de compra agrupam listas de preços e tabelas de descontos. A tarifa pode ser consultada na Ficha do fornecedor.

Trabalhar com a rubrica de Tarifa permite a conservação de preços e condições históricas. Se trabalhar apenas com uma tarifa por fornecedor, pode utilizar o código de tarifa do próprio fornecedor como código de tarifa.

A Ficha de descontos de compra é um formulário no qual pode consultar uma tabela de descontos. A consulta é apresentada em formato de linhas e colunas. As linhas mostram as diferentes atualizações e as colunas representam os grupos de artigos com os descontos aplicados. Se existir um grande número de grupos de artigos diferentes, é aconselhável limitá-los utilizando os dados solicitados no cabeçalho do formulário.

Além disso...

• Como são aplicados os descontos. A aplicação dos descontos na lista de preços segue uma prioridade determinada pela atribuição das tabelas de descontos.
• Preços na ficha do artigo. Quando o preço de venda de um artigo não é indicado nas tarifas avançadas, é aplicado o preço do histórico de preços de compra.
• Grupo para descontos. O grupo de artigos para descontos é decidido pelo fornecedor e geralmente acompanha as suas listas de preços. É utilizado tanto na definição de tabelas de desconto como nas listas de preços. Se a utilização de tabelas de descontos não for clara, os descontos podem ser indicados diretamente para cada artigo nas listas de preços.
• Parâmetros de configuração. O sistema prevê a possibilidade de alterar qualquer um dos parâmetros de configuração sem perda da informação. É o caso dos preços agrupados por artigos ou dos preços por lote. Recomenda-se, portanto, trabalhar com as necessidades atuais e modificá-las quando necessário. As opções mais simples simplificam também a introdução e a exploração da informação.