Informação adicional decorrente da alteração do exercício

Consulta do contador atribuído

Cada tipo de documento associado aos diferentes documentos comerciais da Cadeia de abastecimento está atribuído aos contadores que indicam o número do documento comercial.

O processo está localizado em:

Compras ou Vendas (Avançado) | Configuração | Compras/Vendas | Documentos | Tipos de documento

Para consultar o contador atribuído, é necessário seguir os passos seguintes:

1. Selecionar a empresa da Cadeia de abastecimento em que se está a trabalhar e clicar em Aceitar;
2. Na mensagem de confirmação que é apresentada, clicar no botão Aceitar;
3. Clicar no botão Visualizador de registos para visualizar todos os documentos comerciais com que trabalha na Cadeia de abastecimento;
4. Selecionar o tipo de documento comercial para o qual será inicializado e atualizado o contador, por exemplo, faturas de compra, encomendas, guias, etc.;
5. No grupo de campos Séries de numeração de Parâmetros, é apresentado o contador associado à série A - Originais. Efetue a mesma operação, se existirem outras séries disponíveis e para os restantes tipos de documentos;
6. Copiar a descrição do campo Contador.

Inicialização do contador

É necessário alterar a numeração, seguindo os seguintes passos:

1. Abrir o formulário localizado em Compras ou Vendas (Avançado) | Administração | Contadores | Contadores;
2. Clicar no botão Novo registo;
3. Clicar em Consulta por modelo;
4. Ir para o campo Descrição e colar a descrição do campo Contador;
5. Clicar novamente no botão Consulta por modelo, são apresentadas as informações do contador selecionado.

Neste caso, existe um contador por ciclos, por isso, adiciona-se mais um ciclo que será 2024, o número inicial pode ser 1 e o último número utilizado pode ser o que considerarmos conveniente, mas é sempre melhor selecionar os dois últimos dígitos do ano atual, seguidos de zeros, desta forma a numeração de cada ano é apresentada rapidamente.

Etapas prévias

Consulta sobre a possibilidade de recuperação de contadores libres

Em primeiro lugar, é necessário verificar se está disponível a opção de menu para recuperar o número do contador, localizada em Compras ou Vendas (Avançado) | Administração | Contadores.

Se o item de menu mencionado não estiver disponível, tal pode dever-se ao facto de o utilizador não ter acesso ao item de menu. Neste caso, deve esta situação deve ser testada através do acesso com um utilizador administrador.

Consulta do tipo de contador

Os contadores que indicam o número do documento comercial encontram-se atribuídos em cada um dos tipos de documento associados aos diferentes documentos comerciais na Cadeia de abastecimento.

É necessário determinar o tipo de contador associado ao documento comercial, seguindo os seguintes passos:

1. Aceder ao formulário Tipos de documento localizado em Compras ou Vendas (Avançado) | Configuração | Compras/Vendas | Documentos.
2. Selecionar a empresa da Cadeia de abastecimento na qual trabalha.
3. Clicar em Aceitar.
4. É apresentada uma mensagem informativa que indica que é necessário garantir que a empresa selecionada não está a ser utilizada noutro formulário, uma vez que a alteração dos parâmetros pode afetar o processo em execução.
5. Clicar no botão Aceitar da mensagem.
6. Depois, utilizando o botão Visualizador de registos, na barra de ferramentas, consultar todos os tipos de documentos comerciais com que trabalha na Cadeia de abastecimento.
7. Selecionar o tipo de contador do qual será recuperado o número livre.
8. No grupo de campos Contadores de parâmetros, é apresentado o contador associado.
9. Copiar a descrição do campo Contador.

Verificação da possibilidade de o contador recuperar números eliminados

Para verificar se o contador permite a recuperação de números eliminados, é necessário seguir os seguintes passos:

1. Abrir o formulário localizado em Compras ou Vendas (Avançado) | Administração | Contadores | Contadores.
2. Clicar no botão Novo registo.
3. Depois, clicar no botão Consulta por modelo e, no campo Contador, colar a descrição do contador copiada anteriormente.
4. Clicar novamente no botão Consulta por modelo.
5. É apresentada a informação do contador selecionado.

A caixa Reutilizar números assinalada indica que o contador permite a reutilização de números eliminados.

Etapas a realizar

Uma vez efetuadas as etapas de verificação anteriores, é necessário abrir o formulário localizado em Compras ou Vendas (Avançado) | Administração | Contadores | Recuperação de contadores livres.

No caso de não ser permitida a reutilização de números, é apresentada uma mensagem a indicar esse facto.

Se o contador permitir a reutilização de números, é possível que ocorram os seguintes casos:

• O contador não possuir ciclos definidos, devendo, nesse caso, ser indicado apenas o número a recuperar no campo Código do contador.
• O contador possuir ciclos definidos, caso em que é necessário indicar o ciclo e o número a recuperar.

Após o preenchimento dos campos indicados anteriormente, clicar em Recuperar. O número indicado pelo contador ao guardar o documento é o número que foi recuperado.

Etapas prévias

Consulta sobre a possibilidade de recuperação de contadores libres

Em primeiro lugar, é necessário verificar se está disponível a opção de menu para recuperar o número do contador, localizada em Compras ou Vendas (Avançado) | Administração | Contadores.

Se a opção de menu acima mencionada não estiver disponível, tal pode dever-se a:

• O utilizador não tem acesso à opção de menu. Neste caso, deve tentar iniciar sessão com um utilizador administrador.
• Esta opção de menu não está disponível na versão instalada. Este processo está disponível a partir da versão 9.2.3.10. Para saber qual é a versão que tem instalada, aceda a Início | Bem-vindo! | Acerca de | Versões do produto.

Consulta do tipo de contador

Os contadores que indicam o número do documento comercial estão atribuídos em cada um dos tipos de documento associados aos diferentes documentos comerciais da Cadeia de abastecimento.

De seguida, é necessário averiguar o tipo de contador associado ao documento comercial, seguindo os seguintes passos:

1. Aceder ao formulário Tipos de documento localizado em Compras ou Vendas (Avançado) | Configuração | Compras/Vendas | Documentos.
2. Selecionar a empresa da Cadeia de abastecimento em que trabalha.
3. Clicar em Aceitar.
4. É apresentada uma mensagem informativa que indica que é necessário garantir que a empresa selecionada não está a ser utilizada noutro formulário, uma vez que a alteração dos parâmetros pode afetar o processo em execução.
5. Clicar no botão Aceitar da mensagem.
6. Depois, utilizando o botão Visualizador de registos, na barra de ferramentas, consultar todos os tipos de documentos comerciais com que trabalha na Cadeia de abastecimento.
7. Selecionar o tipo de contador do qual será recuperado o número livre.
8. No grupo de campos Contadores de parâmetros, é apresentado o contador associado.
9. Copiar a descrição do campo Contador.

Etapas a realizar

Após efetuar as etapas de verificação anteriores, é necessário abrir o formulário localizado em Compras ou Vendas (Avançado) | Administração | Contadores | Recuperação de contadores livres.

No caso de não ser permitida a reutilização de números, é apresentada uma mensagem a indicar esse facto.

Se o contador permitir a reutilização de números, podem ocorrer os seguintes casos:

• O contador não possuir ciclos definidos, nesse caso apenas deve ser indicado o número a recuperar no campo Código do contador. Depois de clicar em Eliminar, é apresentada uma mensagem que indica que o número será eliminado e deixará de estar disponível para utilização. Ao aceitar a mensagem, o número é eliminado e não poderá ser utilizado novamente.
• O contador possuir ciclos definidos, nesse caso é necessário indicar o ciclo e o número a recuperar. Depois de clicar em Eliminar, é apresentada uma mensagem que indica que o número será eliminado e deixará de estar disponível para utilização. Ao aceitar a mensagem, o número é eliminado e não poderá ser utilizado novamente.