Cómo crear mi primer proceso

Para modelar el diagrama

Se ha recibido el encargo de mecanizar un proceso de negocio de validación de un pedido; proceso Circuito de aprobación de pedido.

El primer paso de la metodología Lean consiste en observar y analizar; entender el proceso, detectar despilfarros, variaciones y prácticas injustificadas.

A continuación se pasa a estandarizar el proceso; identificar los participantes y modelar el proceso.

En cuanto a los participantes:

• En primer lugar se pueden crear los roles necesarios:
  • El comercial. La persona que da de alta el pedido que se necesita aprobar.
  • El supervisor de ventas. Validará el pedido y decidirá si lo acepta o lo rechaza dependiendo del cliente e importe.
  • El supervisor de almacén. Validará el pedido y decidirá si lo acepta o lo rechaza dependiendo de la disponibilidad de los artículos solicitados.
  • El responsable de la mejora continua; el Business Navigator Master. Será el responsable de modelar el proceso, puesta en producción y seguimiento, aportando las mejoras necesarias.
• En segundo lugar se asignan usuarios a los nuevos roles.

En cuanto al modelado del proceso acceda al Diseñador de diagramas de Business Navigator, el cual permite crear los diagramas y modelar los procesos de forma gráfica. Para mantener los diagramas, desde UI y la vista Principal, en Sistema y Diseño, acceda a Business Navigator, Diagramas.

• Crear un nuevo diagrama basado en el objeto de negocio de pedidos; diagrama kw_dgorders.
• Modelar el circuito de aprobación con un par de actividades manuales Verificar el riesgo y Verificar el pedido.
  • La actividad Verificar el riesgo con destinatario el rol de supervisor de ventas.
  • La actividad Verificar el pedido con destinatario el rol de supervisor de almacén.
• A continuación se propone un posible mensaje de ayuda para la primera de las actividades:

Se ha recibido el pedido '[CTL.xorder_number]' del cliente [DESC.xcustomer_id]' con fecha '[CTL.xorder_date]’.  Por favor, [LM.ADR], verifique el riesgo de este cliente para el importe de pedido de '[CTL.xorder_total]'.

Para ejecutar el proceso

Tras el  modelado del diagrama ya se puede activar; lo que significa que a partir de este momento se puede iniciar un proceso. El diagrama se activa desde la página de propiedades del diagrama, activar el indicador Activo, Aceptar y guardar el diagrama.

Al estar activo el diagrama, si un usuario accede al mantenimiento se visualiza en la zona azul, un mensaje de aviso informando al usuario de que hay un diagrama activo vinculado al objeto de negocio de pedidos. El usuario puede consultar el diagrama pulsando el icono de Ver el diagrama de Business Navigator.

Al crear un pedido nuevo o actualizar el pedido y guardar se inicia un nuevo proceso.

Para intervenir en el proceso

Una vez iniciado el proceso vinculado al pedido, si el usuario supervisor de ventas Maria Tomelloso, accede al mantenimiento del pedido número cinco puede ver en la zona azul y diagrama en qué punto del proceso está, pudiendo aceptar o rechazar el pedido según considere oportuno.

Desde UI puede acceder a las herramientas de seguimiento de las tareas personales desde el punto Business Navigator. Puede consultar los siguientes puntos:

• Alertas. Procesos en demora, en los que se ha sobrepasado el tiempo máximo deseable para atender la tarea.
• Tareas pendientes. Procesos en curso en los que es necesaria la atención del usuario.
• Procesos. Procesos que puede iniciar el usuario.

¿Cómo hacemos esto?

• Un primer paso es activar los indicadores generales que se considere oportuno.
• Desde la vista Principal, en Sistema | Administración | Business Navigator | Business Navigator KPI se accede a la Activación de KPI.
  • Activar todos los indicadores de sistema.

¿Qué indicadores miramos?

• Los primeros a mirar son el Tiempo Total y Tiempo Valor Añadido, tiempos en segundos.
  • Indican la duración total del proceso (Lead Time) y el tiempo de valor añadido o tiempo real trabajado, este último coincide con el primero en el que se han descontado los tiempos muertos en que una actividad ha permanecido en pendiente de asignación.
  • Cuanto más próximos sean más eficiente ha sido el proceso.
• ¿Cuántas actividades rechazadas? ¿Cuántas desasignaciones? Son el Contador Global Desasignaciones y Contador Global Rechazos; son contadores.
  • Cuanto menores sean más eficiente ha sido el proceso.
• ¿Hay tiempos límite excedidos? Consultar los indicadores Contador Global Tiempos Límite y Duración Time Límite.
  • Que haya tiempos límite excedidos es mortal para un proceso eficiente.

¿Dónde miramos?

• Evaluar la recolecta de los indicadores:
  • Acceso a la vista Principal, en Sistema | Administración | Business Navigator y carpeta de Business Navigator KPI.
    • Se dispone de la herramienta de consultas extendidas Informe de KPI por meses.
    • El Histórico de KPI, incluye la posibilidad de listar los valores, filtros y borrado del histórico con volcado a fichero.
  • Acceso a la vista Principal, en Sistema | Administración | Business Navigator y Escritorio de Business Navigator.
• Revisar la situación de los procesos completados e incidencias:
  • Acceso a la vista Principal, en Sistema | Administración| Business Navigator, Procesos en curso y Procesos completados.

¿Un objeto de negocio puede tener más de un diagrama asociado?

Aunque sólo puede haber un diagrama activo por cada objeto de negocio es posible utilizar más de un diagrama. Mediante las reglas de negocio se pueden definir condiciones para que en caso de cumplirse en el momento de crear o actualizar un registro es posible iniciar un diagrama u otro.

• En este caso los diagramas ni tan siquiera hace falta que estén activos.
• Se puede indicar el evento; personalizando el diagrama dependiendo de si se trata de una actualización o creación.

¿Cuál es el diagrama más simple que se puede representar?

El diagrama más simple que se puede representar es el que sólo contiene un nodo inicio y un nodo fin, con su conector.

¿Notificaciones?

Trabajando con Business Navigator un usuario puede recibir avisos en diversas circunstancias, por ejemplo en el caso de que una actividad manual no cumplimentada haya excedido su tiempo límite, o bien ante la presencia de una nueva actividad manual en la carpeta de entrada de tareas. Los avisos suelen ser del tipo mensaje Cegid.

Es posible personalizar la notificación para que además del mensaje Cegid se envíe un correo electrónico al usuario.

¿Qué pasos hay que seguir para personalizar el modo de notificación?

• Abra el menú Herramientas y Opciones si está ya conectado.
• Sitúe el cursor en el elemento Notificaciones del árbol de opciones.
• Marque la casilla Usar correo electrónico del grupo Notificaciones para indicar que se desea que las notificaciones se realicen mediante correo electrónico, avisos de nuevas tareas o alertas de tiempos límite.

¿Cómo usar una plantilla HTML?

En caso de notificación por correo electrónico el sistema envía al usuario afectado un correo muy simple. Es posible personalizarlo mediante una plantilla HTML. Simplemente el sistema usa la plantilla como cuerpo de correo incluyendo el mensaje dentro de la etiqueta EMAIL_BODY.

• La plantilla debe tener el nombre ekon_bn_notification_template.html.
• La plantilla debe copiarse en la carpeta $ {sharedcommonworkdir}/nombre_configuración\templates. Hay una plantilla de muestra en $(karat)/conf/samples.
• La plantilla es única por cada configuración.
• Se puede personalizar por idioma, añadiendo el sufijo del idioma, por ejemplo: ekon_bn_notification_template_es.html para el español.

¿Cómo se codifican los idiomas?

Se usa la abreviatura estándar: es para el español, en-gb para el inglés, fr para el francés, de para el alemán, it para el italiano, etc.

¿Consume algún tipo de licencia especial?

Business Navigator consume una licencia de producto EKLM.

¿Cuál es el diagrama más simple que se puede representar?

El diagrama más simple que se puede representar es el que sólo contiene un nodo inicio y un nodo fin, con su conector.

¿Notificaciones?

Trabajando con Business Navigator un usuario puede recibir avisos en diversas circunstancias, por ejemplo en el caso de que una actividad manual no cumplimentada haya excedido su tiempo límite, o bien ante la presencia de una nueva actividad manual en la carpeta de entrada de tareas. Los avisos suelen ser del tipo mensaje Cegid.

Es posible personalizar la notificación para que además del mensaje Cegid se envíe un correo electrónico al usuario.

¿Qué pasos hay que seguir para personalizar el modo de notificación?

• Abra el menú Herramientas y Opciones si está ya conectado.
• Sitúe el cursor en el elemento Notificaciones del árbol de opciones.
• Marque la casilla Usar correo electrónico del grupo Notificaciones para indicar que se desea que las notificaciones se realicen mediante correo electrónico, avisos de nuevas tareas o alertas de tiempos límite.

¿Cómo usar una plantilla HTML?

En caso de notificación por correo electrónico el sistema envía al usuario afectado un correo muy simple. Es posible personalizarlo mediante una plantilla HTML. Simplemente el sistema usa la plantilla como cuerpo de correo incluyendo el mensaje dentro de la etiqueta EMAIL_BODY.

• La plantilla debe tener el nombre ekon_bn_notification_template.html.
• La plantilla debe copiarse en la carpeta $ {sharedcommonworkdir}/nombre_configuración\templates. Hay una plantilla de muestra en $(karat)/conf/samples.
• La plantilla es única por cada configuración.
• Se puede personalizar por idioma, añadiendo el sufijo del idioma, por ejemplo: ekon_bn_notification_template_es.html para el español.

¿Cómo se codifican los idiomas?

Se usa la abreviatura estándar: es para el español, en-gb para el inglés, fr para el francés, de para el alemán, it para el italiano, etc.

¿Consume algún tipo de licencia especial?

Business Navigator consume una licencia de producto EKLM.