Un correcto procesamiento de la retención en la fuente implica un conjunto de configuraciones al nivel de documentos, entidades, límites de exención y cuentas de retención de garantía.

Retenciones en la Fuente

El cálculo de las retenciones está disponible cuando la entidad efectúa retención. Las retenciones pueden ser de tres tipos diferentes:

Retenciones del Estado: Se caracterizan por aplicarse solo a la transacción de determinados bienes o servicios (parametrizados a este efecto), sujetos a retención;
Otras Retenciones: Se aplican sobre el valor neto (total) de una transacción, es decir, todos los artículos influyen en el valor sujeto a retención;
Retenciones de Garantía: Se aplican sobre el valor neto (total) y con plazos de liquidación ampliados (normalmente años), y pueden gestionarse en un estado específico dentro de la gestión de cartera.

Para el cálculo de la retención en la fuente, la empresa debe estar sujeta a retención, si la entidad es de tipo deudor, o si tiene contabilidad organizada, para las entidades de tipo acreedor. Para el cálculo de la retención de tipo garantía, la empresa debe estar parametrizada para este cálculo.

Las retenciones son importes sobre valores de documentos, que no se liquidarán en su totalidad (a través de Cobro o Pago) a la entidad a la que se referían originalmente, y que se pueden transferir a otra entidad.

Existen situaciones en las que se realiza este tipo de cálculo, como, por ejemplo, los importes que se deben entregar al Estado sobre el valor cobrado por servicios prestados – retenciones en la fuente – como concepto de impuesto o un porcentaje del valor de una venta, que no se cobran a la entidad deudora como forma de garantía financiera de un servicio prestado.

La aplicación es compatible con este tipo de prácticas, a través de la funcionalidad de Retenciones. La gestión de las retenciones se garantiza a través del movimiento de efectos a las entidades a las que se debe entregar el valor retenido.

Documentos con líneas negativas

Para que una retención se ejecute correctamente, es necesario configurar la ficha de las entidades con retención. En esta configuración es obligatorio indicar dos documentos:

Efectos a Generar: Documento que se va a usar cuando se crea la retención;
Efecto a Rectificar: Documento que se va a usar cuando se desea rectificar la retención.

Si existen documentos con valores negativos, el documento de la Retención generado, cuando se liquide el documento, no puede ser igual que si tuviera valores positivos. El efecto que se va a crear debe ser el documento que se va a rectificar.

Ejemplo

Configuración de la Entidad:

Con Retención: Verdadero;
Efecto: RG;
Doc. Rectificar Efecto: NCC

Documento Origen	Valor Documento	Doc. Efecto
ADC	1000€	RG
ADC	-1000€	NCC

Configurar límites de exención

Pueden definirse límites en valor para la exención de las retenciones. Esta definición es posible para tipos de entidades Cliente, Proveedor, Otros Terceros y Socios.

Cuando una determinada retención está parametrizada con un determinado límite, esta no se registrará si el valor sujeto de la misma no es superior que el límite definido.

Para configurar límites de exención, deben seguirse los siguientes pasos:

Configurar límites de exención en retenciones

Acceder a Finanzas | General | Recursos | Tablas | Terceros;
Seleccionar la ficha de la entidad deseada;
Editar la entidad;
En la pestaña de strong>Retenciones definir el límite para la retención;
Hacer clic en Guardar.

Configurar límites de exención en retenciones al Estado

Acceder a Finanzas | Pagos y Cobros | Recursos | Tablas | Tipos de Rendimientos;
Seleccionar la ficha de Tipos de Rendimientos;
Editar el tipo de rendimiento asociado a la retención;
Definir el valor del límite de exención;
Hacer clic en Guardar.

En las retenciones al Estado, los límites solo se pueden definir en los Tipos de Rendimiento. En las demás retenciones, el límite debe definirse en la tabla de retenciones de cada una de las entidades.

El valor de los límites para las retenciones siempre se define en la moneda base de la empresa.

Configurar documentos

Para configurar los documentos de compras y ventas, para que realicen retención, deben seguirse los siguientes pasos:

Acceder a la opción Documentos en las tablas de Ventas o Compras;
Crear o editar un documento;
Activar la opción Enlace a la Gestión de Cartera;
Activar la opciones Sujeto a Retención de Garantía y Liquida Retención de Garantía en la Introducción. El ejercicio debe estar configurado a este efecto;
Seleccionar el documento que se generará en la liquidación;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Cuando el sistema se encuentra correctamente configurado, al guardar un documento que se encuentre integrado en la gestión de cartera, el sistema calcula las retenciones que se aplicarán al documento y muestra la ventana de Resumen de las Retenciones. En esta ventana, las retenciones se agrupan por entidad, tipo y porcentaje.

Nota: Podrá modificar el valor de la retención, el porcentaje, la incidencia y la entidad.

Cuando no se aplica la retención, podrá desactivar su aplicación a través de la columna "Sel" (que permite deshacer la selección que, por defecto, está siempre seleccionada).

En los casos en los que el documento se ha configurado para autoliquidar la retención, podrá indicar si desea Imprimir documentos de liquidación.

Configurar entidades

Se pueden configurar las entidades para efectuar gestión de retenciones, así como configurar las entidades Clientes y Otros Terceros para efectuar gestión de retenciones en el ámbito del Régimen Especial de las Micro y Pequeñas Empresas. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

Configurar entidades

Acceder a Finanzas | General | Recursos | Tablas | Terceros;
Seleccionar la opción Clientes, Proveedores u Otros Acreedores;
Crear o editar una entidad;
En la pestaña Retenciones activar la opción Efectúa Retenciones;
En la tabla de retenciones, indicar el Tipo de Retenciones de Garantía;
Indicar el Tipo de Entidad, que puede ser la propia entidad u otro tercero con la misma naturaleza;
Indicar la Entidad (cuando no sea la propia);
Indicar el tipo de documento que se va a generar como pendiente de retención (el documento debe estar parametrizado para registrarse en la cuenta/estado definidos para retención de la garantía);
Indicar el Valor de Retención (si se trata de un valor porcentual, activar la opción en la columna disponible a este efecto);
Indicar el Tipo de Plazo.
Nota: Esta parametrización se reflejará en la fecha de vencimiento del efecto de retención creado. Para los plazos de tipo Días/Meses/Años, hay que indicar un dato adicional que indique el múltiplo de la parte de tiempo que se debe añadir en la fecha de vencimiento del efecto de retención;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Configurar entidades en el ámbito del REMPE

Acceder a Finanzas | General | Recursos | Tablas | Terceros;
Seleccionar la opción Clientes u Otros Terceros;
Crear o editar una entidad Clientes;
En la pestaña Retenciones activar la opción Efectúa Retenciones;
En la tabla de retenciones, indicar el Tipo de retención de Otra;
Indicar el tipo de entidad: Estado/Entidad Pública;
Indicar la Entidad (cuando no sea la propia);
Indicar el tipo de documento que se va a generar como pendiente de retención (el documento debe estar parametrizado para registrarse en la cuenta/estado);
Indicar el Valor Porcentual y activar la opción en la columna disponible a este efecto;
Indicar el Tipo de Plazo;
Nota: Esta parametrización se reflejará en la fecha de vencimiento del efecto de retención creado. Para los plazos de tipo Días/Meses/Años, hay que indicar un dato adicional que, a su vez, indique el múltiplo de la parte de tiempo que se debe añadir en la fecha de vencimiento del efecto de retención;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Configurar retenciones al Estado

Para configurar las retenciones al Estado deben seguirse los siguientes pasos:

Configurar el ejercicio para la gestión de retenciones al Estado (acreedor o deudor);
Configurar los documentos para gestión de retenciones;
Configurar las entidades para gestión de retenciones. Las configuraciones de la entidad son diferentes según se trate de un acreedor o de un deudor;
Acceder a Tablas | General | Otras Tablas | Artículos;
Seleccionar la opción Artículos;
Crear o editar un artículo;
Activar la opción Sujeto a Retención;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Configurar cuentas para retenciones de garantía

Para configurar una cuenta para la gestión de retenciones de garantía deben seguirse los siguientes pasos:

Acceder a Finanzas | Pagos y Cobros | Recursos | Tablas;
Seleccionar la opción Tipos de Cuenta;
Crear o editar una cuenta;
Seleccionar el tipo de entidad;
Crear un estado, en Estados Posibles, relacionado con las retenciones de garantía y activar la opción garantía;
Activar la opción Garantía;
Por fin, hacer clic en Guardar.

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