¿Cómo efectuar liquidación de costes?

Liquidación de Costes

El concepto Liquidación de Costes del módulo de Controlling, normalmente conocido como Apropiación de Costes, permite transportar los costes para obtener un análisis más eficiente.

Por ejemplo: empresa de logística de transportes que desee saber sus costes reales por mercado de operación (C1 – Nacional y C2 – Internacional).

A lo largo de un periodo se van contabilizando los costes: combustible, coste con los chóferes, mantenimiento de los vehículos, etc. Al final del periodo, estos costes deben transportarse al mercado de operación correspondiente (en este caso, Centro de Coste C1 o C2).

Así, pueden analizarse los costes reales de cada Centro de Coste, concepto también se usa mucho en la Construcción Civil para controlar la apropiación, el prorrateo y la realización de los costes de las obras.

Con esta herramienta pueden calcularse liquidaciones al final del periodo o al final del ciclo de vida del pedido, según el tipo de pedido y su función en la empresa.

Pueden calcularse liquidaciones para diferentes tipos de destino: Centros de Coste, Funciones, Proyectos EDT y/o Bienes de Inmovilizado, así como definir si los costes se liquidan para un plan destino o, como alternativa, se deben transportar por diversos planes destino (hay que definir estas opciones en la tabla "Normas de Liquidación").

Liquidar Costes

La transferencia de costes (documento de tipo Transferencia de Costes) se registra en Finanzas | Control Financiero | Registro de Controlling y el transporte de costes, según lo definido en la Norma de Liquidación correspondiente del elemento seleccionado, se registra en Finanzas | Control Financiero | Liquidación de Costes.

Por ello, antes de liquidar los costes, hay que garantizar que la norma de liquidación para el elemento seleccionado está definida en Finanzas | Control Financiero | Recursos | Tablas | Normas de Liquidación.

En esta tabla se define el plan de centro de coste/funcional/proyecto y el elemento de origen correspondiente, así como la forma de transportar los costes de ese elemento.

Para liquidar costes deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Control Financiero | Liquidación de Costes;
2. Definir el Movimiento y el Ejercicio en los que se han registrado los datos de origen;
3. Indicar la fecha del documento contable que se va a registrar (por defecto, el sistema sugiere la fecha actual);
4. Seleccionar el tipo de liquidación que se desea realizar:
   - Liquidación para Contabilidad: distribución del coste por centros de coste, funciones o proyectos/EDT;
   - Liquidación para el Inmovilizado: transporta el coste a un activo. En este caso, el documento contable seleccionado debe tener un tipo de documento de inmovilizado definido y la Cuenta inmovilizado debe integrar con Inmovilizado;
5. Identificar el diario y el documento que se va a registrar en Contabilidad para contabilizar la liquidación de costes;
   Nota: Opcionalmente introducir el número del documento externo asociado. Por ejemplo, en el escenario en el que se desea transportar el coste de un activo;
6. Indicar el periodo del movimiento de la liquidación en Contabilidad;
7. Si se trata del tipo de liquidación Liquidación para Bien Activo, hay que indicar el tipo de IVA del bien y la entidad proveedora correspondiente;
8. En la pestaña Restricciones, editar los filtros necesarios:
   -Periodo Inicial: periodo de inicio del movimiento de origen (por defecto es igual que el mes anterior;
   -Periodo Final: periodo de fin del movimiento de origen (por defecto es igual que el mes anterior);
   -Plan Origen: plan registrado originalmente;
   -Movimiento(s): tipo de movimiento de origen;
   -Cuenta(s): cuentas usadas en el movimiento de origen;
   -Centro(s): centro de coste de origen;
   -Función(ones): funciones de origen;
   -Documento(s): documento contable;
   -Clase(s) de Cuentas: clases de cuentas del plan de cuentas;
   -Proyecto(s);
   -Elemento(s) EDT: elementos del plan de ejecución de proyectos;
9. Por fin, hacer clic en Actualizar. Se muestran los movimientos, según los valores definidos en el paso anterior en la tabla de resultados. Cuando la naturaleza del movimiento es Acreedor, muestra un valor negativo (campo Valor de la tabla);
10. En la pestaña Resultados, activar solo las líneas que se desean liquidar. Por defecto, el sistema activa los elementos que tengan una Norma de Liquidación asociada; Opcionalmente, podrá modificar los valores sugeridos:
    -Plan/Elemento – plan (indisponible si se trata de una liquidación para bien activo) y el elemento destino de la distribución de los costes;
    -Cuenta Compensación – cuenta usada para registrar el movimiento del documento de liquidación;
    -Cuenta Inmovilizado – cuenta usada para registrar el movimiento del tipo de liquidación Liquidación para Bien Activo;
11. Como el cálculo puede tardar, existe la opción Validar que permite comprobar posibles problemas en la ejecución de la operación antes de calcularla (opcional);
12. Por fin, hacer clic en Calcular.

Después de esta operación se efectúan movimientos en Contabilidad según la distribución definida en la Norma de Liquidación del elemento seleccionado.

Para visualizar estos movimientos, editar la liquidación efectuada (por ej., con F4 en el campo Liquidación) y hacer clic con el ratón en N.º Diario. Para eliminar un documento de liquidación, editar el documento y seleccionar la opción Anular. Si se desea imprimir el documento, hay que seleccionar la opción Imprimir.

En la integración con Equipamientos y Activos, se mantiene la naturaleza original:

• El movimiento deudor de un activo es equivalente a una adquisición positiva;
• El movimiento acreedor de un activo es equivalente a una adquisición negativa.

Normas de Liquidación

Esta tabla presenta el encabezado de las reglas de liquidación de costes relacionados con los registros de Finanzas | Control Financiero | Recursos | Tablas | Normas de Liquidación.

Los datos de origen y de destino (tabla) se guardan en la tabla "LinhasNormasLiquidacao".

Origen

La lista de normas no puede incluir intervalos superpuestos para el mismo tipo de movimiento y el mismo grupo, y no se pueden tener diversas normas para el mismo elemento.

Destino

Cuando el Plano Destino es igual a Bien Inmovilizado, el elemento seleccionado debe tener un tipo de inversión del género bien en curso (por ejemplo: Inmovilizado en Curso Tangible) y la Cuenta Inmovilizado debe estar configurada para la gestión de inmovilizado.