Flujos de compras
El flujo de compras empieza con una solicitud de requisición interna, un proyecto de necesidades o una solicitud de precio. Independientemente del método seleccionado, es necesario gestionar todos los documentos y procesos asociados, por ejemplo, la gestión de stock, la creación de documentos de compra, venta o devolución.
Inicio de la Compra
El flujo de compras empieza a través de diversos procesos, por ejemplo:
- Solicitudes interdepartamentales;
- Consulta de precios al mercado;
- Proyección de Necesidades;
Para adecuar estos procesos a las necesidades de las organizaciones, cada escenario de utilización será explicado en el ERP. Estos procesos son escalables y ajustados de acuerdo con las necesidades del negocio, o sea, se puede aumentar o reducir la complexidad hasta el nivel de registro de factura de compra.
Solicitudes interdepartamentales
Las solicitudes de los diversos departamentos son realizadas a través del registro de una Solicitud Interna que deben ser remetidas al grupo funcional para aprobación.
Después de aprobación, las solicitudes son tratadas en la pantalla de Procesamiento de Solicitudes, donde se puede convertir la solicitud en un documento de transferencia. En el caso de que exista stock en otras ubicaciones (disponible en la opción Consulta stock en los diversos almacenes), será convertida en un documento interno para efectuar una salida de stock o solicitud de precio al proveedor.
Para analizar la información, podrá consultar el informe de Exploración de Internos (Compras – General – Explorador de Internos).
Consulta de precios al mercado
Si no existe stock en almacén para satisfacer las solicitudes interdepartamentales, es necesario realizar una consulta de precios al proveedor.
En la pantalla de Procesamiento de Solicitudes, cuando es necesario comprar al exterior, está disponible la opción consulta de Proveedores para Oferta. A partir de esta pantalla, podrá crear las solicitudes de oferta (documento de compra) o la solicitud de precio (documentos internos). Los dos documentos necesitan consultar una entidad externa para permitir enviar precios referentes al material indicado en los documentos.
Las respuestas de las entidades a estas solicitudes son registradas en ofertas (documento de compra) y, posteriormente, son analizadas a través de la funcionalidad Análisis de Precios.
El análisis de precios es utilizado como instrumento de apoyo à toma de decisiones relativa a las ofertas enviadas en respuesta a las solicitudes de precios. A través de esta opción, es posible aprobar o rechazar las ofertas enviadas, así como crear el Pedido al Proveedor.
Para analizar la información, podrá consultar el informe de Exploración de Compras (Compras – Exploración –Compras - Explorador de Compras).
Proyección de necesidades
La proyección de necesidades permite demonstrar las necesidades de compra con base en los niveles de stock actuales (globales o por almacén) y los pedidos de cliente.
Esta funcionalidad permite asociar los pedidos de cliente a pedidos al proveedor, asegura el seguimiento de las compras para satisfacer pedidos de clientes y, adicionalmente, retener inmediatamente el stock de modo a que quede automáticamente reservado en el momento de recepción en el almacén.
En ambientes en que el volumen de información es muy elevado o donde existen más que un comprador activo, esta funcionalidad permite crear listas de trabajo. La lista de trabajo permite una reserva de artículos que no permite que otro usuario, excepto el administrador, pueda seleccionar los artículos.
A través del Gestor de Reservas, se puede gestionar el sistema de reserva de stock, así como crear o editar las reservas efectuadas con origen en las disponibilidades actuales del inventario en un Pedido al Proveedor previsto o en una Orden de Fabricación confirmada. Esta pantalla también permite liberar las reservas existentes y redireccionar este stock para otros destinos.
Para saber más sobre la consulta del stock previsto, se sugiere leer el artículo "Consulta de Inventario" .
Recepciones de stock
La funcionalidad Monitor de Recepciones permite gestionar todas las entradas en almacén, originadas por los Pedidos al Proveedor, Transferencias o Devoluciones de Clientes. En esta etapa del proceso, se realiza el movimiento de stock.
A través de este monitor, se puede visualizar el detalle del documento a recibir. En el procesamiento se indica el documento a generar (Compra – Albarán de Entrada, Transferencia – TRA o Venta –Devolución), la cantidad recibida, la cantidad pendiente y la cantidad rechazada (permanece en abierto).
El extracto del artículo (movimiento y costes) permite realizar un análisis de los movimientos, así como los que afectan el coste.
Para saber más sobre los movimientos de stock, se sugiere consultar el artículo "Consulta de Inventario".
Factura de proveedor
El documento Factura del Proveedor (VFA) será creado a través de la transformación del documento de entrada en stock (Albarán de Entrada). La factura es el documento financiero que integra con la gestión de cartera y con la contabilidad.
Si existe algún cambio en los valores entre lo valorizado en el albarán y en la factura correspondiente, estos deberán ser rectificados en la factura. Esta información podrá ser analizada en el extracto de artículo de coste a través de la observación de las diferencias. El documento introducido en el sistema deberá ser una copia del documento del proveedor y, por eso, no debe ser modificado.
Devolución de mercancía
Si el proceso de recepción de materiales detectar anomalías que originen devoluciones al proveedor, estas deben ser registradas en el sistema con un documento del tipo Stock, a recibir y llamado de Solicitud de Devolución. El documento de Solicitud de Devolución es creado por copia de líneas del documento Albarán de Entrada asegurando así la trazabilidad.
La solicitud de devolución estará disponible en el monitor de expedición. Después de procesado, será convertido en el documento de Devolución a Proveedor y, en este momento, la mercancía sale del almacén.
El documento financiero Abono es creado por copia de líneas del documento de facturas.
Las devoluciones siempre son efectuadas con base en el valor del coste medio a la fecha data que puede ser consultado en el extracto del artículo (movimiento y costes), permitiendo el análisis de los movimientos, así como su imputación al coste.
Factura o Abono de Gastos
Frecuentemente, después de realizar una compra, se reciben otros documentos relacionados, estos gastos (gastos de transporte, costes aduaneros) o descuentos (valores de descuento por compra en cantidad) y con impacto en los precios de coste medio del artículo.
Al recibir estos documentos es necesario distribuir los valores recibidos para realizar la imputación de acuerdo con las condiciones necesarias.
Movimientos contables
Siempre que existen movimientos de stock, ocurre un movimiento contable con emisión del Albarán de Transporte, Factura y Abono.
Para saber más informaciones sobre la realización de la contabilización, se sugiere consultar el artículo: "Contabilización del inventario permanente".