A Assinatura Eletrónica é uma funcionalidade importante, porque cada vez mais se estão a trocar os documentos em papel pelos documentos digitais, para as transações do dia-a-dia.

Introdução

Com esta funcionalidade, pretende-se estender o leque de possibilidades do ERP no que concerne à transação de faturas eletrónicas. Em termos legais, uma fatura com assinatura eletrónica tem rigorosamente o mesmo valor que a fatura em papel, desde que contenha obviamente as menções obrigatórias para qualquer fatura, e desde que satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

O ERP eticadata suporta a assinatura de documentos com recurso a Certificados Digitais Avançados ou Certificados Digitais Qualificados.

Para a aposição da assinatura eletrónica, pode ser usado um Certificado Digital Avançado. Esse certificado tem de ser obtido pelo cliente junto de uma entidade certificada, credenciada pela Autoridade Nacional de Segurança (ex.: www.digitalsign.pt).

Também se pode usar um Certificado Digital Qualificado. Para isso, é necessário subscrever um serviço, junto de uma entidade certificada, credenciada pela Autoridade Nacional de Segurança (ex.: www.digitalsign.pt).

A assinatura eletrónica está disponível para os seguintes movimentos:

Vendas.
Compras.
Liquidações.
Encomendas/Orçamentos.

Configurações

Ficha da Empresa

Na ficha de empresa, no menu lateral no grupo Gestão Comercial, selecionar a opção "Documento Eletrónico".

Selecionar a parametrização "Assinatura Eletrónica".

Certificado Digital Qualificado

O ERP eticadata está integrado com a plataforma da DigitalSign. Antes da configuração do seu ERP, deverá configurar nessa plataforma um autorizador, tomando nota da sua identificação e do seu segredo. Essa informação pode ser consultada a qualquer momento.

De notar que os autorizadores têm um tempo de vida após o qual deixam de ser válidos, pelo que deverá implementar um processo regular de registo de um novo autorizador na plataforma da DigitalSign e da respetiva atualização de configurações no seu ERP eticadata.

Para usar este tipo de certificados, é necessário preencher os seguintes campos:

Identificação do Autorizador - Registar a identificação do seu autorizador.
Segredo do Autorizador - Preencher com o segredo do autorizador - tipicamente, uma sequência de 16 letras maiúsculas.
Obter Token - Ao clicar neste botão, será estabelecida a ligação entre o seu ERP e a plataforma da DigitalSign, após a introdução das suas credenciais nessa plataforma. A existencia da ligação será indicada abaixo do botão com o texto 'Token Válido' se tudo estiver correto, ou 'Token inválido/inexistente', caso ainda não tenha sido estabelecida a ligação ou haja algum problema com a mesma.

Certificado Digital Qualificado

Para usar este tipo de certificados, é necessário preencher os seguintes campos:

Assinatura Digital - Selecionar o certificado digital (ficheiro com extensão PFX fornecido pela entidade certificada ao cliente).
Password - Preencher com a password do certificado digital (chave fornecida em conjunto com o certificado digital).

Anexos

Sempre que é criado um documento com assinatura eletrónica, este é automaticamente adicionado aos anexos digitais. Por isso, no grupo "Anexo Doc. Eletrónico", é necessário preencher os seguintes campos:

Anexo - Anexo a que ficam associados os documentos eletrónicos nos anexos digitais. Na configuração do anexo, quanto à forma como o ficheiro é guardado, este tem de ser do tipo Base de Dados ou Site. Recomendamos que seja do tipo Base de dados, para garantir o backup dos ficheiros.
Situação quando emitido Original - Situação de anexo a que ficam associados os documentos eletrónicos nos anexos digitais, na primeira emissão do documento.
Situação quando emitida 2ª Via - Situação de anexo a que ficam associados os documentos eletrónicos nos anexos digitais, após a primeira emissão do documento.

Tipos de Documentos

Separador Movimento

Nos tipos de documentos de Vendas, Compras, Liquidações e Encomendas/Orçamentos, é necessário selecionar a opção "Documento com Assinatura Eletrónica".

Não é possível selecionar a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" se o tipo de documento já possuir movimentos.
- Tipos de documentos de vendas
  
  Não é possível selecionar a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" se:
  - A opção "Disponível no Front Office" estiver ativa.
  - A opção "Documento Eletrónico" estiver ativa.
  - A opção "Autofaturação" estiver ativa.

Tipos de documentos de Compras

Não é possível selecionar a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" se:
- A opção "Documento Eletrónico" estiver ativa.
- A opção "Autofaturação" estiver ativa.

Tipos de documentos de Encomendas/Orçamentos

Não é possível selecionar a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" se:
- A opção "Documento Eletrónico" estiver ativa.

Separador Emissão

Quando a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" está ativa, não é possível:
- Preencher a grelha de "Ficheiros alternativos".
- Escolher um ficheiro CFDOC como ficheiro associado (só é possível utilizar reports do tipo .rpt ou .rdl).

Separador Email

Quando a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" está ativa, o utilizador pode configurar o envio do documento com assinatura eletrónica através de email no momento em que estiver a gravar o movimento.

Para tal, é necessário ativar as opções:
- Enviar email
- Gravar
E preencher a opção:
- Situação do anexo quando enviado por email - Situação do anexo a que ficam associados os documentos eletrónicos nos "Anexos Digitais", quando o documento eletrónico é enviado por email.
Nota:
O valor da "Situação do anexo quando enviado por email" sobrepõe-se aos valores das configurações "Situação quando emitido Original" e "Situação quando emitida 2ª Via".

Entidade

Na ficha de cliente, fornecedor, outro devedor e outro credor, é necessário parametrizar as entidades que optam por receber/emitir documentos com assinatura eletrónica.

Separador Outros Dados
- Ativar a opção "Recebe/Emite Documento Eletrónico (assinado digitalmente)".

Movimentos

Nas janelas de Introdução de Vendas, Compras, Liquidações e Encomendas/Orçamentos, os botões "Imprimir" e "Pré-visualizar" ficam indisponíveis quando utilizados documentos configurados com a opção "Documento com Assinatura Eletrónica", ficando disponível o botão "Emitir Documento Eletrónico".

Nas janelas de introdução anteriormente identificadas, se utilizado um tipo de documento configurado com a opção "Documento com Assinatura Eletrónica", só é possível utilizar entidades configuradas com a opção "Recebe/Emite Documento Eletrónico (assinado digitalmente)".

Para assinar eletronicamente um documento, deve clicar sobre o botão "Emitir Documento Eletrónico" e obter o seguinte comportamento:
- Na primeira emissão, o documento é gerado, assinado e depois apresentado na janela de pré-visualização. Esta visualização não se trata do documento final assinado, mas sim de um "protótipo" do documento final.

Após a primeira emissão, é sempre colocada a seguinte questão ao utilizador: "Podem existir alterações em relação ao último documento eletrónico emitido. Deseja prosseguir?"
- Se o utilizador somente responder "Sim", é apresentado na janela de pré-visualização o último documento gerado com assinatura eletrónica.
- Se o utilizador responder "Sim" e selecionar também a opção "Prosseguir com emissão de novo documento eletrónico", é gerado um novo documento (2.ª via). Este é assinado e depois apresentado na janela de pré-visualização.

Quando o tipo de documento estiver configurado com a opção "Documento com Assinatura Eletrónica" e com a opção "Enviar email" ao "Gravar", deve obter o seguinte comportamento:

Na primeira emissão, o documento é gerado e depois é enviado em anexo aos destinatários.
Após a primeira emissão, é sempre colocada a seguinte questão ao utilizador: "Podem existir alterações em relação ao último documento eletrónico emitido. Deseja prosseguir?"
- Se o utilizador responder "Sim", é enviado em anexo por email o último documento gerado com assinatura eletrónica.
- Se o utilizador responder "Sim" e também selecionar a opção "Prosseguir com emissão de novo documento eletrónico", é gerado um novo documento (2.ª via), assinado e depois enviado em anexo aos destinatários.

O utilizador pode consultar todos os documentos emitidos com assinatura eletrónica através dos Anexos Digitais.

Guardar ou partilhar este artigo

Esta página foi útil?

Obrigado pelo seu voto.