Este documento tem por objetivo descrever as funcionalidades implementadas na Gestão Comercial Platinum para dar suporte a uma solução de intercâmbio de documentos e documentos eletrónicos.

Configurações

Neste capítulo serão descritas as configurações necessárias para permitir o envio e receção de documentos.

Empresa – Administrador

Além do código EAN, deverão ser preenchidos os campos da pasta Gestão Comercial – Documento Eletrónico:
A aplicação de Integração deverá ser o caminho de um qualquer executável que se pretenda executar após geração do ficheiro ou antes do carregamento de ficheiros a importar e respetivos parâmetros de Exportação e Importação.
As diretorias de importação e exportação são as diretorias de e para onde serão carregados e gerados os ficheiros eletrónicos.

Tipos de Documentos de Encomendas

Nos tipos de documentos de encomenda, é necessário configurar o tipo de documento que permitirá importar ficheiros de clientes, bem como o tipo de documento que poderá ser exportado para fornecedores.
Para os tipos de encomendas pretendidos, deverá ser ativado o campo Documento Eletrónico. No caso de encomendas a fornecedores, poderá ainda ser definido se o documento será exportado na gravação do documento [1] .

Tipos de Documentos de Venda

Nos tipos de documentos de venda, é necessário configurar os tipos de documento a exportar. Deverá ser criado um tipo de documento eletrónico distinto do documento não eletrónico.
Para cada tipo de documento que se pretenda exportar (fatura, nota de débito, nota de crédito e guia de remessa), é necessário indicar:

Documento Eletrónico: Indica que o documento será exportado.
Tipo Documento Eletrónico: Indica o tipo de documento a gerar.
Envio Imediato ao Gravar: Indica que o documento será exportado imediatamente após a sua gravação.

Tipos de Documentos de Compra

Nos tipos de documentos de compra, é necessário configurar os tipos de documento a importar. Deverá ser criado um tipo de documento eletrónico distinto do documento não eletrónico.
Para cada tipo de documento que se pretenda importar (fatura, nota de débito, nota de crédito e guia de remessa), é necessário indicar:

Documento Eletrónico: Indica que o documento será importado.
Tipo Documento Eletrónico: Indica o tipo de documento a gerar.

Clientes

Para os clientes que quer que recebam documentos eletrónicos, deverão ser configurados os seguintes campos:

Ligação Documento Eletrónico: Indica que o cliente irá receber documentos eletrónicos.
Código EAN: Código EAN do cliente.
Parceiro: Código do parceiro (tal como configurado no AzConnect).
Formato Ficheiro de Venda: Formato de ficheiro de venda a exportar, TXT ou UBL.
Template: Ficheiro .XSLT. Se estiver vazio, assume o base.
Recalcula preços ao importar encomenda: Indica que serão carregados para as encomendas importadas os valores constantes no ficheiro, ou que serão recalculados conforme os critérios definidos na Gestão Comercial.
Enviar resposta à encomenda Cross-Docking: Indica que, aquando da importação de uma encomenda, será enviada, para o cliente, uma resposta à encomenda importada, com as possíveis alterações feitas e os respetivos motivos.
Usa encomenda Cross-Docking: Indica que o cliente usa, além das encomendas normais, o formato cross-docking, que indica o detalhe por direção.
Usa direção alternativa como comprador: Indica que, na exportação de ficheiros eletrónicos, a direção alternativa é usada como entidade compradora, mantendo o cliente como entidade faturada.
Usa condição de pagamento por defeito: Indica que, aquando da importação de encomendas eletrónicas, a condição de pagamento é a que vem referida no ficheiro ou a que está definida por defeito para o cliente.
Aceita linhas de texto: Indica que a aplicação do cliente aceita linhas de texto e se estas devem ou não ser enviadas nos documentos eletrónicos.
Aceita linhas de acerto e de diversos: Indica que a aplicação do cliente aceita linhas de acerto e de diversos e se estas devem ou não ser enviadas nos documentos eletrónicos.
Envio do desconto valor em percentagem: Indica que, na exportação de vendas, o desconto valor é exportado em percentagem.
É possivel definir informação relativa a estados de envio EDI específicos do cliente. Esta informação é apresentada numa Grelha de Estados.

Fornecedores

Para os fornecedores dos quais pretende receber documentos eletrónicos, deverão ser configurados os seguintes campos:

Ligação Documento Eletrónico: Indica que iremos receber documentos eletrónicos do fornecedor.
Código EAN: Código EAN do fornecedor.
Parceiro: Código do parceiro (tal como configurado no AzConnect).
Usa direção alternativa como comprador: Indica que a direção alternativa é usada como entidade vendedora.
Aceita linhas de texto: Indica que a aplicação do fornecedor aceita linhas de texto e se estas devem ou não ser enviadas nos documentos eletrónicos.
Aceita linhas de acerto e de diversos: Indica que a aplicação do fornecedor aceita linhas de acerto e de diversos e se estas devem ou não ser enviadas nos documentos eletrónicos.
Envio do desconto valor em percentagem: Indica que, na exportação de encomendas de fornecedores, o desconto valor é exportado em percentagem.
É possivel definir informação relativa a estados de envio EDI específicos do fornecedor. Esta informação é apresentada numa Grelha de Estados.

Direções Alternativas

Para as entidades com as quais pretende trocar documentos eletrónicos, deverão ser configurados os seguintes campos nas direções alternativas:

Ligação com EDI: Indica que o endereço será utilizado em documentos eletrónicos.
Código EAN: Código EAN do local.

Utilização

Neste capítulo, serão descritas as funcionalidades que podem ser usadas no dia a dia, relacionadas com os documentos eletrónicos.

Encomendas

Nos documentos de encomendas cujo tipo esteja assinalado como Documento Eletrónico, aparece um novo campo abaixo do quadro Stock, no separador “Inf.”, que contém o nome do ficheiro de onde foram importados os dados do documento, no caso de encomendas de clientes, ou, no caso de encomendas a fornecedores, o seu estado e a data de passagem para o referido estado.
Nas encomendas de clientes, quando a janela estiver posicionada num novo documento, antes de qualquer alteração, é possível usar o botão “Importar encomendas eletrónicas” para abrir a janela de seleção de ficheiros.
Nesta janela, são apresentados todos os ficheiros que se encontram nas subdiretorias abaixo da diretoria de importação de dados (conforme foi configurado no administrador). Deverá selecionar o ficheiro pretendido e clicar no botão confirmar.
Caso não encontre o ficheiro pretendido, poderá clicar no botão Obter Ficheiros, que invocará o executável definido na edição de empresa, sendo de seguida refrescada a grelha com os ficheiros que tenham sido obtidos da sua “mailbox”.
Os ficheiros apresentados poderão ser encomendas que correspondem a documentos novos ou a alteração de uma encomenda anteriormente importada.

Alteração à Encomenda

A alteração à encomenda é um documento em tudo idêntico à encomenda. A grande diferença, em relação à encomenda, está no facto de a alteração não criar um novo documento, mas sim alterar um documento existente.
Estas alterações só poderão ser efetuadas mediante determinadas condições. Só poderão ser alteradas encomendas que:

Possuam uma versão imediatamente anterior à versão da alteração atual. Caso contrário, terão que ser importadas as versões intermédias.
Não tenham sido parcial ou totalmente integradas.
Não estejam anuladas.
Não possuam reservas de outras encomendas.
Não tenham sofrido alterações, relativamente ao documento que lhe deu origem, quanto ao número de linhas (inseridas ou removidas), bem como ao código do artigo das linhas.
Pertençam à Secção e Exercício ativos.
Possuam um número de requisição (que corresponde ao número do documento do cliente) replicado.

Resposta à Encomenda

Ao importar um ficheiro, poderá editar a sua informação, podendo alterar a quantidade e o preço pedidos. Isto é feito na janela "Resposta à Encomenda".
Esta janela permite editar a quantidade e/ou o preço das linhas das encomendas a importar.
Ao confirmar, o documento será importado com os valores introduzidos e automaticamente gravado, sendo a janela de Introdução de Encomendas posicionada num novo documento.
A resposta à encomenda é automaticamente gerada e enviada para o cliente, mediante o definido na ficha de cliente. Caso seja feita alguma alteração, é obrigatória a introdução de um motivo de alteração. Caso a quantidade seja zero, considera-se a linha como rejeitada.
Caso clique no botão Rejeitar Encomenda, esta é importada com o status anulado e é enviada a mensagem de rejeição total de encomenda.

Vendas

Na janela de Introdução de Vendas, apenas é visível o campo de estado do documento.
Conforme a parametrização do tipo de documento, após a gravação, o documento poderá ser exportado automaticamente, aparecendo neste caso, a janela de progresso do AzConnect.

Vendas – Importação (Notas de Crédito)

No caso das notas de crédito, ficará disponível o botão “Importação de documento eletrónico”, cuja funcionalidade é semelhante à importação de encomendas, mas não é apresentada a janela de Resposta à Encomenda.

Compras

Na janela de Introdução de Compras, à imagem do que acontecia nas encomendas de clientes, é visível o campo "Emitir Documento Eletrónico", onde é guardado o nome do ficheiro que deu origem ao documento.
No caso do documento ainda não ter sido editado, ficará disponível o botão “Importação de documento eletrónico”, cuja funcionalidade é semelhante à importação de encomendas, mas não é apresentada a janela de Resposta à Encomenda.

Verificação de Documentos Eletrónicos

Para verificar o estado dos documentos a exportar, está disponível no menu Utilitários a opção Verificação de Documentos Eletrónicos.
Nesta janela é possível consultar os documentos exportados/a exportar e iniciar a exportação dos que ainda não foram enviados através do botão Enviar documentos eletrónicos.
Para documentos já exportados, é possivel poceder ao seu reenvio, através do botão direito do rato sobre o registo da grelha pretendido e da seleção da opção Reenviar Documento.
Ainda é possível, quando definida a diretoria de estados na edição de empresa, atualizar o estado dos documentos através do botão Atualizar estados.

O duplo clique numa das linhas permitirá a navegação para o documento.

O clique no link da coluna estado numa das linhas permitirá visualizar os vários estados pelos quais o documento passou e as respetivas datas, bem como, em caso de erro, o detalhe do erro.

[1] - Caso não seja exportado imediatamente, poderá ser exportado através da janela Verificação de Documentos Eletrónicos

Informação adicional:

Para mais informações sobre a Configuração de documentos eletrónicos, veja o vídeo / tutorial Fatura Eletrónica/EDI.

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