Anonimização
O processo de anonimização apresenta-se sob a forma de assistente e permite anonimizar, no ERP, os dados pessoais e sensíveis de qualquer indivíduo, indicando para tal apenas um ou vários números de identificação pessoal (NIF, BI/CC, Passaporte, etc.) ou o código de entidade no ERP (cliente, vendedor, funcionário, etc.).
Pode optar por anonimização por entidade ou anonimização global da base de dados.
Critérios de anonimização
Quando se trata de anonimização por entidade, a informação a anonimizar deve seguir algumas regras, uma vez que alguma da informação apenas pode ser anonimizada se respeitar determinados prazos legais/fiscais em vigor. Deste modo, é configurável (Ficha da empresa/geral/diversos) o número de anos que a informação legal e/ou fiscalmente relevantes deve ser retida (4-20 anos).
Anonimização parcial da informação de uma entidade
No caso de a entidade a anonimizar não cumprir os prazos mínimos de retenção da informação legal e/ou fiscalmente relevante, o utilizador tem a possibilidade de anonimizar a restante informação pessoal e sensível.
O assistente de anonimização é constituído por três passos:
- 1º Passo - Âmbito da anonimização
- 2º Passo - Apresentação do resultado da procura e escolha do titular a anonimizar
- 3º Passo - Resultado da anonimização
1º Passo – Âmbito da anonimização
| Toda a base de dados | |
| Diretoria (backup) | Se pretender anonimizar toda a base de dados, deverá indicar a pasta para efetuar a cópia de segurança. Por defeito, é sugerida a pasta usada na realização da última cópia de segurança da empresa. O processo de anonimização de toda a base de dados, por motivos de segurança, não anonimiza diretamente a base aberta. É efetuado um backup e reposta essa cópia para outra empresa, onde será efetuada a ação de anonimização. |
| Por dado sensível/ Tipo Entidade | Se optar por anonimização de uma entidade, deverá estabelecer um dos dois filtros de procura. Quer a pesquisa seja efetuada por dado sensível ou por entidade, é obrigatória a inserção de um elemento de procura. |
2º Passo – Apresentação do resultado da procura e escolha do titular a anonimizar
Neste passo, podem ser apresentadas várias entidades, como resultado do elemento de procura. Por exemplo, como cliente e, simultaneamente, como funcionário.
Antes de passar ao passo 3, aparece uma informação de confirmação em forma de aviso, indicando que o processo de anonimização é irreversível.
3º Passo – Resultado da anonimização
Os dados são anonimizados da seguinte forma:
• Campo tipo numérico – Colocada a expressão “00000”
• Campo tipo “string” – Colocada a expressão “xxxxx”
• Campo tipo data – Colocado com 01/01/1900
A informação anonimizada não se restringe apenas às tabelas de clientes ou fornecedores genéricos, mas também a todas as tabelas que usam este tipo de entidades, pelo que, caso se verifiquem as condições de anonimização, os documentos que contenham essas entidades serão também anonimizados.
Operações Disponíveis
| Passo Anterior | Permite voltar ao passo anterior. |
| Passo Seguinte | Permite passar para o passo seguinte. |
| Confirmar | Permite gerar o ficheiro com os dados das entidades selecionadas. |
| Consultar Histórico | A consulta apresenta a informação de quem efetuou a exportação, a data e hora de realização da operação, os filtros que estabeleceu e as entidades exportadas. O histórico apresenta a informação de quem efetuou a anonimização, a data e hora de realização da operação, e, caso se trate de uma anonimização parcial, os filtros estabelecidos e as entidades anonimizadas. |
Informação adicional:
Para mais informações, consulte o Guia de Configuração e Utilização do RGPD.