Como funcionam as consultas avançadas

Como abrir as consultas avançadas

As consultas avançadas são uma ferramenta que permite ao utilizador visualizar informações com a possibilidade de selecionar os dados a apresentar, a sua ordenação, os dados a totalizar, etc.

A ferramenta permite navegar para a origem dos dados.

Para efetuar uma consulta avançada, é apresentada uma janela de seleção preliminar, para que possa selecionar a consulta avançada pretendida. É possível executar uma consulta avançada apresentando diretamente os dados no separador Resultados ou pré-selecionando os dados no separador Geral (modo Edição). Por conseguinte, para consultar uma consulta avançada, os passos a seguir são:

• Selecione a consulta avançada pretendida a partir da lista de consultas disponíveis.
• Escolha a forma como pretende abrir a consulta avançada, decidindo se pretende pré-selecionar os dados através da edição da consulta ou apresentar todos os dados (algumas consultas avançadas não têm esta opção e vão diretamente para a edição).
• Clique no botão Aceitar para continuar com a consulta.

Para guardar a personalização das consultas avançadas

A personalização de uma consulta avançada não é guardada até ao momento em que a consulta avançada é executada. Ou seja, se tiver modificado critérios na consulta avançada e quiser guardar essas modificações, tem de executar a consulta para que essas modificações produzam efeito. Para executar a consulta, selecione o separador Resultados ou clique no botão Recalcular.

Para eliminar a personalização das consultas avançadas

Para apagar as modificações efetuadas numa determinada consulta avançada e repor o seu estado original, clique no botão Apagar personalização na parte inferior da janela. Automaticamente, a personalização é removida e a consulta avançada volta ao seu estado original.

Para duplicar uma consulta avançada

A aplicação permite duplicar uma consulta avançada, o que possibilita a utilização de diferentes personalizações em cada um dos duplicados, de modo a ter armazenadas diferentes execuções possíveis.

Para duplicar uma consulta avançada, clique no botão da barra de ferramentas Guardar como. Ao clicar no botão, abre-se uma janela na qual é necessário indicar o nome com o qual se pretende duplicar a consulta avançada. Tenha em atenção que se tiver modificado a consulta avançada atual e proceder à sua duplicação, as alterações efetuadas à consulta avançada atual não serão guardadas na consulta avançada atual, mas na réplica que está a criar.

Campos

Todos os campos são mostrados como marcados como participantes por defeito (ou seja, têm a opção Visível selecionada).

Campos selecionados ou Sel. Estes campos são os que pretende que apareçam na execução. É aconselhável desmarcar como visíveis ou selecionados os campos que não se pretende que apareçam, uma vez que melhorará o seu desempenho durante a execução.

No que diz respeito à ordenação dos campos, uma vez definidos os campos a participar, deve ser definida a ordem pela qual estes aparecerão no campo. Os botões Subir para primeiro, Subir e Descerestão disponíveis para este efeito.

Em Largura do campo deve ser possível definir o tamanho pretendido para esse valor quando os seus valores são apresentados durante a execução. Este tamanho deve ser definido de acordo com os valores a apresentar, porque se for definido como demasiado pequeno, os utilizadores terão de manipular a grelha para a poderem ver completamente. Por outro lado, se for definido como demasiado largo, o espaço será desperdiçado, o que pode tornar necessário deslocar-se lateralmente na grelha para ver campos importantes que estão fora da visibilidade direta.

Com Destacar <0 é possível indicar que os valores negativos de um campo apareçam a vermelho. Este facto será útil para distinguir claramente os valores positivos dos negativos em colunas que combinam valores do tipo entrada e saída. Esta propriedade só pode ser aplicada a campos de tipo numérico.

Modificável. Esta opção permite que o valor do campo seja alterado durante a execução. Apenas esses campos podem ser modificados se os campos-chave da respetiva tabela também participarem na execução.

Totalizadores. Marcar um campo como totalizador permite-lhe apresentar a soma de todos os valores desse campo. Apenas os campos numéricos podem ser marcados como totalizadores. Existem dois tipos de totalizador:

• Tot. externo. A totalização aparece fora da grelha como uma caixa de texto. Se este totalizador estiver selecionado, é possível indicar o valor Etiqueta total, que aparecerá como etiqueta da caixa de texto na qual a totalização será apresentada. Esta etiqueta é um texto multilingue.
• Tot. interno. A totalização aparece como a última linha da grelha e num tom azul. É possível utilizar os dois tipos de totalizadores no mesmo campo, embora seja recomendável utilizar apenas um deles, uma vez que, se forem utilizados os dois, a mesma informação será duplicada.

Deve/Haver. Os campos numéricos podem ser marcados como Deve/Haver, indicando que se trata de um campo de tipo contabilístico (por exemplo, receitas e despesas). Quando se indica que um campo é deste tipo, os valores devem ser introduzidos:

• Delimitador D/H. Indica o campo que deve ser utilizado para diferenciar se um valor pertence ao lado Deve ou Haver.
• Delimitador H. Indica o valor que deve ser utilizado para diferenciar os valores Deve e Haver. Ao especificar este valor, os registos no campo selecionado como Delimitador D/H com este valor serão atribuídos diretamente ao lado Haver. Os que não tiverem um serão afetados ao Deve. Existe também um aviso visual de que os totais de Deve e Haver não estão a ser somados. Para ativar esta opção, a célula Comparar D/H deve estar assinalada.
• Comparar D/H do campo. Esta opção visual atua sobre o totalizador interno da coluna, tornando o texto vermelho. Por este motivo, esta opção só se aplica se o campo tiver sido indicado como tendo totalização interna.
• Nota importante. Quando se define uma condição num campo assinalado com Deve/Haver, a condição aplica-se à instrução SQL. Esta instrução é executada com a condição e é obtido um resultado. Com o resultado, é aplicada a repartição Deve/Haver

Campos para seleção geral. Acrescentam-se os campos que se pretende que sejam habitualmente modificáveis pelo utilizador durante a execução para restringir os valores a apresentar. Estes campos serão apresentados na secção Geral durante a execução. Os valores destas restrições não persistem entre execuções. Para adicionar um campo à grelha de seleção geral, posicione o campo e clique no botão Selecionar. Estes campos de seleção aparecerão normalmente como caixas de texto que indicam o valor a restringir. Os campos que formam a seleção geral podem ser dispostos de modo a serem apresentados numa determinada ordem durante a execução, para o que estão disponíveis os botões Para cima e Para baixo. Da mesma forma, se um campo já não fizer parte da seleção geral, pode ser removido da lista clicando no botão Eliminar. Esta ação deve ser efetuada com muito cuidado, porque se o campo selecionado for o que está marcado como limitador, as marcas de acumulador serão desativadas.

• A partir de/Até e Limitador. Se um campo selecionado estiver marcado como sendo do tipo A partir de/Até, em vez de gerar uma restrição por um valor fixo, será criada uma restrição por intervalo, pelo que, em vez de uma caixa de texto, aparecerão duas caixas de texto para indicar o valor inicial e o valor final do intervalo a ser apresentado. Apenas os campos marcados como A partir de/Até podem atuar como limitadores. Estes permitem calcular acumulações anteriores e posteriores de campos numéricos. Só pode ser marcado um único limitador de todos os campos de seleção marcados como sendo do tipo A partir de/Até

Cumulativo. Uma vez adicionados os campos aos campos de seleção, indicados os de tipo A partir de/Até e selecionado um limitador, são ativadas as caixas de verificação que permitem indicar que um campo numérico é cumulativo. Ao marcar um campo como cumulativo, aparecerão dois valores indicando:

• Acumulado anterior. Apresenta a soma de todos os valores antes do intervalo definido do campo marcado como cumulativo. Este valor é apresentado numa caixa de texto e na célula Etiqueta ação inicial é possível indicar a etiqueta que pretende apresentar associada a esta caixa de texto. Esta etiqueta é um texto multilingue.
• Acumulado posterior. Apresenta a soma de todos os valores até ao limite superior do intervalo definido acima do campo marcado como cumulativo (ou seja, os do acumulado anterior mais os do intervalo selecionado). Este valor é apresentado numa caixa de texto e na célula Etiqueta ação final é possível indicar a etiqueta que se pretende apresentar associada a esta caixa de texto. Esta etiqueta é um texto multilingue.

Controlo. Apresenta o campo do objeto de negócio associado ao campo de consulta.

Ver descrição. Para ativar a apresentação da descrição em vez do código durante a execução da consulta.

Para visualizar as áreas de uma consulta avançada

O resultado da execução de uma consulta avançada é dividido em três partes:

• Cabeçalho
• Grelha de dados
• Circular

Cabeçalho

Dependendo da definição da consulta avançada, podem ser apresentados os seguintes dados no cabeçalho:

• Lista das ruturas existentes. A lista pendente pode ser utilizada para selecionar os critérios de rutura a aplicar. Uma vez selecionada a rutura desejada, a grelha de dados será automaticamente recarregada.
  • Se forem obtidas mais de 100 ruturas, em vez de uma lista pendente, aparece um botão que permite ver todas as pausas num visualizador de registos.
• Acumulados anteriores. É apresentado o valor acumulado anterior de todos os campos cumulativos. O acumulado anterior é a soma de todos os valores antes do limite inferior do intervalo selecionado para o campo limitador (apresentado a laranja ao editar o relatório).

Grelha de dados

A grelha de dados apresenta todos os registos que satisfazem os critérios previamente definidos.

As informações seguintes são apresentadas na grelha:

• Uma coluna para cada campo selecionado. No caso de o campo ser do tipo Deve/Haver, são apresentadas duas colunas, uma com o valor correspondente ao Deve e outra com o valor correspondente ao Haver.
• Se a definição incluir campos de totalizador interno, estes são apresentados numa linha diferente. Esta linha é sempre a última da grelha. Para os campos definidos como tipo Deve/Haver com a opção Comparar D/H ativada, se o total do Deve e o total do Haver não forem iguais, estes dados são apresentados com texto vermelho.
• Para campos definidos com a opção Destacar, todas as células nesses campos que têm um valor negativo aparecem com texto vermelho.
  • Todas as consultas avançadas podem ser impressas clicando com o botão direito do rato em qualquer linha da grelha.

Circular

Dependendo da definição da consulta avançada, as seguintes informações podem ser apresentadas no gráfico circular do relatório:

• Acumulados posteriores. É apresentado o valor acumulado posterior de todos os campos cumulativos. O acumulado posterior é a soma de todos os valores antes do limite superior do intervalo selecionado para o campo limitador (apresentado a laranja ao editar o relatório).
• Totais externos. É apresentada a soma de todos os valores dos campos definidos como totalizadores externos.
• Número de linhas. Se o relatório tiver sido executado com a opção Calcular número de linhas, é apresentado o número de registos que satisfazem os critérios definidos durante a execução do relatório.

No caso da execução do relatório no modo Edição, o conteúdo do separador Geral será apresentado diretamente.

Para indicar ruturas em consultas avançadas

Os critérios de rutura permitem-lhe restringir dinamicamente o resultado do relatório por um grupo de valores. Desta forma, é possível determinar que o resultado do relatório é limitado por um ou mais valores que podem ser modificados em tempo de execução.

As ruturas são apresentadas na execução através de uma lista pendente, na qual são apresentadas as combinações dos campos que formam a rutura. Uma vez selecionado um valor na lista, o resultado do relatório é limitado aos registos que satisfazem a rutura.

Para selecionar os campos que formarão a rutura, os passos a seguir são:

1. Selecione o separador Rutura.
2. No topo da janela estão os campos da consulta que podem ser envolvidos na rutura. Selecione o campo que pretende adicionar aos campos da rutura e clique no botão Adicionar. Também é possível fazer isso clicando duas vezes no campo a ser adicionado.
3. É aplicada uma ordenação aos campos que são adicionados à rutura que determina a ordem pela qual serão gerados os grupos de valores que permitirão efetuar a restrição no relatório. A ordenação por defeito aplicada quando se adiciona um campo à rutura é ascendente. Para alterar a ordem de participação de cada campo, faça duplo clique no campo que pretende alterar ou clique no botão Ordem.
4. Também é possível indicar a ordem em que os campos serão envolvidos na rutura. Esta ordem é determinada clicando nos botões Para cima e Para baixo.
5. Se pretender remover um campo da rutura, clique no botão Eliminar.

Para agrupar/desagrupar condições de consultas avançadas

Ao definir condições, é possível agrupá-las de forma a recuperar registos que preencham as condições em mais do que um campo de cada vez.

Para agrupar condições, os passos a seguir são:

1. Selecione as condições pretendidas na lista.
2. Clique no botão Agrupar.
3. Indique a forma como pretende agrupar as condições, de acordo com o valor do controlo, escolhendo entre as opções e/ou.
   • O valor e indica que, para que um determinado registo seja selecionado, deve satisfazer simultaneamente as duas condições.
   • O valor ou indica que, para que um determinado registo seja selecionado, deve satisfazer pelo menos uma das duas condições.

Para desagregar as condições, os passos a seguir são:

1. Selecione as condições pretendidas na lista.
2. Clique no botão Desagrupar.

Para indicar condições para consultas avançadas

Ao executar uma consulta é possível aplicar critérios de restrição por valor para os diferentes campos que compõem a consulta.

Ao utilizar critérios de condição, é possível restringir o conjunto de informações a apresentar e, assim, simplificar a consulta e análise de dados. Para definir critérios de restrição, aceda à secção Condição da edição da consulta.

As limitações estabelecidas pela inclusão de condições permanecem em vigor entre as diferentes sessões. Ou seja, todas as condições adicionadas à consulta são mantidas ao fechar e reabrir a ferramenta.

Os critérios de condição de seleção geral incorporados na ficha Geral também serão visíveis na lista de condições, mas não podem ser modificados de forma alguma. Da mesma forma, os campos que são utilizados em qualquer condição (se existirem na ficha geral) serão automaticamente desativados.

Para adicionar uma nova condição na consulta de dados

1. Selecione o separador Condição.
2. Clique no botão Adicionar condição. São ativados vários controlos na parte inferior da secção Detalhe da condição.
3. Selecione o campo por cujo(s) valor(es) pretende restringir a consulta, o operador a aplicar e o valor específico da condição. Segue-se uma lista de operadores possíveis quando se adiciona uma condição:
   • É igual a. Indica que apenas são selecionados os registos cujo valor nesse campo corresponde ao valor introduzido na condição.
   • É maior que. Indica que apenas são selecionados os registos cujo valor nesse campo é superior ao valor introduzido na condição.
   • É menor que. Indica que apenas são selecionados os registos cujo valor nesse campo é inferior ao valor introduzido na condição.
   • É maior ou igual a. Indica que apenas os registos cujo valor nesse campo é maior ou igual ao valor introduzido na condição são selecionados.
   • É menor ou igual a. Indica que apenas são selecionados os registos cujo valor nesse campo é menor ou igual ao valor introduzido na condição.
   • Começa por. Para campos de tipo alfanumérico. Permite selecionar os registos cujo valor para esse campo começa com o literal introduzido na condição.
   • É diferente de. Indica que apenas são selecionados os registos cujo valor nesse campo não corresponde ao valor introduzido na condição.
   • É nulo. Para campos que permitem um valor nulo (não obrigatórios). Permite selecionar os registos para os quais o valor do campo selecionado não é indicado. Este operador não suporta um determinado valor de condição.
   • Não é nulo. Para campos que permitem um valor nulo (não obrigatórios). Permite selecionar os registos para os quais é indicado o valor do campo selecionado. Este operador não suporta um determinado valor de condição.
4. Uma vez definida a condição, estas alterações devem ser confirmadas para indicar que a condição é efetiva. Para tal, clique no botão Aceitar.
5. Se pretender cancelar a inclusão da nova condição, clique no botão Cancelar.

Para eliminar condições de consultas avançadas

Para eliminar condições de consultas avançadas, as etapas a seguir são:

1. Selecione a condição que pretende eliminar.
2. Clique no botão Apagar.

Para inverter as condições das consultas avançadas

É possível inverter o significado das condições das consultas avançadas, de modo que sejam completamente opostas à forma como foram inicialmente definidas.

Os passos a seguir são:

1. Selecione a condição que pretende inverter.
2. Clique com o botão direito do rato para visualizar as opções disponíveis.
3. Selecione a opção Inverter condição no menu de contexto.
4. Para repor a condição, selecione-a novamente e execute a mesma operação.

Para modificar condições de consultas avançadas

Se pretender modificar uma condição existente, os passos a seguir são:

1. Selecione a condição que pretende modificar.
2. Clique no botão Editar. Todos os elementos do rodapé da secção de condições são ativados para permitir a sua modificação.
3. Quando a condição tiver sido modificada, confirme as alterações para que tenham efeito. Para tal, clique no botão Aceitar.
4. Se pretender cancelar a modificação, clique no botão Cancelar.