Última alteração a 16/05/2024
Conceitos básicos
Trata-se de uma ferramenta que tem por objetivo gerir formulários compostos por várias páginas, cada uma com um formato diferente. O exemplo mais representativo de um relatório é uma declaração de rendimentos. Este relatório é composto por várias páginas, cada uma com um formato diferente, em cada página pode haver secções em formato de tabela e cada uma destas páginas tem várias cópias com informações diferentes.
Estes relatórios (impostos, declarações fiscais, etc.) têm, além disso, a propriedade de serem modificáveis ao longo do tempo. Cada ano fiscal tem novos dados, páginas alteradas, etc. e não são relatórios diferentes (o modelo D-100 continua a ser o mesmo ano após ano). Para gerir as alterações, o Impress writer gere versões de relatórios, ou seja, o mesmo relatório mas com formatos diferentes ou dados diferentes.
Quando se sabe isto, percebe-se que estas páginas têm secções onde os dados podem não caber numa única página. Para o efeito, a ferramenta utiliza a gestão de repetições (de uma página).
Dado que as impressoras que geram os relatórios podem alterar a ordem das páginas (com a carta de pagamento no início, no fim, sem segunda prestação, etc.), são utilizados blocos de páginas, que são simplesmente o agrupamento das páginas de um relatório numa ordem ou noutra; podem ser impressos ou não se essas páginas não contiverem dados.
O conceito de cópia também deve ser esclarecido. As cópias não são idênticas. Por esta razão, cada item de dados tem uma propriedade que indica em que cópia/s é impresso.
Uma vez esclarecidos estes pontos, podemos afirmar que o objetivo é gerir relatórios constituídos por blocos de páginas multiformato (declaração de rendimentos, modelo 390, etc.). Para o efeito, fornece um sistema de edição de relatórios que permite:
- Conceção dos modelos.
- Disposição dos dados no relatório.
- Possibilidade de cópias com informações diferentes (cópia para a administração, cópia para o banco, etc.).
- Pré-visualização.
- Criação de ficheiros telemáticos.
- Diferentes versões do relatório.
- Ajuste e centralização dos dados.
Em suma, um relatório é constituído por uma lista de objetos (pessoas, faturas, declarações fiscais, guias de remessa, etc.) a processar. Estes objetos são designados por Ordens. Cada uma destas ordens pode conter dados numa ou mais páginas (Página). E, por sua vez, estas páginas podem ter uma ou mais secções (Secções) para além de dados que não pertencem a nenhuma secção (Dados gerais).
Glossário
- Relatório. Um conjunto de páginas com diferentes disposições e numa determinada ordem. Talvez o melhor exemplo seja uma declaração de rendimentos.
- Versão. Cada uma das diferentes versões do relatório. No caso de rendimentos, o exercício de 2009, 2010, etc.
- Página. Cada uma das diferentes páginas do relatório. Exemplo: página Rendimentos do trabalho, página Deduções, etc.
- Bloco. Ordem em que as páginas são agrupadas.
- Secção. Secção da página onde os dados são apresentados sob a forma de uma grelha.
- Dados gerais. Conjunto de dados numa página que não pertence a nenhuma secção.
- Controlo. Representação física de um item de dados.
- Operação. Um tipo específico de controlo de dados numéricos em que são permitidas determinadas operações aritméticas.
- Literal. Controlo específico para dados de cadeia em que é possível definir literais em várias línguas.
- Total. Tipo de controlo que é responsável por armazenar a soma dos controlos numa secção.
Como funciona a caixa de diálogo de impressão de relatórios
Conceitos básicos
A caixa de diálogo de impressão é uma janela que é sempre apresentada antes da impressão de qualquer relatório.
Nesta janela pode modificar algumas opções de impressão, por exemplo, indicar filtros para os dados e páginas a imprimir, ou decidir qual o formato de saída da lista.
Passos a seguir para selecionar um relatório
- Aceda à lista de relatórios carregados e clique no relatório a imprimir.
Na maioria dos casos, existirá apenas um relatório.
Passos a seguir para selecionar a versão e o bloco de impressão
- Para selecionar a versão, coloque o cursor sobre o campo Versão e selecione a versão pretendida. Quando se muda de versão, os blocos disponíveis mudam.
- Coloque o cursor no campo Bloco e selecione o bloco que pretende imprimir.
Na maioria dos casos, existirá apenas uma versão e os dados podem não ser selecionáveis.
Passos a seguir para centrar as páginas do relatório
- Clique no botão Centrar mostrado na parte inferior da caixa de diálogo de impressão.
- Selecione a página que pretende centrar, colocando o cursor na linha correspondente da grelha Páginas.
- É possível alterar a margem superior e esquerda. Se não for especificado, elas serão centradas assumindo a centragem mostrada em Valores por defeito.
- Existe também a possibilidade de uma página ser impressa ou não, se não tiver dados para imprimir. Para tal, marque ou desmarque a caixa Sem dados. Se estiver selecionada, a página será impressa mesmo que não tenha dados. Se desmarcar esta opção, a página não será impressa quando não tiver dados.
- Clique no botão Aceitar.
Algumas páginas podem ser impressas mesmo que não contenham dados (por exemplo, certas folhas de relatórios oficiais).
Passos a seguir para selecionar identificadores e páginas para impressão
- Clique no botão Selecionar apresentado na parte inferior da caixa de diálogo de impressão.
- Selecione a ordem pela qual pretende restringir as páginas a serem impressas utilizando os botões Primeiro registo, Registo anterior, Registo seguinte, Último registo.
- Selecione a página que pretende alterar, colocando o cursor na linha correspondente da grelha Dados carregados.
- Pode selecionar se a página é impressa ou não, marcando ou desmarcando a caixa Imprimir?
- Pode selecionar todas as páginas de todas as ordenações clicando no botão Selecionar todas as ordenações.
- Pode marcar todas as páginas de uma ordenação clicando no botão Selecionar esta ordenação.
- Pode anular a seleção de todas as páginas de todas as ordenações clicando no botão Desmarcar todas as ordenações.
- Pode anular a seleção de todas as páginas de uma ordenação clicando no botão Desmarcar esta ordenação.
- Clique no botão Aceitar.
Passos a seguir para pré-visualizar o relatório
- Clique no botão Ver apresentado na parte inferior da caixa de diálogo de impressão.
- Na janela que se abre, na grelha Dados, selecione:
- Uma linha para cada uma das páginas com dados.
- Uma coluna para cada repetição da página selecionada.
- Selecione uma ordenação utilizando os botões da barra de navegação.
Algumas páginas podem ter mais repetições do que outras. A pré-visualização não inclui as diferentes cópias do relatório, apenas a primeira cópia.
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