Como funciona a entrada de lançamentos

Conceitos básicos

Os registos, agrupados em lançamentos contabilísticos, constituem a informação de base da gestão contabilística. A entrada e a manutenção destes dados é realizada a partir do processo Lançamentos contabilísticos com as seguintes características:

• Modelo. Para cada tipo de lançamento contabilístico, é necessário ter um modelo adequado ao tipo de lançamento a contabilizar. O Finanças distribui modelos básicos que cobrem a maioria das necessidades.
• Rascunho. Um rascunho é um lançamento que aguarda verificação e incorporação. Uma vez concluídos e verificados os erros, os rascunhos são integrados na base de dados e contabilizados. Se não forem incorporados, podem ser guardados e utilizados mais tarde.
• Lançamento contabilístico. Uma vez incorporados, os rascunhos são convertidos em lançamentos contabilísticos.

Pré-requisitos

Para poder criar um novo rascunho, é necessário selecionar primeiro um modelo. Por defeito, o Finanças tem definidos modelos padrão que permitem a geração automática dos lançamentos mais comuns e automatizar as entradas mais frequentes.

No caso de introdução de um lançamento com processamento de impostos (IVA), são necessárias as seguintes informações prévias:

• Tipo de documento. Utilizado para listar o documento fiscal ao contabilizar um lançamento contabilístico que contém informações sobre impostos.
• Entidade fiscal Cliente ou fornecedor.
• Código de IVA ou, na sua ausência, modalidade e tipo de IVA. O Finanças distribui os modos mais comuns, mas cada utilizador pode criar os casos que considerar necessários. A título de exemplo, é possível encontrar seguintes casos:
  • IVA suportado ou repercutido
  • Operação não dedutível, ou com percentagem de dedução
  • Operações isentas
  • Autofatura
  • Operações sujeitas ao regime de IVA de caixa

Ao introduzir um lançamento com processamento analítico, são necessárias as seguintes informações antecipadamente:

• Centros de custo. O centro de custo ao qual o custo é atribuído.

Quais os passos a seguir

Primeiro, selecionar o modelo em que se baseia o rascunho a gerar. Também é possível configurar a entrada de lançamentos para selecionar previamente um modelo utilizando as opções. Uma vez selecionado o modelo entre todos os disponíveis, o formulário abre-se com: cabeçalho, parte, registos (linhas).

Os seguintes modelos padrão, entre outros, estão disponíveis no Finanças:

• Lançamento geral com análise. É utilizado no caso de lançamentos contabilísticos básicos, por exemplo, transferência de saldos entre contas. Este lançamento não gera impostos nem vencimentos, estado orientado para gerar lançamentos básicos. Também pode ser utilizado para gerar lançamentos, como vendas a dinheiro ou recibos de vencimento.
• Faturas de compra/venda com análise. São utilizadas no caso de lançamentos do tipo fatura que envolvem informações sobre impostos e permitem a geração de vencimentos, por exemplo, no caso de faturas de compra ou venda nacionais. Também podem ser utilizadas para compras ou vendas de importação ou extracomunitárias.
• Faturas de compras da União Europeia. Permite o mesmo que as anteriores, mas gera uma nota para o processamento da autofaturação, no caso das compras intracomunitárias.

Uma vez selecionado o modelo, é necessário indicar os dados do cabeçalho. Os dados principais e necessários são:

• Referência
• Data contabilística
• Diário
• Moeda

Também é possível indicar valores por defeito que serão copiados para todos os lançamentos, facilitando a entrada de dados repetidos no lançamento. Uma vez introduzidos os dados de cabeçalho, são preenchidos os dados relativos aos registos. Os dados principais são:

• Classificador
• Conta contabilística
• Descrição
• Valor

Cada linha de registo pode conter informações com referência a:

• Conta corrente. Informações relativas aos vencimentos. Disponíveis no separador Conta corrente. No caso de uma conta contabilística com processamento de conta corrente, a informação sobre os vencimentos deve ser indicada neste ponto. Para automatizar esta tarefa, recomenda-se que, na secção Localizações da conta contabilística, sejam indicados os dados habituais do recebimento ou do pagamento: prazo de pagamento, dias fixos de pagamento, bem como os dados da conta bancária. Neste caso, os dados relativos aos vencimentos serão preenchidos por defeito com esta informação.
• Impostos. Informações relativas ao documento fiscal. No separador Impostos, devem ser preenchidas as informações necessárias para o documento fiscal. Para processar a parte fiscal, é necessário ter uma entidade fiscal (cliente ou fornecedor). Estes dados podem ser pré-preenchido na conta contabilística, juntamente com o código de IVA. Se esta informação não estiver disponível na conta contabilística, deve ser introduzida manualmente aqui. Se não tiver um código de IVA, pode indicar a modalidade e o tipo de IVA.
• Análise. Informações relativas à contabilidade de custos. Disponível no separador Análise. No caso de uma conta contabilística com processamento analítico, deve ser indicada a discriminação no centro de custo a que está atribuída.

Durante a entrada de registos, os dados Deve, Haver e Diferença de balanceamento podem ser apresentados na parte superior do formulário como ajuda à entrada. Para somar automaticamente a última linha do lançamento, o Finanças tem um botão logo abaixo das linhas de registo. para poder aplicar a diferença de balanceamento.

Depois de introduzir os dados, pode verificar se tudo está correto, clicando no botão Verificar. Se forem apresentadas incidências, estas podem ser consultadas no separador Incidências. A gravação das informações pode ser efetuada das seguintes formas:

• Guardar. Premir o botão Guardar na barra de ferramentas guarda este lançamento como rascunho. Um rascunho é um lançamento que aguarda verificação e incorporação. Uma vez concluídos e verificados os erros, os rascunhos são integrados na base de dados e contabilizados. Se não forem incorporados, podem ser guardados e utilizados mais tarde.
• Contabilizar. Com o botão Contabilizar, o lançamento é introduzido na contabilidade. Antes da contabilização, a verificação é novamente iniciada. Além disso, se o lançamento contiver vencimentos, serão gerados pendentes e, se contiver informações sobre impostos, serão gerados documentos fiscais.