Contabilização Documento digitalizado

Passo 1: Recolher os documentos para envio para o sistema de digitalização

O primeiro passo é carregar os ficheiros das faturas que pretendemos processar para a pasta da transferência de ficheiros que pretendemos utilizar para enviar para o serviço de digitalização.

• Deve existir uma pasta para cada uma das entidades correspondentes ao processamento das faturas.
• Os formatos de ficheiro suportados pelo serviço são: .pdf, .jpg, .tiff e .png
• O tamanho máximo recomendado para garantir um desempenho ideal do processo é de 200 Kb.
• Um ficheiro pode ser constituído por diferentes faturas. Desde que cada uma das páginas do ficheiro corresponda a uma fatura independente, o sistema irá reconhecê-las automaticamente e dividir o documento em tantas faturas quantas as incluídas.
• No caso de uma fatura conter várias páginas, esta fatura deve ser apresentada num único ficheiro separado.

Passo 2: Enviar os ficheiros para o serviço de digitalização

Para enviar os ficheiros para o serviço de digitalização, siga os passos abaixo:

• Selecione a entidade correspondente às faturas a processar
• Selecione se as faturas são emitidas ou recebidas
• Selecione a rota de origem dos ficheiros
• Clique no botão Enviar ficheiros

.

Os ficheiros enviados para o serviço de digitalização são eliminados da pasta de origem e incorporados na gestão de documentos do Documento digitalizado.

Passo 3: Receção dos dados das faturas dos ficheiros enviados

O processo de receção dos dados das faturas é um procedimento não assistido que é acionado por uma regra de tempo a cada 15 minutos (valor por defeito). O tempo de receção dos ficheiros enviados varia e depende do conteúdo dos ficheiros e do nível de utilização simultânea do serviço OCR. Para atualizar a informação dos registos enviados no ecrã Contabilização Documento digitalizado, pode utilizar o botão Atualizar.

Passo 4: Rever os registos das faturas processadas

A partir da opção Contabilização Documento digitalizado, ao selecionar a Entidade e o tipo de fatura (Emitida ou Recebida), são apresentadas as faturas recebidas do serviço de digitalização e pendentes de contabilização. Ao clicar em cada um dos registos, temos acesso aos detalhes da informação da fatura, bem como à imagem da mesma, para identificar e verificar os dados obtidos.

O sistema tenta identificar:

• A conta contabilística correspondente ao cliente ou fornecedor com base no NIF indicado na fatura.
• A conta de contrapartida (Rendimento ou Despesa), com base na conta de contrapartida indicada na conta contabilística do cliente ou do fornecedor.
• As modalidades e taxas de tributação de IVA, de acordo com a discriminação das bases e das taxas contidas na fatura e em função do Tipo de fatura recebido.
• A conta contabilística do IVA, tal como indicada para o código do IVA que agrupa a modalidade e o tipo de IVA. Acessível a partir de Finanças / Administração / Processamento do IVA / Códigos de IVA.
• Caso a fatura tenha um montante de retenção, obterá o código de retenção atribuído pela entidade fiscal.
• A conta contabilística da retenção, tal como indicada na configuração de contas da retenção. Acessível a partir de Finanças / Administração / Processamento do IVA / Retenções.

Se não tiver sido possível identificar qualquer das informações necessárias para a contabilização, o utilizador pode indicá-las ou modificá-las. Caso se trata de um cliente ou fornecedor que não exista no plano de contas da entidade, existe uma opção para registar a conta contabilística. Para isso:

1. Aceda ao campo Conta correspondente à fatura em questão e introduza o prefixo da conta a criar, seguido do sinal +. Desta forma, o sistema apresentar-lhe-á o primeiro número de conta disponível que começa com o prefixo indicado.
2. Clique com o botão direito do rato na opção Contas contabilísticas. para abrir o formulário de contas contabilísticas.
3. O sistema preenche os dados de identificação do cliente ou fornecedor detetados na fatura. Poderá completar os restantes dados da conta e guardar o registo. Não se esqueça de preencher os dados da entidade fiscal associada ao campo Identificador (normalmente o NIF).
4. Quando fechar o formulário de contas e regressar ao formulário de Contabilização Documento digitalizado, os dados da fatura que dependem da conta contabilística indicada são recalculados.
5. No caso de existirem outras faturas na sessão que sejam do mesmo identificador ou NIF, será automaticamente atribuída a conta que acabou de ser indicada para a primeira fatura.

Passo 5: Contabilizar as faturas

Na opção Contabilização Documento digitalizado, ao selecionar a Entidade e o tipo de fatura (Emitida ou Recebida), são apresentadas as faturas recebidas do serviço de digitalização e pendentes de contabilização. Ao clicar em cada um dos registos, temos acesso aos detalhes da informação da fatura, bem como à imagem da mesma, para identificar e verificar os dados obtidos.

O sistema tenta identificar:

• A conta contabilística correspondente ao cliente ou fornecedor com base no NIF indicado na fatura.
• A conta de contrapartida (Rendimento ou Despesa), com base na conta de contrapartida indicada na conta contabilística do cliente ou do fornecedor.
• As modalidades e taxas de tributação de IVA, de acordo com a discriminação das bases e das taxas contidas na fatura e em função do Tipo de fatura recebido.
• A conta contabilística do IVA, tal como indicada para o código do IVA que agrupa a modalidade e o tipo de IVA. Acessível a partir de Finanças (Avançado) | Administração | Processamento do IVA | Códigos de IVA.
• Caso a fatura tenha um montante de retenção, obterá o código de retenção atribuído pela entidade fiscal.
• A conta contabilística da retenção, tal como indicada na configuração de contas da retenção. Acessível a partir de Finanças (Avançado) | Administração | Processamento do IVA | Retenções.

Se não tiver sido possível identificar qualquer das informações necessárias para a contabilização, o utilizador pode indicá-las ou modificá-las. Caso se trata de um cliente ou fornecedor que não exista no plano de contas da entidade, existe uma opção para registar a conta contabilística. Para isso: • Aceda ao campo Conta correspondente à fatura em questão e introduza o prefixo da conta a criar, seguido do sinal +. Desta forma, o sistema apresentar-lhe-á o primeiro número de conta disponível que começa com o prefixo indicado. • Clique com o botão direito do rato na opção Contas contabilísticas para abrir o formulário de contas contabilísticas • O sistema preenche os dados de identificação do cliente ou fornecedor detetados na fatura. Poderá completar os restantes dados da conta e guardar o registo. Não se esqueça de preencher os dados da entidade fiscal associada ao campo Identificador (normalmente o NIF). • Quando fechar o formulário de contas e regressar ao formulário de Contabilização Documento digitalizado, os dados da fatura que dependem da conta contabilística indicada são recalculados. • No caso de existirem outras faturas na sessão que sejam do mesmo identificador ou NIF, será automaticamente atribuída a conta que acabou de ser indicada para a primeira fatura.

O processo não encontrou a conta do cliente ou fornecedor

Causa:

• O classificador indicado nos parâmetros não está correto
• Não existe nenhuma conta contabilística associada a uma entidade fiscal com o NIF identificado na fatura

.

Solução:

• Verifique se o classificador contabilístico está correto
• Introduza manualmente a conta contabilística existente
• No caso de uma nova conta, clique nos dados da conta, introduza o novo código da conta e clique com o botão direito do rato em Contas contabilísticas para preencher os dados e guardar o registo.

Não me foi atribuída uma taxa de IVA ou um tipo de IVA no detalhe das bases e taxas de IVA da fatura

Causas:

• Os parâmetros de contabilização não incluem a modalidade associada ao tipo de fatura atribuída pelo Documento digitalizado
• O tipo de IVA correspondente à percentagem de IVA da fatura não está indicado nos parâmetros de contabilização

Solução:

• Nos parâmetros de contabilização, reveja os tipos de IVA indicados, bem como as modalidades atribuídas a cada um dos tipos de fatura possíveis.

Quando contabilizo a fatura, é detetada a incidência de Diário inexistente

Causas:

• O Diário contabilístico de Compras ou Vendas indicado nos parâmetros de contabilização não existe para a entidade.

Solução:

• Reveja os parâmetros de contabilização para indicar um código de Diário contabilístico correto para a entidade contabilística.

Quando lanço a fatura, é detetada a incidência de Tipo de documento

Causas:

• O tipo de documento de Compras ou Vendas indicado nos parâmetros de contabilização não existe para a entidade.

Solução:

• Reveja os parâmetros de contabilização para indicar um Tipo de documento correto para a entidade contabilística.

Como posso modificar os parâmetros de contabilização?

No ecrã de Contabilização, ao aceder à ligação correspondente, abre-se a manutenção dos parâmetros para a entidade atual.

Posso incluir várias faturas num único ficheiro PDF, JPG, etc.?

Sim, podem ser incluídas várias faturas no mesmo ficheiro, desde que cada fatura seja constituída por uma única página e desde que todas as faturas sejam do mesmo tipo (Emitidas ou Recebidas).

Posso enviar ficheiros com uma fatura de várias páginas?

Sim, uma única fatura composta por várias páginas pode ser incluída num único ficheiro.

Como posso configurar a conta de contrapartida para cada fornecedor ou terceiro?

A conta de contrapartida pode ser indicada na manutenção das contas contabilísticas. Deve ser indicado o classificador (GE) e a conta contabilística correspondente ao gasto ou receita mais frequente para essa conta de terceiros. Esta conta de contrapartida será automaticamente atribuída ao receber uma fatura desse fornecedor ou cliente.

Como posso configurar a conta de retenção a utilizar para cada código de retenção?

Em Finanças / Administração / Processamento do IVA / Retenções, aceda à manutenção das contas de retenção para cada plano de contas.

No caso de uma fatura de um novo cliente ou fornecedor, posso obter o primeiro código da conta contabilística disponível?

Sim. Pode indicar um prefixo ou não, seguido do sinal +, e, ao validar o campo, obterá o primeiro número de conta disponível de acordo com o prefixo indicado.