Como definir modelos de lançamentos

Conceitos básicos

Para poder contabilizar um lançamento contabilístico ou introduzir um rascunho, é necessário ter um modelo. O ekon distribui vários modelos para os diferentes tipos de operações que seja necessário contabilizar.

Um modelo é a estrutura de um lançamento e consiste num conjunto de linhas e formatos que permitem a introdução orientada do lançamento ou rascunho.

A secção Definir os modelos de lançamentos inclui todos os passos necessários para definir novos modelos de lançamentos diários e modificar ou adaptar os existentes.

Os modelos de lançamentos podem ser do tipo manual ou automático.

• Os modelos do tipo manual podem ser utilizados a partir da entrada de lançamentos e permitem a criação de todos os tipos de lançamentos, por exemplo, contabilização de faturas, movimentos bancários, ajustamentos e integrações contabilísticas, compras de ativos, recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores, etc. Neste tipo de modelos, o utilizador deve introduzir os dados.
• Os modelos do tipo automático são os utilizados nos processos da aplicação que geram diretamente os lançamentos contabilísticos. Esses processos são, por exemplo, remessas e ordens de pagamento, contabilização de contas correntes, depreciações, lançamentos de fecho, lançamentos de ajustes por diferenças cambiais, lançamentos incorporados de lotes externos, etc. Não são visíveis a partir da entrada de lançamentos, a maioria dos dados é recolhida automaticamente, mas o utilizador também pode fazer as modificações necessárias.

Qualquer lançamento ou rascunho é constituído por duas partes distintas:

• Cabeçalho
• Linhas

O modelo consiste em:

• Formato do documento. Definição do funcionamento geral do modelo.
• Formato de parte. Informação comum a todas as linhas.
• Formato de entrada. Definição dos campos apresentados no lançamento.
• Formato de linha. Definição do tipo de linha do lançamento: registo, conta corrente, análise.

As linhas são a unidade básica dos modelos de lançamentos. Consoante o nível da linha, são indicados campos diferentes:

• Linhas de registo. Dados principais: classificador, cliente, conta contabilística ou valor do registo.
• Linhas de conta corrente. Geração quando a conta indicada tem processamento de conta corrente. Neste tipo de linhas, são indicados campos como o meio de pagamento ou o vencimento.
• Linhas de nível analítico. Geração quando a conta tem processamento analítico indicado. Neste tipo de linhas, são indicados dados como o classificador analítico ou o centro de custo.

É a combinação dos tipos de linha com os formatos que formam um modelo.

Para ter disponíveis os modelos padrão, é necessário realizar o processo de importação a partir dos ficheiros incluídos na distribuição do ekon. Para criar, modificar ou eliminar modelos existentes, o assistente de modelos está disponível nas opções de configuração.

Através da opção Exportação de modelos, é possível obter um ficheiro para poder transferir os modelos e os rascunhos de lançamento de uma configuração para outra.