Integração com a Contabilidade e Tesouraria/Bancos

Todos os valores associados ao processamento salarial devem ser integrados na Contabilidade para garantir a correta contabilização desses valores e, desta forma, controlar a saúde financeira da organização.

Como o produto está disponível em versão Standalone (utilizado de forma individual e independente), é possível gerir toda a área de payroll e de Recursos Humanos no produto e tratar outras áreas da empresa como Contabilidade, Tesouraria ou Vendas noutras soluções externas.

Deste modo, é possível exportar os dados do processamento salarial do produto para integrá-los na Contabilidade e na Tesouraria/Bancos de outras soluções, assim como gerar e enviar os Ficheiros Bancários às Instituições Bancárias, operacionalizando as ordens de transferência e procedendo ao respetivo pagamento.

Transferir Dados de Integração

Para integrar os valores salariais na Contabilidade e na Tesouraria/Bancos, é necessário transferir um ficheiro com os dados do processamento.

Neste ficheiro está disponível tanto a informação contabilística como os dados relativos ao método de pagamento que irão auxiliar a integração de valores na Contabilidade e a criação de pendentes na Tesouraria/Bancos. 

Recomendamos que apenas gere este ficheiro após a respetiva Folha de Pagamento estar no estado Fechado, para garantir que não existem diferenças entre o que está na Folha e o que será integrado através deste ficheiro. 

Para gerar o ficheiro com os dados necessários para a integração na Contabilidade, siga os seguintes passos: 

1. Aceder a Salários | Pagamentos | Pagamentos; 
2. Selecionar a Folha de Pagamento pretendida; 
3. No botão "...", clicar na opção Transferir Dados de Integração; 
4. Validar o ficheiro apresentado e guardá-lo.

Gerar Dados de Integração

Ao efetuar o fecho do pagamento, o sistema cria automaticamente o ficheiro com os dados de processamento que poderá extrair através da opção Transferir Dados de Integração.

Durante o processo de criação, poderão ocorrer erros pela inexistência de alguma configuração necessária à integração. Neste cenário, o ficheiro não será criado e será notificado desta situação.

Após a correção do problema, será necessário selecionar a opção Gerar Dados de Integração para que o ficheiro seja criado. Desta forma, poderá transferir os dados de integração para efetuar a integração do pagamento nos sistemas externos.

Gerar Ficheiros Bancários

Os valores salariais auferidos pelos colaboradores são, na maioria dos casos, pagos por transferência bancária. Neste sentido, é necessário criar os ficheiros com as ordens de pagamento para as Instituições Bancárias. 

Na aplicação os valores são agrupados por contrato e IBAN. Por exemplo, um colaborador com dois contratos ativos e dois recibos distintos. Ao gerar o ficheiro bancário relativo às Folhas de Pagamento onde constam esses recibos, a aplicação:

• agrupa os valores numa única linha no ficheiro se o contrato e o IBAN forem os mesmos;
• gera duas linhas no ficheiro se o contrato é o mesmo mas o IBAN é diferente.

Caso existam linhas com valor negativo, é apresentada uma mensagem de erro ao tentar gerar o ficheiro.

Para gerar os ficheiros bancários, siga os seguintes passos

1. Aceder a Salários | Pagamentos | Criar Ficheiro de Pagamento; 
2. Na área Parâmetros, indicar a Conta Bancária da organização a partir da qual vão ser pagos os valores;
3. Selecionar a Forma de Pagamento em que pretende gerar o ficheiro de pagamento. Salientamos que apenas serão apresentadas as formas de pagamento configuradas para permitir pagamentos em lote;
4. Validar a Data de Transferência que, por predefinição, é a data atual;
5. Filtrar os dados pelo Período Inicial e Final dos recibos que pretende incluir no ficheiro de transferência bancária;
6. Filtrar por um pagamento específico relativamente ao qual quer dar ordem de transferência (por exemplo, pagar antecipadamente ou pagar um encerramento de contas por fim de contrato). Ao utilizar este filtro, apenas serão apresentados os recibos incluídos nessa Folha de pagamento;
7. Indicar se pretende incluir movimentos com valores negativos. Caso ative esta opção, só são apresentados os ficheiros que não estão associados a ficheiros bancários;
8. Indicar se pretende restringir por conta bancária. Ao ativar esta opção, apenas serão apresentados os contratos que têm conta bancária selecionada associada (para efetuar esta associação deverá aceder à conta bancária onde poderá escolher os contratos). Caso não ative, a aplicação apresenta todos os contratos de acordo com os filtros e parâmetros aplicados;
9. Clicar em Aplicar;
10. Na grelha, selecionar os recibos que pretende incluir no ficheiro; 
11. Clicar na opção Gerar Ficheiro. A aplicação irá validar se o valor agrupado final a transferir é negativo e, caso seja, será alertado e não poderá prosseguir com a operação; 
12. Clicar em Transferir Ficheiro;
13. Guardar o ficheiro e proceder ao respetivo envio para a Instituição Bancária de acordo com os procedimentos habituais. 

Excluir Recibos dos Ficheiros de Pagamento

Em determinadas situações, pode ser importante não incluir os valores associados aos recibos de vencimento no ficheiro de pagamento/ficheiro bancário. 

Por exemplo, se os valores do processamento foram pagos em numerário ou em cheque. Neste cenário, como o pagamento não é realizado através de uma transferência bancária, esses valores não devem ser incluídos nos ficheiros de pagamento/ficheiros bancários.

Para saber como excluir valores associados aos recibos de vencimento, sugere-se a consulta do artigo Recibos do Colaborador.