Invoicing Engine Como ConfigurarTemplates
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Última alteração a 19/01/2024

Os templates são utilizados para personalizar os documentos da empresa e representar visualmente a marca e os valores da organização. No Invoicing Engine, pode customizar modelos de impressão e de envio, bem como as sequências das entidades e artigos.

Configurar modelos de impressão

A personalização de documentos permite transmitir a identidade e os valores de uma determinada marca. Num mercado altamente competitivo, configurar os modelos de impressão e modelos de envio de documentos, assim como definir um logótipo nas faturas podem representar uma imagem de profissionalismo e credibilidade.

Encontram-se disponíveis 4 modelos pré-definidos disponíveis para impressão:

  • Document template: para documentos em formato A4;
  • List template: para listas;
  • Slip template: para documentos em formato de talão (A6);
  • Slip template with shipping details: para documentos em formato de talão (A6) com detalhes do transporte.

Os modelos de impressão disponibilizados podem ser configurados de forma simples e intuitiva. Para tal, deve aceder a Configuração | Sistema | Modelos, selecionar o modelo pretendido e clicar em Ver.

Será remetido para o ecrã de edição do modelo que é constituído por 5 separadores − AspetoDetalhes, Cabeçalho, Rodapé e Rodapé de Página − que variam consoante o tipo de modelo selecionado. Este possui também uma área na qual pode visualizar as alterações efetuadas ao modelo.

Nota: No caso de ter mais de uma empresa, as configurações efetuadas ao modelo de impressão serão aplicadas a todas empresas.

Quando terminar de configurar o modelo, clique em Guardar.

Por omissão, o modelo configurado será aplicado a todos os grupos de documentos. No entanto, é possível aplicar um modelo diferente a um grupo de documentos específicos.

Configurar Aspeto

Nesta secção, podem ser configuradas as margens do modelo, assim como definir uma imagem a utilizar como logótipo no documento, o tamanho e a posição. Pode carregar uma nova imagem ou selecionar a checkbox Usar logo da empresa, se já tiver definido um logótipo na ficha da empresa em Configuração | Geral | Empresas.

Nota: As dimensões máximas para o logo são 640px de largura e 480px de altura. A imagem carregada não deve ultrapassar os 5 MB.

Configurar Cabeçalho

Neste separador, são efetuadas as definições relativas ao cabeçalho do documento no que se refere às margens, tamanho, cor e tipo de letra.

Configurar Detalhes

Aqui são definidas as configurações para o corpo do documento. Podem também ser definidas a margem superior, tamanho, cor e tipo de letra, bem como o alinhamento do texto.

Configurar Rodapé

Neste separador, é possível definir os textos a apresentar nas primeira e segunda linhas de rodapé, assim como o seu alinhamento.

De referir que pode utilizar o rodapé para dar instruções de pagamento aos seus clientes, como por exemplo o número de IBAN da sua empresa.

Configurar Rodapé de Página

Neste separador, é possível determinar selecionar uma imagem para inserir no rodapé da página, assim como definir o alinhamento da imagem no documento.

Associar modelos diferentes a grupo de documentos

Os grupos de documentos disponíveis encontram-se em Configuração | Sistema | Grupos Entidade Modelo:

  • AP01: Accounts Payable (Pagamentos a fornecedores);
  • AR01: Accounts Receivable (Recibos de clientes);
  • DF: Default;
  • List: List;
  • P01: Purchases (Encomendas de compras);
  • P02: Goods Receipt (Entrada de Stock);
  • P03: Invoice Receipt (Fatura de compras a fornecedores);
  • S01: Sales (Orçamento e encomendas de vendas);
  • S02: Shipping (Documentos de transporte);
  • S03: Billing (Fatura de vendas de clientes, Nota de Débito e Nota de Crédito).

Para adicionar o novo modelo, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Configuração | Sistema | Grupos Entidade Modelo;
  2. Selecione o documento pretendido, clique em Ver e de seguida em Editar;
  3. Adicione o modelo que editou à área Modelos;
  4. Ative a checkbox Predefinição correspondente;
  5. Clique em Guardar.

Configurar modelos de envio de documentos

É possível criar e configurar um template para enviar os documentos de vendas por email. Os documentos abrangidos por esta funcionalidade devem ser do tipo Fatura, Notas de Crédito ou Nota de Débito.

Etapa 1: Criar um template

  1. Aceda a Configuração | Sistema | Modelos de Email;
  2. Clique em Criar ou selecionar um modelo existente;
  3. Preencha os campos obrigatórios;
    Nota: Se selecionou um modelo existente, deve editar a informação pretendida;
  4. Se pretender indicar observações adicionais, indique-as na área Corpo da Notificação;
  5. Clique em Guardar e Novo.

Depois de criar os templates para os documentos de que necessita, deve associá-los aos contactos existentes.

Etapa 2: Associar template aos contactos

  1. Aceda a Configuração | Sistema | Notificações;
  2. Clique em Criar ou selecionar um uma notificação já existente;
  3. Preencha o campo Notificação;
  4. Selecione o email anteriormente criado na coluna "Modelo de Email";
    Nota: Se pretender aplicar este email como predefinido, deve selecionar a respetiva checkbox na coluna "Predefinição?";
  5. Clique em Guardar e Novo.

Estes dados serão utilizados na criação e/ou edição de cada contacto em Configuração | Contactos e Entidades | Contactos.

Configurar sequências em importações

Nas importações ou em migrações, o sistema pode gerar automaticamente o código da entidade com base numa sequência.

Para configurar a sequência para o código da entidade, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Configurar sequência para o código da entidade

  1. Aceda a Configuração| Sistema | Sequências;
  2. Clique em Criar;
  3. Preencha os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Clientessalfanum;
    - Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Sequencia p/cód. entidade;
    - Atributo da entidade: PARTIES.BUSINESSCORE.PARTYKEY;
  4. Selecione a checkbox Predefinição?;
  5. Na área Segmentos, clique em +;
  6. No campo Tipo de segmento, selecione a opção Número Sequencial;
  7. No campo Número Menor, indique o número em que pretende começar a sequência, por exemplo 0007;
  8. No campo N.º de dígitos fixos, indique quantos dígitos compõem a sequência (por exemplo, se indicar 4 dígitos serão gerados códigos seguidos de 0001 a 9999);
  9. Por fim, clique em Guardar.

Etapa 2: Verificar o efeito de uma sequência no código da entidade

  1. Aceda a Clientes e Artigos | Artigos de Vendas;
  2. Clique em Criar;
  3. No campo Entidade será apresentada a sequência pretendida.

De referir que se colocar uma sequência como 0001, o número de clientes só irá até ao limite de 9999.

Configurar sequências em novas subscrições

Quando existem novas subscrições, é possível controlar o código da entidade ou do artigo.

Para configurar sequências em novas subscrições, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Configurar código livre/alfanumérico para entidades

  1. Aceda a Configuração | Sistema | Sequências;
  2. Clique em Criar;
  3. Preencha os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Clientessalfanum;
    - Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Clientes alfanuméricos;
    - Atributo da Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE.PARTYKEY.
  4. Selecione a checkbox Predefinição?;
  5. Na área Segmentos, clique em +;
  6. No campo Tipo de Segmento, selecione a opção Texto;
    Nota: O campo Texto Permanente é automaticamente preenchido, assim como o campo Comprimento que fica automaticamente preenchido com o valor 20;
  7. Por fim, clique em Guardar.

Etapa 2: Verificar sequência no código da entidade

  1. Aceda a Clientes e Artigos | Clientes;
  2. Clique em Criar;
  3. O campo Entidade fica editável para introdução do código manual;
  4. Preencha os campos obrigatórios;
  5. Clique em Gravar.

Etapa 3: Configurar código livre/alfanumérico para artigos

  1. Aceda a Configuração | Sistema | Sequências;
  2. Clique em Criar;
  3. Preencha os campos obrigatórios com a seguinte informação:
    - Sequência: Artigosalfanum;
    - Entidade: ITEMS.BUSINESSCORE;
    - Descrição: Artigos alfanuméricos;
    - Atributo da entidade:BUSINESSCORE.ITEMKEY;
  4. Selecione a checkbox Predefinição?;
  5. Em Segmentos, clicar em +;
  6. No campo Tipo de Segmento, selecione a opção Texto;
    Nota: O campo Comprimento fica automaticamente preenchido com o valor 20;
  7. Se pretender que determinados caracteres apareçam em todas as sequências, indique-o no campo Texto Permanente;
  8. Por fim, clique em Guardar.

Etapa 4: Validar sequência alfanumérico no artigo

  1. Aceda a Clientes e Artigos | Artigos de Vendas;
  2. Clique em Criar;
  3. Indique o código que pretende no campo Artigo;
  4. Preencha os restantes campos obrigatórios;
  5. Clique em Gravar.
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