Las Memorias permiten introducir informaciones organizadas y estructuradas a través de notas. En este sentido, podrá introducir notas del tipo tabla o texto y removerlas. Podrá crear, remover o editar las memorias para garantizar que la información está debidamente introducida y, en caso afirmativo, imprimirlos o exportarlos.

Introducir notas

En los adjuntos de las Memorias, se pueden introducir notas de dos tipos: Tabla y Texto.

Las notas del tipo Tabla permiten introducir informaciones organizadas en forma de cuadro, como en la creación de tablas en Excel. La principal ventaja de este tipo de nota es la introducción de información estructurada.

Las notas del tipo Texto permiten introducir informaciones organizadas solo en forma de texto. Entre las facilidades para la introducción de datos, existe la posibilidad de pegar texto copiado de otros documentos o introducir información de otros documentos a través de la opción Abrir de Archivo.

Este tipo de notas solo permiten introducir textos con tamaño máximo de 5 mil caracteres.

Para introducir notas, deben seguirse los siguientes pasos:

Introducir o editar una nota del tipo Tabla

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memoria;
Crear, acceder o editar un adjunto;
En la pestaña Notas, indicar el tipo Tabla, si se trata de una nueva Nota;
Hacer clic en la columna "Nota." Comprobar que surge una ventana con forma de cuadro y que se añade una barra de herramientas a las opciones de menú de la aplicación;
Nota: Esta barra de herramientas permite al usuario formatear la tabla, como sucede en un documento Excel.
Si se trata de una nueva nota, la tabla se muestra vacía. Si la nota ya se ha introducido anteriormente, surge la tabla con el formato y el contenido definidos anteriormente;
Comprobar si se pueden configurar las celdas de la tabla (alineación del texto, márgenes, fuentes, fondos, líneas, etc.);
En cada columna de la tabla pueden indicarse condiciones para las operaciones entre celdas (Formatear Celdas). Solo están permitidas las siguientes condiciones: =, <>,>, <, >=, <=. En cada celda puede introducirse texto y pueden definirse operaciones con otras celdas (+, -, *, /);
Cada celda permite introducir las fórmulas disponibles en el ERP:
=Fecha()
=Info("Campo")
=InfoAno()
=InfoEmpresa()
=MovimCR("Cuenta","MI","MF")
=MovimDB("Cuenta","MI","MF")
=Saldo("Conta","MI","MF")
=SaldoCR("Cuenta","MI","MF")
=SaldoDB("Cuenta","MI","MF")
=Si("Condicion","ValorTrue","ValorFalse")
En las fórmulas "MovimCR()", "MovimDB()", "Saldo()", "SaldoCR()", "SaldoDB()" puede indicarse el año seleccionado para obtener la información. En todas las fórmulas anteriores, los parámetros usados en la función pueden ser un valor fijo o un parámetro variable;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Al hacer clic con el botón derecho del ratón en las líneas y columnas de la tabla están disponibles varias opciones, como las existentes en la barra de herramientas de las opciones de menú (cortar, copiar, pegar y sustituir texto; borrar texto o formato; formatear celdas). En la barra de herramientas añadida a las opciones de menú, también están disponibles las siguientes opciones: salto de página; introducir línea; eliminar línea y exportar la tabla a un archivo (formato Word, Excel, etc.).

Introducir o editar una nota del tipo Texto

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memoria;
Crear, acceder o editar un adjunto;
En la pestaña Notas, indicar el tipo Texto, si se trata de una nueva Nota;
Hacer clic en la columna "Nota";
Nota: Comprobar que surge una ventana en forma de cuadro en la que se pueden introducir los datos de texto;
Si se trata de una nueva nota, la tabla se muestra vacía. Si la nota ya se ha introducido anteriormente, surge la tabla con el formato y el contenido definidos anteriormente;
Introducir manualmente el texto/datos deseados;
Hacer clic con el botón derecho del ratón y comprobar si se puede:
- Introducir Función: están disponibles las siguientes funciones:
=Fecha()
=Info("Campo")
=InfoAno()
=InfoEmpresa()
=MovimCR("Cuenta","MI","MF")
=MovimDB("Cuenta","MI","MF")
=Saldo("Conta","MI","MF")
=SaldoCR("Cuenta","MI","MF")
=SaldoDB("Cuenta","MI","MF")
=Si("Condicion","ValorTrue","ValorFalse")
En las fórmulas "MovimCR()", "MovimDB()", "Saldo()", "SaldoCR()", "SaldoDB()" puede indicarse el año seleccionado para obtener la información. Para todas las fórmulas previas, los parámetros usados en la función pueden ser un valor fijo o un parámetro variable.
- Introducir Parámetro: Además de las funciones ofrecidas, también se pueden introducir parámetros. Esta opción está disponible en conjunto con la introducción de funciones, pero puede introducirse directamente un parámetro en la nota. Por ejemplo, para la introducción del parámetro año basta con escribir la palabra en la opción Introducir Parámetro o introducir "@@año@@" directamente en la nota. Después de guardar la Nota de Texto hay que tener en cuenta que en la pestaña Imprimir hay que indicar el valor de cada uno de los parámetros introducidos en las notas (así como el Tipo y, por ejemplo, texto, entero o decimal);
- Abrir de Archivo: Permite introducir texto de un archivo existente y cuya información se desea incluir en la Nota. Al efectuar esta operación hay que tener en cuenta que la Nota debe estar vacía, ya que al abrir de archivo los datos del archivo se sustituyen a los datos existentes en la Nota;
Nota: Los datos solo se obtienen a través de documentos en Notepad (al guardar los archivos con la opción Encoding, hay que introducir el formato Ainsi ya que este convierte correctamente la información a cualquier tipo de editor);
- Guardar en Archivo: permite guardar los datos de la nota en un archivo (que después están disponibles en un documento).
Por fin, hacer clic en Guardar.

Al hacer clic con el botón derecho del ratón en las líneas y columnas de la tabla también se ofrecen otras opciones, como cortar, copiar, pegar y borrar.

También se pueden introducir Criterios para asignar a una columna de la tabla una empresa y/o un ejercicio específicos, diferentes del actual. La columna se asigna completamente a un criterio, y no es posible tener en la misma columna datos de empresas y ejercicios diferentes.

Introducir expresiones

La definición de expresiones en las Tablas creadas permite que, por ejemplo, al imprimir una tabla se oculten algunas líneas. Así, al imprimir las líneas definidas en la expresión introducida no son visibles.

Antes de nada, importa distinguir:

Expresiones: +, -, *, /
Condiciones: =, <>, >, <, >=, <=

Para introducir una expresión para las líneas de la tabla basada en las celdas del cuadro, deben seguirse los siguientes pasos:

Al editar una tabla de un informe o de un anexo, hacer clic con el botón derecho del ratón en una de las líneas de la tabla;
Seleccionar la opción Formatear Celdas para definir la imagen del cuadro;
En la pestaña Línea indicar la expresión y comprobar que están disponibles los diversos operadores aritméticos. Al hacer clic dos veces en una de las funciones surge automáticamente la siguiente expresión "= (expresión + expresión)", en la que se puede indicar, por ejemplo, la expresión: "= (D1 + C1) - (F1 + G1)";
Hacer clic en Confirmar;
En la opción de Condición, indicar por ejemplo Mayor que;
En la opción Valor introducir también una expresión o, como alternativa, apenas un valor.

Así, al final pueden existir, por ejemplo, las siguientes expresiones:

Si "= (D1 + C1) - (F1 + G1)"
"Mayor que"
"= (D2 + C2) - (F2 + G2)"

Si "= (D1 + C1) - (F1 + G1)"
"Menor que"
"5"

En la impresión, estas líneas no son visibles/imprimidas.

Ordenar notas

La funcionalidad Introducción de Memorias permite que las Notas introducidas se puedan mover en la tabla, según las necesidades del usuario y los acuerdos fiscales.

En la opción Memorias existe total flexibilidad en la posición de las notas y en la introducción de información y datos. Esto no sucedía en la opción Introducción de la Memoria, en la que las notas introducidas estaban definidas en la visualización y en la edición.

Para ordenar o modificar el orden de una nota deben seguirse los siguientes pasos:

Acceder a Finanzas | Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memoria;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
En la opción Memoria indicar la memoria deseada;
Nota: También se puede acceder a la lista de memorias a través de la opción de menú Listas (que puede ser solo de las memorias o con detalle de memorias y notas), o navegando a través de las cuatro flechas de menú disponibles;
Comprobar que se muestran las notas con el orden introducido y atributos correspondientes;
En la columna "Notas" arrastrar el número de la Nota que se desea mover para arriba o para abajo y arrastrar la Nota hasta la posición deseada. A medida que se arrastra la Nota, dos flechas rojas indican la posición que esta ocuparía al soltarse. Al llegar a la posición deseada en la tabla, para colocar la Nota hay que soltar el botón del ratón y comprobar que la Nota se ha transferido a la nueva posición;
Si la nota no se encuentra en la posición deseada o si se desea volver a modificar la posición, basta con efectuar la misma operación las veces deseadas y para las Notas cuyo orden se desea modificar;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Remover notas y parámetros

En cualquier momento, podrá remover las notas y los parámetros introducidos en una de las notas de la memoria. Para ello, deben seguirse los siguientes pasos:

Remover parámetros

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memoria;
Indicar el ejercicio. Por defecto, el año presentado es el actual;
En la opción Memoria, indicar la memoria deseada;
Comprobar que se muestran las notas con el orden introducido y atributos correspondientes;
En la pestaña Imprimir, en el cuadro en el que se indican los parámetros introducidos en las Notas, hacer clic en la línea del parámetro que se va a eliminar;
Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Elimina Línea;
Comprobar que se ha eliminado el parámetro;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Para eliminar un parámetro de una nota específica, no puede existir ninguna referencia al mismo parámetro en más de una nota. Si esto sucede, no se puede eliminar así el parámetro, caso contrario se elimina el parámetro de todas las notas en las que se le hace referencia. En este caso, hay que editar la nota de Texto y borrar/eliminar el parámetro en la propia Nota.

Remover notas

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memorias;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
En la opción Memoria indicar la memoria deseada;
Comprobar que se muestran las notas con el orden introducido y atributos correspondientes;
Hacer clic en la línea de la Nota que se va a eliminar y, en la misma línea, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Elimina Línea;
Comprobar que se ha eliminado la Nota;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Al eliminar una nota que tiene un parámetro, hay que eliminar también el parámetro, a pesar de que este no tenga ninguna referencia en una nota.

Crear memorias

Para crear una Memoria debe indicarse el tipo de notas de la memoria, el ejercicio y la respectiva identificación. Posteriormente, podrá eliminarlos. Si existe alguna información incorrecta, podrá editar la memoria.

Para crear, editar o remover memorias, deben realizarse los siguientes pasos:

Crear memorias

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memorias;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
Seleccionar la opción Nuevo para crear una nueva memoria;
En la opción Memoria indicar la memoria que se va a crear e introducir su identificación, por ejemplo: "A01" - "Información Fiscal de la Empresa";
En la pestaña Notas, hay que colocarse en una de las líneas de la tabla para introducir las notas de la memoria, indicando el nombre de la nota y su denominación/descripción;
Indicar el Tipo de nota que se va a introducir, por ejemplo, tipo Texto o tipo Tabla;
Hacer clic en la columna Nota para introducir los datos de tipo Texto o de tipo Tabla;
Hacer clic en Guardar;
Si se han introducido parámetros en la nota, surge el mensaje Existen Parámetros sin valor asignado. En este caso, antes de guardar la memoria y las notas hay que garantizar que, en la pestaña Imprimir se han introducido valores para cada uno de estos nuevos parámetros;
En la misma pestaña, en Otras Configuraciones, la escala indicada por defecto es de 1:1, pero puede ser de 1:1000 (en el caso de valores elevados, por ejemplo). También se puede indicar el número de decimales;
Seleccionar el tipo de impresión (y vista previa) de la memoria, seleccionando imprimir en una hoja en blanco o en un documento (.doc) con plantilla predefinida indicado por el usuario;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Para imprimir la memoria, seleccionar la opción de menú correspondiente y comprobar que la memoria está disponible para vista previa antes de enviarla para impresión.

Editar memorias

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memorias;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
En la opción Memoria indicar la memoria deseada;
Nota: También se puede acceder a la lista de memorias a través de la opción de menú Listas (el listado puede ser solo de las memorias o con detalle de memorias y notas), o navegando a través de las cuatro flechas de menú disponibles.
Comprobar que en la memoria seleccionada se muestran las notas con el orden introducido y sus atributos;
En la pestaña Notas, hay que colocarse en la línea de la tabla que se desea editar para introducir o modificar la información deseada;
Introducir nuevas notas (opcional);
Hacer clic en Guardar;
Si se han introducido nuevos parámetros en la nota, surge el mensaje Existen Parámetros sin valor asignado. En este caso, antes de guardar la memoria y las notas hay que garantizar que, en la pestaña Imprimir se han introducido valores para cada uno de estos nuevos parámetros;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Remover memorias

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales y de Gestión | Memorias;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
En la opción Memoria indicar la memoria deseada;
Comprobar que se muestran las notas con el orden introducido y atributos correspondientes;
Hacer clic en Anular e indicar que desea remover la memoria;
Comprobar si se ha eliminado la memoria.

Imprimir memorias

Además de permitir imprimir memorias, también es posible crear un documento word con una plantilla definida para configurar la impresión de la Memoria y editar la forma como las informaciones son presentadas/impresas.

Para imprimir memorias deben seguirse los siguientes pasos:

Imprimir memorias

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memorias;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
En la opción Memoria indicar la memoria deseada;
Nota: También se puede acceder a la lista de memorias a través de la opción de menú Listas (el listado puede ser solo de las memorias o con detalle de memorias y notas), o navegando a través de las cuatro flechas de menú disponibles.
Comprobar que en la memoria seleccionada se muestran las notas con el orden introducido y sus atributos;
Antes de efectuar la impresión, en la pestaña Imprimir deben estar introducidos los campos Valor y Tipo (texto, entero o decimal) de los parámetros introducidos en las Notas;;
En Otras Configuraciones indicar la escala y el número de decimales que se muestran en los valores;
Por fin, hacer clic en Imprimir.

Imprimir memorias con una plantilla predefinida

En el Microsoft Word abrir un nuevo documento;
En Insert, acceder a Quick Parts | Field;
En Field Properties escribir "@@D@@CodeOfNote@@" para indicar dónde se va a introducir la descripción de la nota;
@@C@@CodeOfNote@@" en el nombre del campo, en el que se desea introducir el contenido de la nota.
Imprimir. Las notas pueden seleccionarse o puede anularse su selección individualmente o a través del botón derecho del ratón puede seleccionarse todas las líneas para impresión.

Al imprimir la memoria, se guardan todas las modificaciones efectuadas. Las modificaciones que aún no se han guardado, al seleccionar la opción Imprimir, se guardan automáticamente y se muestran en la impresión.

Exportar memorias

Para exportar una memoria en HTML, deben seguirse los siguientes pasos:

Acceder a Contabilidad | Informes | Análisis Legales | Memoria;
Indicar el ejercicio. Por defecto, se muestra el año actual;
En la opción , Memoria indicar la memoria deseada;
Nota: Puede accederse a la lista de memorias a través de la opción de menú Listas (el listado puede ser solo de las memorias o con detalle de memorias y notas), o navegando a través de las cuatro flechas de menú disponibles;
Comprobar que en la memoria seleccionada se muestran las notas con el orden introducido y sus atributos;
En la pestaña Imprimir deben estar introducidos los campos Valor y Tipo (texto, entero o decimal) de los parámetros introducidos en las notas;
En Otras Configuraciones indicar la escala y el número de decimales que se muestran en los valores;
Se ofrecen las siguientes opciones que se deben seleccionar según lo que se desee:
• Aplicar formato especial de valores negativos: Los valores negativos aparecen en rojo y sin el signo "-";
• Adjuntar el código de la nota y su descripción en el título: Permite, al imprimir, unir en el título de la nota, el código de la misma y su descripción;
• Renumerar las notas en la exportación: Cuando el código incluye un número, esta opción permite garantizar la secuencia de las notas que se imprimen. Por ejemplo, si tenemos las notas 1,2 y 3, pero solo se aplican las notas 1 y 3, la opción renumerar imprime las notas como 1 y 2);
Seleccionar la ubicación y el nombre del archivo al que se exporta el contenido;
Por fin, hacer clic en Imprimir.

En la tabla de la pestaña Notas, en la columna "Imp.", las líneas seleccionadas corresponden a las notas que se envían para impresión en la opción Imprimir. Las notas pueden seleccionarse o puede anularse su selección una a una, o como alternativa, a través del botón derecho del ratón pueden seleccionarse todas las líneas para impresión o invertir la selección.

Al imprimir la memoria, se guardan todas las modificaciones efectuadas. Las modificaciones que aún no se han guardado, al seleccionar la opción Imprimir, se guardan automáticamente y se muestran en la impresión.

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