Última alteração a 02/12/2024
Para agilizar a importação de dados, é possível importar num único ficheiro todas as informações relativas aos colaboradores e contratos.
De salientar que, caso preencha os dados relativos às Profissões e/ou Habilitações dos colaboradores, o sistema irá validar durante a importação se estas já existem. Caso não existam, a aplicação cria-as no sistema e só depois é que importa os colaboradores e contratos.
Este ficheiro está totalmente personalizado para que possa preenchê-lo de forma simples e rápida através de instruções e validações, garantindo a correta introdução dos dados.
Colaboradores
| Coluna |
Obrigatório? |
Preenchimento |
| NIF Empresa |
Sim |
Indicar o NIF da empresa. |
| Código Colaborador |
Sim |
Indicar o código do colaborador. |
| Nome |
Sim |
Indicar o nome completo do colaborador. |
Dados Pessoais
| Coluna |
Obrigatório? |
Preenchimento |
| Dados Gerais |
| Nome Abreviado |
Sim |
Indicar o nome abreviado do colaborador. |
| NIF |
Sim |
Indicar o NIF do colaborador. |
| País |
Sim |
Indicar o País do colaborador. |
| Email |
|
Indicar o email do colaborador. |
| Telemóvel |
|
Indicar o número de telemóvel do colaborador. |
| Telefone |
|
Indicar o número de telefone do colaborador. |
| Género |
|
Indicar o género do colaborador:
- Indefinido;
- Feminino;
- Masculino.Se não preencher este campo, o produto irá assumir Indefinido. |
| Data Nascimento |
Sim |
Indicar a data de nascimento. |
| Habilitação |
| Formação Académica |
|
Indicar o código da formação Académica do colaborador. |
| Instituição de Ensino |
|
Indicar a Instituição de Ensino de obtenção da Formação Académica. |
| Data de obtenção |
|
Indicar a data de obtenção da Formação Académica. |
| Morada |
| Rua |
|
Indicar a rua associada à morada do colaborador. |
| N.º Porta |
|
Indicar o n.º de porta associada à morada do colaborador. |
| Código Postal |
|
Indicar o código postal associado à morada do colaborador. |
| Localidade |
|
Indicar a localidade associada à morada do colaborador. |
| Documento Identificação |
| Tipo Documento |
Sim |
Indicar o tipo de documento de identificação do colaborador, que poderá ser:
- Identificação Nacional;
- Passaporte;
- Identificação estrangeira;
- Autorização de Residência. |
| N.º Identificação |
Sim |
Indicar o n.º de identificação associado ao tipo do documento escolhido no campo anterior. |
| Local de emissão |
|
Indicar o local de emissão do documento de identificação, caso exista. |
| Data de Emissão |
|
Indicar a data de emissão do documento de identificação, caso exista. |
| Data de Validade |
|
Indicar a data de validade do documento de identificação. |
| Admissão |
| Data Admissão |
Sim |
Indicar a data de admissão do colaborador. |
| Dias de Período Experimental |
|
Indicar os dias de período experimental do colaborador. Com base nestes dias, a aplicação determina o fim deste período. |
| Período inicial de Processamento |
Sim |
Indicar o 1.º período a ser processado no produto. Se não preencher este campo, o sistema assumirá o período da data de admissão |
| Ativar Contrato? |
Sim |
Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá criar o contrato no estado Ativo e inicia o processamento de vencimento;
- Não.Se não preencher este campo, o sistema irá assumir a opção Não e o contrato é importado no estado Novo. Posteriormente, é necessário ativar o contrato para ser incluído no processamento salarial. |
| Estabelecimento |
|
Indicar o estabelecimento do contrato. Por predefinição, é sugerido o estabelecimento 01 e 02 e, por isso, deverá garantir que estes existem na aplicação. |
| Motivo de Admissão |
|
Indicar o motivo de admissão do colaborador. |
| Dados Profissionais |
| Código IRCT |
|
Indicar o Instrumento de regulamentação Coletiva de Trabalho ao qual pertence o colaborador (se aplicável). |
| Profissão |
Sim |
Indicar a profissão do colaborador. |
Categoria
(Deverá preencher a folha "Categorias" antes de introduzir esta informação) |
Sim |
Indicar a categoria do colaborador. Se esta categoria não existir no sistema, será criada. |
| Deduções |
| Membro dos órgãos sociais ou equivalente? |
|
Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá assumir a configuração “MOE” como perfil de lançamento na contabilidade;
- Não: assumirá o perfil “PES”. |
| Regime Segurança Social |
|
Escolher o regime de Segurança Social afeto ao contrato. |
| NISS |
Apenas se estiver definido um Regime de Segurança Social. |
Indicar o NISS do colaborador. |
| Tem seguro de acidentes de trabalho? |
|
Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá incluir a dedução (DS010) com o NISS indicado como n.º de subscritor. A forma de cálculo da dedução será Herança;
- Não. |
| Contribuição para o FCT e FGCT? |
|
Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá incluir a dedução FCT (DS005) e a dedução FGCT (DS006). A forma de cálculo da dedução será Herança;
- Não. |
| Regime de Duração do Trabalho |
|
Indicar o regime de duração do trabalho aplicável:
- Tempo Completo: horário de 40h;
- Tempo Parcial: horário de 20h. |
| Valores Mensais |
| Vencimento |
|
Indicar o vencimento aplicável. Deverá ter em atenção que:
- se não preencher, o sistema não adiciona qualquer remuneração;
- se preencher, o sistema associa a remuneração “RS001” com configuração por Herança na quantidade e monetário no valor, sendo o vencimento assumido como valor da remuneração. |
| Diuturnidades |
|
Indicar a diuturnidade aplicável. Deverá ter em atenção que:
- Se não preencher, o sistema não adiciona qualquer remuneração;
- Se preencher, o sistema associa a remuneração “RS004”, com configuração por Herança na quantidade e monetário no valor, sendo a diuturnidade assumida como valor da remuneração. |
Formas de Pagamento
| Coluna |
Obrigatório? |
Preenchimento |
Principal
|
| Forma de Pagamento |
Sim |
Indicar a forma de pagamento aplicável:
- Transferência: assume no contrato a designação "SAL";
- Cheque: assume no contrato a designação "CHQ";
- Numerário: assume no contrato a designação "NUM". |
| IBAN |
Apenas se selecionar a opção Transferência na forma de pagamento |
Indicar o IBAN caso a forma de pagamento for Transferência. |
| SWIFT |
|
Indicar o SWIFT caso a forma de pagamento seja Transferência. |
| Subsídio Alimentação |
| Forma de pagamento do Subsídio Alimentação |
|
Escolher a opção pretendida:
- Valor diário: assume a remuneração RS011;
- Valor Espécie: assume a remuneração RS013;
- Cartão refeição: assume a remuneração RS014.
O cálculo da quantidade destas remunerações será definido por Herança.
Se não preencher, o sistema não irá associar qualquer remuneração de subsídio de alimentação. |
| Cartão Refeição |
|
Escolher a opção pretendida. Esta informação será guardada no contrato, na área Outras formas de pagamento. |
IBAN/Referência
Cartão Refeição |
|
Indicar o IBAN ou a Referência quando a forma de pagamento é por “Cartão Refeição”. Esta informação será guardada no contrato, na área Outras formas de pagamento.
O cartão de refeição “Sodexo” assume o valor no campo Referência e os restantes assumem no campo IBAN. |
Dados Fiscais
Ao importar os dados fiscais, o sistema cria um registo com o período inicial igual ao período da data de admissão. Se algum dos campos não for preenchido, o produto assumirá os valores predefinidos aquando da criação de um novo contrato.
| Coluna |
Obrigatório? |
Preenchimento |
Titular
|
| Domicílio Fiscal |
|
Indicar o domicílio fiscal do contrato aplicável. |
| Serviço de Finanças |
|
Indicar o código do Serviço das Finanças. |
| Estado Fiscal |
|
Indicar o estado fiscal aplicável. |
| Titulares de Rendimento |
|
Indicar se existe 1 ou 2 titulares de rendimentos. |
| N.º Dependentes |
|
Indicar o número de dependentes. |
| Dependentes c/ deficiência >= 60% |
|
Indicar o número de dependentes com deficiência maior ou igual a 60%. |
Titular com deficiência
>= 60%? |
|
Indicar se o colaborador é ou não portador de deficiência em grau igual ou superior a 60%. |
| Segundo Titular |
| Segundo titular c/ maioria dos rendimentos englobados? |
|
Indicar se o segundo titular detém ou não a maioria dos rendimentos englobados. |
| Segundo titular com deficiência >= 60%? |
|
Indicar se o segundo titular é ou não portador de deficiência em grau igual ou superior a 60%. |
Para todos os contratos importados, a aplicação assume o tipo de rendimento como Rendimentos do trabalho dependente. Se existirem contratos com outro tipo de rendimento, deverá após a importação editá-los e alterar para o tipo de rendimento pretendido.
Plano Contratual
O plano contratual deverá conter a informação da etapa atual e de etapas posteriores para contratos a termo.
| Coluna |
Obrigatório? |
Preenchimento |
| Tipo de Contrato |
|
Indicar o tipo de contrato da etapa atual aplicável. |
| Data estimada de fim (Etapa atual) |
|
Indicar a data estimada de fim da etapa atual que só deverá ser preenchida se o tipo de contrato for a Termo Certo. Com esta data, o sistema determina a duração da etapa atual através da diferença entre a data final e a data de admissão.
A 1.ª etapa do contrato tem início na data de admissão. Esta data não deve ser preenchida para os tipos de contrato Permanente e Termo incerto. |
Férias, Subsídios de Férias e Natal
| Coluna |
Obrigatório? |
Preenchimento |
| Férias |
| Dias de férias adicionais |
|
Indicar os dias de férias adicionais do ano para que o sistema criar um movimento inicial na conta de benefício com este valor a crédito da conta. |
| Dias de férias gozados |
|
Indicar os dias de férias já gozados no ano para que o sistema cria um movimento inicial na conta de benefício com este valor a débito da conta. |
| Subsídio de Férias |
| Forma de pagamento subsídio de férias |
|
Indicar a forma de pagamento do Subsídio de Férias aplicável:
- Por inteiro no mês de referência: assumirá a Conta Ben. CS002
- Em duodécimos: assumirá a Conta Ben. SFERIAS_DUOD
- Em duodécimos de 50%: assumirá a Conta Bem.SFERIAS_5050Se não preencher este campo, não será associada a conta de benefício. |
| Dias de sub. de férias de adicionais do ano |
|
Indicar os dias de Subsídio de Férias adicionais do ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a crédito da conta. |
| Dias de sub. férias pagos |
|
Indicar os dias de Subsídio de férias já pagos no ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a débito da conta. |
| Subsídio de Natal |
| Forma de pagamento subsídio de Natal |
|
Indicar a forma de pagamento do Subsídio de Natal aplicável:
- Por inteiro no mês de referência: assumirá a Conta Ben. CS003
- Em duodécimos: assumirá a Conta Ben. SNATAL_DUOD
- Em duodécimos de 50%: assumirá a Conta Bem.SNATAL_5050Se não preencher este campo, não será associada a conta de benefício. |
| Dias de Natal adicionais do ano |
|
Indicar os dias de Subsídio de Natal adicionais no ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a crédito da conta. |
| Dias de sub. Natal Pagos |
|
Indicar os dias de Subsídio de Natal já pagos no ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a débito da conta. |
Condições importantes
- A conta de férias será sempre a "CS001", o momento de processamento e a fórmula serão do tipo "Não aplicável";
- Se preencher os campos relativos aos dias de férias de direito e/ou gozados e o período inicial for inferior ou superior à data de admissão, o sistema irá criar um movimento de saldo inicial na conta de benefício, assumindo a crédito os "Dias de férias de direito" e a débito os "Dias de férias gozados". Esta regra é aplicável também às contas de benefício de Sub. Férias e de Sub. Natal;
- O movimento inicial das contas de benefício só será lançado se o contrato estiver Ativo;
- Nas contas de benefício dos subsídios, o Momento de Processamento e a Fórmula de Débito são definidas com o tipo Herdado.
Outras Remunerações
Poderá importar até 3 das remunerações adicionais que podem corresponder a:
- Subsídio de Turno (RS005);
- Isenção de horário (RS006);
- Abono para Falhas (RS015);
- Comissões (RS016);
- Ajudas de custo pessoal – Nacional (RS021);
- Ajudas de custo pessoal - Estrangeiro (RS022);
- Ajudas de custo MOE – Nacional (RS023);
- Ajudas de custo MOE – Estrangeiro (RS024);
- Premio s/ Vencimento Bruto (RS040);
Deverá ter em atenção que:
- Se indicar uma remuneração mas não preencher o valor, o sistema assumirá o valor por Herança. Caso contrário, o assumirá o tipo Monetário e o valor indicado;
- A quantidade será ser sempre considerada com a forma de cálculo por Herança;
- Se selecionar remunerações do tipo “Ajudas de custo”, deverá rever o contrato e indicar de que forma é calculada a quantidade nestas remunerações, uma vez que por predefinição irá ser do tipo Herança à semelhança das restantes remunerações.
O produto não importa dados repetidos, ou seja, se por algum erro de configuração não for possível criar ou preencher determinada informação, poderá repetir a importação do ficheiro na totalidade já que não será importada informação que já existe no sistema.
Todas as colunas assinaladas a negrito no ficheiro Excel são de preenchimento obrigatório. Se não as preencher, não conseguirá importar o ficheiro.
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