Última alteração a 20/05/2025
A integração com o sistema de gestão de tempo Cegid Visualtime garante que a informação seja sincronizada com sucesso entre as duas aplicações, ao mesmo que proporciona uma experiência de utilização fácil e clara para uma conclusão eficiente das tarefas.
Assim, é possível sincronizar os dados relativos a colaboradores, recibos, Declaração de Rendimentos e alterações mensais.
Funcionalidades
Esta integração permite o envio dos contratos dos colaboradores, a sincronização mensal dos horários (quando variáveis), ausências e horas extraordinárias, assim como exportar os recibos dos colaboradores e as declarações de rendimentos.
De seguida, são detalhadas ao pormenor todas as funcionalidades disponíveis:
Exportação de dados do Payroll para Visualtime
- Sincronização dos contratos em lote (a usar no início de integração ou em situações em que existiu falha de sincronização);
- Sincronização online a partir do Payroll na ativação e cessação do contrato, assim como na atualização de informação relevante a contratos existentes;
- Exportação de recibos do colaborador: os recibos podem ser exportados no fecho do pagamento (que executa a exportação de forma automática) ou manualmente (acedendo ao recibo e selecionando a opção Exportar). Quando o recibo ou o pagamento são apagados, o no Visualtime o recibo também é apagado automaticamente;
- Exportação das Declarações de Rendimento: na declaração está disponível o botão Exportar que permite que a declaração seja enviada para o Visualtime.
Importação de dados do Visualtime para Payroll
Se pretender, será possível sincronizar:
- Horários;
- Ausências previstas (cenários de ausências prolongadas, como baixas médicas);
- Ausências pontuais incluindo as ausências por férias;
- Horas suplementares, com possibilidade de desdobrar do lado do Payroll a primeira hora e seguintes (por ter valorizações diferentes).
É considerado o calendário e a gestão das férias da aplicação do Visualtime. O Payroll recebe apenas as ausências à medida que as férias vão sendo gozadas.
Em cada importação realizada, existe um log que regista toda atividade, nomeadamente, o tipo de registos recolhidos com e sem sucesso.
Configurar Integração
É necessário efetuar configurações nas duas aplicações:
Payroll
Para configurar a integração, siga os seguintes passos:
- Aceder a Sistema | Configurar Empresas | Parâmetros de Salários;
- Editar a Empresa pretendida;
- Ativar o separador Integração Visualtime;
- Na área Serviço, indicar o Endereço do Serviço e a Chave de API para ser possível conectar com o serviço;
- Na área Integração, validar o campo o Grupo (por predefinição, é a chave da empresa mas poderá alterá-lo) e selecionar o Subgrupo que pode ser Nenhum, Departamento ou Estabelecimento;
- Indicar o nome da Pasta que será criada no Visualtime e que irá conter os recibos e a Declaração de Rendimentos. Se não definir as pastas, os documentos não serão exportados;
Nota: é possível definir uma única pasta ou pastas distintas;
- Se pretender separar a 1.ª hora suplementar das restantes horas, na área Trabalho Suplementar deverá definir o mapeamento com as remunerações de origem para a 1.ª hora suplementar e as remunerações de Código Horas (mais de 1h) para as horas suplementares seguintes à primeira.
Exemplo: pretende configurar as Horas Extra para integrar como RS081, mas apenas a 1.ª hora como RS081. As restantes devem ser consideradas como RS082. Na configuração, a coluna Origem tem de esta preenchida com a remuneração RS081 e na coluna Código Horas a RS082. Durante a importação, se a Hora Suplementar for superior a 1h o sistema irá criar uma remuneração pontual de RS081 com quantidade igual a 1 e o restante será lançado na remuneração pontual RS082;
- Clicar em Guardar.
Visualtime
No Visualtime, é necessário definir o mapeamento das justificações para os códigos de remunerações ou de ausências a integrar no Payroll.
Para configurar o mapeamento, siga os seguintes passos:
- Aceder ao Visualtime | Configuração da Gestão Horária | Justificações;
- Para cada justificação preencher o campo Equivalência com o código de remuneração ou ausência do Payroll. Para o correto preenchimento, deverá aplicar A# ou O# (para identificar o tipo de entidade) seguido do código do Payroll, conforme os seguintes exemplos:
- O#RS081: para remunerações;
- A#AS101: para ausências, faltas e férias;
- Se pretender que determinada justificação não seja importada no Payroll, deverá preencher o campo Equivalência com #Ignore;
- Caso pretenda exportar os recibos e a Declaração de Rendimentos, deverá aceder a Gestão de Documentos. De seguida, deverá escolher a pasta onde pretende exportar ou adicionar uma nova;
Nota: os documentos podem ser exportados para uma única pasta ou para pastas distintas.
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