Cómo funcionan las carpetas de la Gestión documental

Conceptos básicos

Para utilizar la Gestión documental, previamente debe haber creado de forma adecuada la estructura de carpetas de documentos asociada al objeto de negocio que esté utilizando. Podrá asociar diferentes tipos de fichero a cada una de las carpetas, para evitar que se puedan incorporar ficheros de tipos no autorizados.

También es necesario haber determinado las rutas sobre las que se almacenará la información. Si múltiples equipos acceden a la aplicación, la ruta indicada debe ser común para todos los equipos.

Mediante esta herramienta puede determinar las asociaciones entre objetos de negocio y ficheros multimedia, para posteriormente ser visualizadas por la Gestión documental.

Algunas de las propiedades generales de las carpetas:

• Nombre. El nombre que identificará la carpeta.
• Descripción. Se puede indicar una descripción multiidioma para disponer más información de ella.

Los datos que debe indicar están divididos en cuatro grupos:

En general:

• Propiedades:
  • Padre. Nombre de la carpeta de archivos que contiene esta asociación. Si desea indicar que sea la carpeta raíz, deje este dato en blanco.
  • Contenido. Tipo de contenido que se asocia con el objeto de negocio. Debe ser uno de los ofrecidos en la lista desplegable.
  • Carpeta Global.
  • Ruta. Camino de acceso a la asociación.
• Objetos de negocio asociados.

En opcional:

• Palabras clave. Las palabras que identificarán a esta asociación.
• Campos de usuario. Determina una serie de campos opcionales que servirán como palabras de búsqueda.

Funciones básicas

Puede acceder al mantenimiento de carpetas de la gestión documental después de seleccionar el punto Sistema, en el punto Diseño | Carpetas de la Gestión documental.

Además...

Para conocer más sobre la gestión documental véase Cómo funciona la gestión documental.