¿Cómo migrar productos al software?

Existe una herramienta que ayuda a importar los productos a través de un archivo CSV o XML (SAF-T).

Para añadir datos a través de CSV, sigue los siguientes pasos:

Editar el Archivo CSV

1. Comprueba si has exportado el archivo de datos del producto desde tu programa anterior. Muchos programas permiten exportar este tipo de datos. Si no encuentras esta opción, pide información a tu servicio de atención al cliente;
2. Comprueba que el fichero está en formato CSV (si tienes algún problema para guardar datos en CSV, consulta el último apartado de este texto);;
3. Organiza las columnas en el orden siguiente:
   1. Nombre;
   2. Categoría;
   3. Marca;
   4. Referencia;
   5. Código de barras;
   6. Descripción;
   7. PVP;
   8. Precio de coste;
   9. Unidad;
   10. Control de existencias (indica sí o no);
   11. IVA;
   12. Tipo de producto;
4. Una vez editado el archivo, guarda los cambios.

Notas:

• Recomendamos asociar una referencia a todos los productos;
  • Si posteriormente deseas utilizar este proceso para realizar cambios o actualizaciones masivas, el software actualizará los datos teniendo en cuenta las referencias de los productos. Si no hay referencias, añadirá nuevos productos, lo que puede duplicar algunos de los datos de su cuenta.
• Distingue también entre productos y servicios en el campo correspondiente. Los tipos de productos se indican a continuación:
  • P (Producto);
  • S (Servicio);
  • O (Otro [portes, anticipos, etc.]);
  • I (Impuesto [excepto IVA e Impuesto de Sociedades] o encargo parafiscal);
  • E (Impuestos Especiales de Consumo IABD).

Importar Productos

Cargar el archivo

1. Para importar el archivo al software, accede a Configuración | Migración de Datos | Productos | Importar;
2. Elige el archivo e inicia la importación.

En unos segundos, el archivo se procesará y aparecerá una nueva pantalla en la que podrás comprobar los productos con errores, organizar la información y añadir/eliminar datos por producto.

Organizar la información

1 Modificación de la estructura de las columnas

Se puede definir qué columna corresponde a cada campo.

Si sigues las instrucciones e importas el archivo CSV según las columnas indicadas en el ejemplo (en Configuración|Migración de datos|Productos| Descargar archivo de ejemplo), no tendrás que hacer nada más.

Si las columnas son diferentes (en menor número o en posiciones diferentes), podrás asignar los campos a las columnas correctas.

Nota: Esta opción sólo está disponible para la importación de archivos CSV.

2 Edición de productos

Si es necesario, modifica los datos de un producto concreto haciendo clic en el nombre del producto. Esta opción es muy útil cuando se detectan errores.

También es posible comprobar aquí posibles anomalías si el programa detecta registros no válidos y corregirlos.

3 Resumen de la importación

En el campo Resumen, se indicará cuántos registros:

• Se han importado;
• Se han actualizado (cuando se han importado con antelación);
• No son válidos. Esto significa que un registro concreto falta o es incorrecto. Podrás corregirlo tal y como se indica en el punto 2.

También es posible filtrar por registros, haciendo clic en ellos en el apartado Resumen.

Por ejemplo: si quieres comprobar qué registros no son válidos para poder corregirlos, haz clic en el número de registros en Resumen|Validación.

Puedes finalizar la importación haciendo clic en Importar. Si necesitas salir de la página, puedes hacerlo ya que el software guarda el proceso y puedes terminarlo más tarde en el mismo lugar. Si tienes algún problema o dificultad, ponte en contacto con nosotros.

Resumen final de la importación

Una vez finalizado el proceso, el software resumirá las acciones realizadas. En cualquier momento después de la importación puedes consultar y editar tus productos en Backoffice | Productos | Productos.

Guardar un archivo como CSV 

Para guardar un archivo en formato csv, sigue los siguientes pasos:

1. Abre el archivo;
2. Accede a Archivo|Guardar Como;
3. En el campo Tipo de Archivo, elige la opción Texto CSV (.csv);
4. Guarda;
5. Comprueba el tipo de archivo, seleccionando Utilizar el Formato de Texto CSV (Use Text CSV Format);
6. Guardar, teniendo en cuenta la pestaña Delimitador de Campos (Field Delimiter).
   • Comprueba si es coma (,) o punto y coma (;) para seleccionar esa opción en la importación del archivo en el campo Pestaña;
7. Haz click en Ok.