Como importar exercícios fiscais a partir do ficheiro SAF-T de contabilidade?

Organização dos separadores

Os separadores relativos aos mapeamentos estão divididos em 3 colunas:

1. Dados do SAF-T: informação do ficheiro SAF-T da contabilidade:

• General Ledger;
• Journal;
• Transaction Type;
• Customers;
• Suppliers.

2. Dados do ERP: informação presente ou a criar no ERP;

• Plano de contas;
• Diário;
• Tipo de documento;
• Clientes;
• Fornecedores.

3. Regras de mapeamento: regras do mapeamento.

Mapeamento dos dados

O mapeamento das várias entidades (Plano de Contas, Diários, Tipos de Documento, Clientes e Fornecedores) é realizado com base na entidade origem e na entidade de destino.

Por exemplo, no menu do importador, no campo De deverá indicar a conta origem no SAF-T e, no campo Para, indicar a conta de destino do ERP.

Estados das linhas de dados

Nas grelhas da informação do ficheiro SAF-T, é possível verificar o estado do mapeamento na coluna "Estado". Esta coluna pode ter os seguintes valores:

• OK: a linha está corretamente mapeada;
• Erro: o mapeamento definido para a linha está errado. Por exemplo: uma conta do SAF-T está mapeada para uma conta integradora do plano de contas do ERP;
• Aguarda regra: a linha ainda não foi mapeada;
• Aviso: alerta sobre alguma alteração relevante. Por exemplo: o mapeamento vai modificar uma conta de movimento para uma integradora.

Regras de mapeamento

Limpar regras

Para limpar uma ou mais regras criadas, siga os seguintes passos:

1. Na coluna das regras de mapeamento, selecionar as regras pretendidas;
2. Clicar em Limpar Regra Selecionada ou em Limpar Regras se pretender limpar todas as regras.

Arquivar regras

É possível guardar as regras definidas para um determinado SAF-T num ficheiro XML, permitindo interromper o mapeamento em curso, continuar posteriormente ou reutilizar as mesmas regras noutro ficheiro SAF-T.

Para arquivar ou carregar as regras de mapeamento, siga os seguintes passos:

1. Definir as regras de mapeamento nos diferentes separadores;
2. Clicar em Guardar ou Guardar Como;
3. Para carregar as regras gravadas anteriormente, clicar em Abrir e selecionar o ficheiro.

Criar regras no Excel

Para facilitar a criação de regras, é possível realizar esta operação no excel. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Na grelha das regras, selecionar as linhas pretendidas e, de seguida, clicar em Copiar;
2. Abrir um novo ficheiro excel e colar as linhas copiadas no PAA;
3. Depois de efetuar as alterações pretendidas, copiar as regras definidas no excel, excluindo os cabeçalhos;
4. No PAA, na grelha das regras clicar com o botão direito do rato e, de seguida, clicar em Colar.

Etapa 1: Selecionar o ficheiro SAF-T da contabilidade

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Contexto | Grupo Importações | SAF-T Contabilidade;
2. Clicar em Abrir SAF-T;
3. Selecionar o ficheiro SAF-T da contabilidade pretendido;
4. No separador Sumário SAF-T, serão apresentados os dados do cabeçalho do ficheiro;
5. Caso não seja possível carregar o ficheiro, aceder ao separador Relatórios de Operações para obter mais informações sobre eventuais anomalias.

Etapa 2: Atualizar os dados do ERP (se necessário)

Ao carregar o ficheiro SAF-T da contabilidade, serão também importados o plano de contas, clientes, fornecedores, diários e documentos do ERP.

Caso tenha criado algum destes elementos no ERP após o carregamento do SAF-T, deverá clicar em Atualizar para acertar os respetivos dados no importador.

Etapa 3: Mapear o plano de contas (General Ledger)

No separador Plano de Contas, realizam-se todas as operações relativas ao mapeamento entre as contas do ficheiro SAF-T (General Ledger) e o plano de contas na contabilidade do ERP.

Todas as contas com movimentos do SAF-T têm de ser mapeadas para as respetivas contas do plano de contas da contabilidade do ERP, sendo possível mapear uma ou mais contas do SAF-T para uma só conta do plano do ERP.

O mapeamento de contas pode ser realizado manual ou automaticamente.

Para informações mais detalhadas acerca do mapeamento do plano de contas, sugere-se a consulta da secção "Plano de Contas".

Etapa 4: Mapear diários (Journal)

No separador Diários, deverá realizar todas as operações relativas ao mapeamento entre os diários do ficheiro SAF-T (Journals) e os diários do ERP.

Todos os diários com movimentos do SAF-T têm de ser mapeados para os respetivos diários da contabilidade do ERP, sendo possível mapear um ou mais diários do SAF-T para um só diário do ERP.

Para informações mais detalhadas acerca do mapeamento dos diários, sugere-se a consulta da secção "Diários".

Etapa 5: Mapear tipos de documento (Transaction Type)

No separador Tipos de Documento, deverá realizar todas as operações relativas ao mapeamento entre os diários do ficheiro SAF-T (Journals) e os tipos de documento do ERP.

O SAF-T não indica na sua estrutura o Tipo de Documento utilizado no movimento contabilístico pelo que, para que não exista sobreposição do movimento, é necessário indicar um tipo de documento do ERP por diário no SAF-T.

Para saber mais informações sobre o mapeamento dos tipos de documentos, sugere-se a consulta da secção "Tipos de Documentos".

Etapa 6: Mapear clientes (Customers)

No separador Clientes, deverá realizar todas as operações relativas ao mapeamento entre os clientes do ficheiro SAF-T (Customers) e os clientes do ERP.

Esta operação é opcional e apenas serão criadas novas entidades, ou seja, as fichas dos clientes já existentes não serão alteradas.

Para saber mais informações sobre o mapeamento dos clientes, sugere-se a consulta da secção "Clientes".

Etapa 7: Mapear fornecedores (Suppliers)

No separador Fornecedores, deverá realizar todas as operações relativas ao mapeamento entre os fornecedores do ficheiro SAF-T (Suppliers) e os fornecedores do ERP.

Esta operação é opcional e apenas serão criadas novas entidades, ou seja, as fichas dos fornecedores já existentes não serão alteradas.

Para saber mais informações sobre o mapeamento dos fornecedores, sugere-se a consulta da secção "Fornecedores".

Etapa 8: Definir opções de importação

1. No separador Opções, indicar o Exercício de destino no ERP;
2. Ativar a opção Permite alterar uma conta integradora para conta de movimento, se pretender transformar as contas integradoras em contas de movimento sempre que necessário (por exemplo, adição de subcontas);
3. Ativar a opção Importar Movimentos para importar os movimentos, caso contrário, apenas serão realizadas alterações ao plano de contas, clientes e fornecedores;
4. Ativar a opção Inserir informação para recapitulativos, se pretender introduzir a informação para os mapas recapitulativos (obriga à criação de clientes e/ou fornecedores);
5. Ativar a opção Ignora movimentos com valor 0 para não importar os movimentos com valor 0;
   Nota: O ERP não admite movimentos com valor 0 a débito e crédito;
6. Ativar a opção Permite movimentos não balanceados, se pretender que os movimentos não balanceados sejam importados. Se ativar, é necessário garantir que o tipo de documento também tem essa opção ativa;
7. Ativar a opção Simular importação, caso pretenda testar a importação de movimentos sem os gravar. Se não estiver ativa, apenas as alterações ao plano de contas, clientes e fornecedores são realizadas;
8. Indicar o Tipo de Lançamento contabilístico a utilizar;
9. Ativar a opção Cria movimento de abertura, se pretender criar o movimento de abertura;
10. Se a opção anterior estiver ativa, indicar o Diário, Tipo de Documento, Dia e Mês do movimento de abertura;
11. Ativar a opção Criar fichas de Clientes, se pretender criar as fichas de clientes;
12. Ativar a opção Criar fichas de Fornecedores, se pretender criar as fichas de fornecedores;
13. Ativar a opção SAF-T mostrar apenas Contas com movimento, se pretender que, ao carregar o SAF-T, apenas sejam apresentadas contas com movimentos;
14. Ativar a opção SAF-T mostrar apenas Clientes com movimento (Contabilidade), se pretender que, ao carregar o SAF-T, apenas sejam apresentados clientes que tenham sido referenciados nos movimentos;
15. Ativar a opção SAF-T mostrar apenas Fornecedores com movimento (Contabilidade), se pretender que, ao carregar o SAF-T, apenas sejam apresentados os fornecedores que tenham sido referenciados nos movimentos.

Etapa 9: Importar exercício fiscal

Após definir todos os mapeamentos, deverá dar início ao processo de importação clicando em Importar. A qualquer momento, poderá interromper o processo de importação através da opção Parar.

No separador Relatório de Operações, são apresentadas todas as informações relativas ao processo de mapeamento e importação. Sempre que ocorrer um erro, por exemplo, se uma conta não foi corretamente mapeada, essa informação deve ser consultada neste separador, que está divido em dois painéis:

• Painel superior: lista de todos os eventos ocorridos;
• Painel inferior: ao selecionar um evento no painel superior, poderá consultar aqui o respetivo detalhe.

Mapeamento automático

Para efetuar o mapeamento automático entre o plano de contas do SAF-T e do ERP, deverá clicar em Auto e, de seguida, serão criadas automaticamente as regras para as contas com o mesmo código.

É recomendável efetuar esta operação antes de qualquer outro mapeamento manual para facilitar eventuais verificações e correções.

Mapeamento manual

No mapeamento das subcontas explicado anteriormente, as subcontas a criar irão manter o sufixo da conta original, no entanto, é possível renumerá-las. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Na grelha "General Ledger", selecionar uma conta. O campo De será preenchido com a conta selecionada;
2. O PAA irá procurar na grelha "ERP" a conta que melhor se adequa à conta do SAF-T selecionada;
3. Se pretender, poderá alterar a sugestão apresentada, selecionando uma nova conta no plano de contas do ERP ou indicando a conta pretendida no campo Para;
4. Poderá selecionar mais do que uma conta do SAF-T, no entanto, apenas as poderá mapear para uma conta do plano de contas do ERP. No campo De irão surgir todas as contas selecionadas, separadas por ;. Poderá utilizar as teclas SHIFT e CTRL para selecionar as linhas pretendidas;
5. Clicar em Adicionar para gravar a(s) regra(s) criada(s);
6. Repetir o processo para as restantes contas.

Mapeamento de subcontas

Para agilizar os mapeamentos de contas, poderá mapear todas as subcontas de uma conta integradora. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Na grelha "General Ledger", selecionar uma conta integradora. O campo De será preenchido com a conta selecionada seguida de um asterisco (por exemplo, 21111*);
2. O PAA irá procurar na grelha "ERP" a conta que melhor se adequa à conta do SAF-T selecionada;
3. Se pretender, poderá alterar a sugestão apresentada, selecionando uma nova conta no plano de contas do ERP ou indicando a conta pretendida no campo Para. O PAA irá detetar que foi selecionada uma conta integradora e, ao preencher este campo, irá definir automaticamente uma regra para criação dinâmica das subcontas (por exemplo, 21111[####]);
4. Se pretender, poderá aumentar ou diminuir o número de dígitos no sufixo da conta utilizando  os botões + e - do campo Para;
5. Clicar em Adicionar para gravar a regra criada;
6. Repetir o processo para as restantes contas.

Renumeração de subcontas

No mapeamento das subcontas explicado anteriormente, as subcontas a criar irão manter o sufixo da conta original, no entanto, é possível renumerá-las. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Na grelha "General Ledger", selecionar uma conta integradora. O campo De será preenchido com a conta selecionada seguida de um asterisco (por exemplo, 21111*);
2. O PAA irá procurar na grelha "ERP" a conta que melhor se adequa à conta do SAF-T  selecionada;
3. Se pretender, poderá alterar a sugestão apresentada, selecionando uma nova conta no plano de contas do ERP ou indicando a conta pretendida no campo Para. O PAA irá detetar que foi selecionada uma conta integradora e, ao preencher este campo, irá definir automaticamente uma regra para criação dinâmica das subcontas (por exemplo, 21111[####]);
4. Se pretender, poderá aumentar ou diminuir o número de dígitos no sufixo da conta utilizando os botões + e - do campo Para;
5. Clicar em Copiar & Renumerar para gravar a regra criada. As subcontas serão renumeradas por ordem sequencial;
6. Repetir o processo para as restantes contas.

Mapeamento automático

Para mapear automaticamente os clientes do SAF-T e do ERP, deverá clicar em Auto. Desta forma, são criadas as regras automaticamente para os clientes que têm o mesmo NIF.

É recomendável efetuar esta operação antes de qualquer outro mapeamento manual para facilitar eventuais verificações e correções.

Mapeamento manual

Para criar as regras de mapeamento entre clientes do ficheiro SAF-T e clientes que já existem no ERP, siga os seguintes passos:

1. Na grelha "Customer", selecionar um cliente. O campo De será preenchido com o código do cliente selecionado;
2. Na grelha "Cliente", selecionar o cliente do ERP que pretende mapear. O campo Para será preenchido com o código do cliente selecionado;
3. Clicar em Adicionar para gravar a(s) regra(s) criada(s);
4. Repetir o processo para os restantes clientes.

Criar clientes no ERP

Para criar clientes no ERP a partir do ficheiro SAF-T, siga os seguintes passos:

1. Na grelha Customer, selecionar um cliente. O campo De será preenchido com o código do cliente selecionado;
2. Preencher no campo Para o código que pretende atribuir ao novo cliente;
3. Clicar em Adicionar para gravar a regra criada;
4. Repetir o processo para os restantes clientes.

No ERP será adicionada informação sobre a Conta da Contabilidade na Ficha do Cliente, de acordo com as seguintes regras:

1. Se a conta já existir e não tiver entidade associada.
2. Se a conta não existir.

Se a conta já existir no ERP e tiver um terceiro associado que não corresponde ao que está a ser mapeado ou indicado pelo SAF-T não será feita qualquer atualização nessa ficha da conta.

Criar clientes em lote no ERP 

1. No grupo Máscara Código Entidades, definir a máscara de codificação dos clientes através de quatro tokens diferentes. Poderá utilizar mais de um em simultâneo:
   - [CP]: código do país;
   - [NIF]: número de identificação fiscal do cliente;
   - [SEQ]: número sequencial, indicado na máscara por [###...], sendo que o número de dígitos será igual ao número de caracteres #. Se pretender, poderá aumentar ou diminuir o número de dígitos usando os botões + e -;
   - [ID]: identificador do cliente no SAF-T (CustomerID);
2. Selecionar um ou mais clientes do SAF-T;
3. Clicar em Copiar & Renumerar para gravar a regra;
4. Repetir o processo para os restantes clientes.

De seguida, são apresentados alguns exemplos da utilização de tokens:

Mapeamento automático

Para mapear automaticamente os fornecedores do SAF-T e do ERP, deverá clicar em Auto. Desta forma, são criadas as regras automaticamente para os fornecedores que têm o mesmo NIF.

É recomendável efetuar esta operação antes de qualquer outro mapeamento manual para facilitar eventuais verificações e correções.

Mapeamento manual

Para criar as regras de mapeamento entre fornecedores do ficheiro SAF-T e fornecedores que já existem no ERP, siga os seguintes passos:

1. Na grelha "Provider", selecionar um fornecedor. O campo De será preenchido com o código do fornecedor selecionado;
2. Na grelha "Fornecedor", selecionar o fornecedor do ERP que pretende mapear. O campo Para será preenchido com o código do fornecedor selecionado;
3. Clicar em Adicionar para gravar a(s) regra(s) criada(s);
4. Repetir o processo para os restantes fornecedores.

Criar Fornecedores no ERP

Para criar fornecedores no ERP a partir do ficheiro SAF-T, siga os seguintes passos:

1. Na grelha Provider, selecionar um fornecedor. O campo De será preenchido com o código do fornecedor selecionado;
2. Preencher no campo Para o código que pretende atribuir ao novo fornecedor;
3. Clicar em Adicionar para gravar a regra criada;
4. Repetir o processo para os restantes fornecedores.

No ERP será adicionada informação sobre a Conta da Contabilidade na Ficha do Fornecedor, de acordo com as seguintes regras:

1. Se a conta já existir e não tiver entidade associada;
2. Se a conta não existir.

Se a conta já existir no ERP e tiver um terceiro associado que não corresponde ao que está a ser mapeado ou indicado pelo SAF-T não será feita qualquer atualização nessa ficha da conta.

Criar fornecedores em lote no ERP 

1. No grupo Máscara Código Entidades, definir a máscara de codificação dos fornecedores através de quatro tokens diferentes. Poderá utilizar mais de um em simultâneo:
   - [CP]: código do país;
   - [NIF]: número de identificação fiscal do fornecedor;
   - [SEQ]: número sequencial, indicado na máscara por [###...], sendo que o número de dígitos será igual ao número de caracteres #. Se pretender, poderá aumentar ou diminuir o número de dígitos usando os botões + e -;
   - [ID]: identificador do fornecedor no SAF-T (CustomerID);
2. Selecionar um ou mais fornecedores do SAF-T;
3. Clicar em Copiar & Renumerar para gravar a regra;
4. Repetir o processo para os restantes fornecedores.

De seguida, são apresentados alguns exemplos da utilização de tokens: